高职院校党员纸质档案活页簿式保存的优势及实施路径思考

兰天键

【摘要】高职院校党员纸质档案保存问题折射了基层党支部党务工作水平和党员发展质量。党员纸质档案合理装订保存既要满足档案管理的规范化需要，也要满足党支部党员纸质档案形成过程中的现实需求。本文将通过对高职院校党员纸质档案保存的问题进行，以求找到一种科学的党员纸质档案保存方式。

【关键词】高职院校;党员纸质档案;保存

党的十八大以来，党中央不断加强党的组织建设，在党员发展方面出台了一系列党内法规和方针政策，党员发展工作更加规范有序，也对党员纸质档案管理工作提出了新的更高的要求。高职院校党员纸质档案不仅仅是反映党员的学习和生活历程，确认党员身份的重要凭证，更反映了党员入党所在党组织对党员教育管理，乃至党的组织建设的工作水平。由于高职院校学制只有2-3年，毕业生多为中共预备党员，学生党员纸质档案稍有问题极易导致退回档案甚至是预备党员延迟转正。此外，高职院校各级党组织在接收教职工党员组织关系和发展教职工党员过程中也面临党员纸质档案审查的较大压力。

一、高职院校党员纸质档案保存的主要问题

（一）党员纸质档案材料缺少装订逻辑。由于缺少统一的装订标准，党支部提交的党员材料在档案袋内的放置通常是根据材料目录顺序进行叠放。但是实践中，要么材料目录的编制本身缺少装订逻辑，要么材料按序放置后因为他人调阅审查，又被打乱顺序，给档案审查部门工作人员带来不少额外的工作负担。同时，党员材料缺少装订逻辑也在一定程度上导致党支部缺少对党员发展流程的逻辑敏感性，党员材料容易出现缺漏和逻辑错误，往往需要审查人员发现提醒后才予以整改，降低了党员档案审查工作效率和党员纸质档案质量，甚至会影响党员的按时发展。

（二）党员纸质档案材料划分不细。根据《中国共产党发展党员工作细则》第三十七条，党员档案包括《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、政治审查材料、转正申请书和培养教育考察材料。实践中，必要的党员培养教育考察材料还包括入党积极分子、发展对象接受集中培训的材料，入党积极分子、发展对象、预备党员阶段思想汇报的材料，党员推荐、群团组织推优产生入党积极分子的材料，发展对象考察谈话的材料，发展对象接受为预备党员前的公示情况材料等等。扩展的党员培养教育考察材料还可以包括学生党员的学习活动、个人思想心理活动和社会实践活动材料等。随着党的组织建设要求越来越高，党员纸质档案材料要求越来越丰富，但是在党员纸质材料归档时仍然普遍缺少对材料的细分，从而导致党员纸质档案材料出现缺漏。

（三）党支部档案工作者基本为兼职，业务熟练周期长。根据《中国共产党发展党员工作细则》第三十七条，在预备党员转正之前，党员档案由党支部负责收集、保存和管理。高职院校党支部中，党务工作者基本为兼职，且大多为基层业务骨干。按照教育部党组要求，教师党支部书记正在不断落实为“双带头人”，学生党支部书记也往往由团学工作的专职干部兼任。党支部党务干部同时也是基层业务骨干的兼职性质客观上延长了其档案工作业务的熟练周期，加上部分档案专职保管人员不具有档案管理专业背景，上岗后又缺少相应的继续教育培训，直接影响了党员纸质档案质量，造成党员发展过程中的各种问题。

二、党员纸质档案活页簿式保存的优势

（一）传统档案装订的矛盾。针对高职院校党员纸质档案保存的主要问题分析，不难看出党员纸质档案需要按党员发展程序逻辑进行细分装订，以便清晰地呈现党员发展程序中的相关材料，并以其规范的模板帮助党支部档案专职保管人员快速熟练业务，以尽可能地避免党员材料的缺失和逻辑顺序的错误，保障党员发展按时顺利完成。但是实践中却是因为传统装订方式与党员纸质档案形成过程中的现实矛盾造成了党员纸质档案很少进行装订。

由于档案的装订方式一般包括线装法、变形材料装订法、粘接法、封套法，除上述装订方式外，在文件流转过程中还使用其他装订材料进行装订，比如回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等，但这些装订方法普遍存在容易对归档文件造成损害或者固定效果不佳的缺点，明显不适于归档文件的装订。

（二）活页簿式档案保存法对矛盾的破解

通过分析传统档案装订与党支部在党员纸质档案形成过程中的实际需求的矛盾，不难看出党员纸质档案之所以不采取装订的方式，根源在于档案装订后取订麻烦，容易损坏档案且因纸号、纸质不同难以整订。针对以上问题，需要设计一种既能让党员纸质档案按序细分装订，又能快速调取和恢复，并且适应各种档案纸张大小、质量的装订方式。类似于户口活页簿式的档案保存法显然是最合适的选择：多个可取放纸质材料的A4塑料活页袋整合在一个档案簿中，使档案工作者可以按照规定的档案顺序依次将A4以下规格的各种档案材料放入不同的档案簿活页袋，并通过在活页袋侧面贴上顺序标签使材料的装订目录和装订逻辑清晰呈现，而满足档案材料的细分只需要增加活页袋的数量即可。

三、党员纸质档案活页簿式保存的实施途径

如果采用定制产品，纸质档案活页簿成本将比较高昂，并不适宜推广。目前，文具市场上主要有2种活页簿式文件袋可供选择比较。一是A4规格的插袋资料册。这种资料册的优点是有PP材质外壳保护，内置20-80页竖插式塑料活页袋，可根据需求选用不同活页袋数量的资料册，整体美观，资料保护较好。缺点是资料册宽度过宽，普遍在235mm以上，而一般卷线档案袋的宽度为237-240mm，整册放入档案袋后多次取放易破坏档案袋。

二是A4规格的11孔A4插页保护袋的组合资料册。这种资料册的优点是可以根据需求增减A4资料袋的数量，使用塑胶装订夹穿过打孔区即可将资料袋固定成册，体积较小，易从档案袋中取放。缺点是不如一体的插袋资料册美观，需要自行装订。

以上两种活页簿式保存方式均可较好满足党员纸质档案保存的装订要求和易取放要求，档案保存成本也比较低廉，适宜推广，为解决高职院校党员纸质档案保存问题提供了可行的技术方案。

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