建设单位在施工管理过程中的档案管理策略研究

高晓娟

摘 要：随着时代发展与社会进步，工程施工质量受到越来越多的人关注，甚至已经发展成为社会民众热议的一个焦点话题，而在整个施工管理工作之中，档案管理是至关重要的一个环节，所以根据施工要求，做好档案管理工作具有重要价值与意义。中国建筑行业在近些年得到了蓬勃发展，各项规章制度逐步完善，档案管理工作也显得愈发重要，特别是建设单位的工程资料存在时间跨度大、信息内容繁琐复杂等特征，所以采取何种方式规范档案管理工作成为建设单位必须要深思的一个问题。

关键词：建设单位;施工管理;档案管理;策略研究

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.046

1 引言

在工程项目建设过程之中，工程项目档案是十分重要的资料以及文件，而档案管理工作至关重要。如果不重视档案管理工作，工程项目档案将无法全部归档，那么后续也不能对施工过程中存在的问题进行总结。因此，从不同层面、不同维度对工程项目档案管理过程中存在的问题进行分析，并找出相应的解决策略至关重要。在目前社会发展过程之中，必须要进一步强化基础设施建设工作，确保工程项目顺利完工、有序进行。针对该方面工作，政府部门出台了一系列法律法规，旨在规范档案管理工作，确保档案管理工作有序进行。针对新时代发展的新环境，必须要紧紧抓住每一次机遇，在档案管理过程之中严格落实各项标准，对不同阶段的施工信息进行详细记载，从而为后续工程施工提供重要指导与参考。

2 建设单位开展档案管理工作的重要意义

无论是对于施工企业来讲，还是对建设单位而言，项目施工档案管理工作均发挥着至关重要的作用。当工程项目顺利完工之后，建设单位必须要进行验收，然后再进行接收。而建设单位在进行验收的过程之中，项目建设成功申报、质量检测标准等各项资料均是建设单位验收时必须要查验的信息。对于施工企业来讲，施工档案的作用也非常重要，一个施工项目的档案通常包括多项内容，例如施工管理、成本控制、方案编制等，而这些信息资料均可以为后期同类型工程的施工提供重要指导。所以，无论是功施工档案本身所拥有的价值来讲，还是从建设单位、施工单位进行分析，施工档案管理工作均具有重要价值与意义。

3 施工管理过程中的档案管理工作存在的问题

1）档案资料不完善，存档质量相对较差。工程项目施工流程非常繁琐，施工期间所涉及的文件、资料也非常多，所以必须要通过合理化的方式对工程文件资料进行科学化管理，从而为工程项目顺利完工提供重要指导。但是在实际工程管理工作之中，有关人员通常是把工作重点放置于实体工程建设方面，并未对工程建设的细节进行详细记录，进而造成工程施工档案资料严重缺失，无法为后续施工提供重要指导与参考。对于一些规模相对较小的工程项目，根本没有开展施工档案管理工作，造成施工档案严重缺失。同时，工程项目建设过程之中，由于文件资料收集不及时或者管理人员粗心大意等，均会导致产生档案丢失问题，对存档质量造成严重影响。

2）缺乏完善的资料档案管理制度。对于一项稳固的施工项目而言，项目的实际建设过程中，往往必须要建立完善的档案资料管理制度，但是由于很多施工企业为了赶工期，在这方面的工作上并没有重视起来。因此，大多数的施工企业于档案的管理制度构建并不重视，往往只是流于表面化形式，把更多的注意力放在了施工的过程中。但是随着现代化施工企业的发展，我们认识到了档案管理工作，对于整个工程来讲是尤为重要的，也是必不可少的一个环节，他不单单会影响整个工程的质量问题，更重要的是对于实现完善现代化的工程产业有着至关重要的作用和影响。而且很多工作者在档案的管理层面没有落实好科学化和规范化的管理要求，一旦出现差漏，往往会给整个企业带来无法弥补的经济损失。

3）管理部门关系混乱，缺乏专业的档案管理人员。工程项目施工过程之中，建设单位为了降低成本，一般不会设立档案管理部门，因此档案工作时常产生无人管理的状况，所涉及部门的责任、义务均无法精确划分。在档案管理工作缺乏专业性人才，有时是从其它部门抽调，临时管理施工档案。档案人员的频繁调动，造成档案管理、交接等方面存在严重问题，比如，对于不同的档案管理人员，其均会根据自身习惯对档案进行归类整理，造成文件归类十分混乱，在文件资料查找方面存在严重问题。另外，交接工作十分简单，仅仅是两人进行口头传达，极易造成文件丢失的状况。

4 进一步提升施工管理过程中的档案管理水平的基本策略

1）多措并举，提升存档质量。为了确保施工档案存档质量符合要求，必须要从工程建设初期开始开展档案管理工作，从不同的项目管理部门抽调一些专业性人员组建档案管理机构，逐步完善、优化档案管理机制，进一步明确档案管理目标，同时针对档案资料的完整性、真实性进行严格审查。档案管理人员必须要根据相关规范，严格开展档案管理工作，从资料收集、整理、审核、归档开始，一直到最后的存档，整个过程需要多个部门共同协作，如设计部、监理部等，如果某一个部门不予支持，均会对档案资料的完整性产生严重影响。所以，在开展档案管理工作的过程之中，必须要结合实际情况对档案管理职责进行明确，强化各个部门之间的合作关系，从而逐步提高档案管理水平。

2）构建合理、完善的档案管理机制。在严格遵循国家相关规定与要求的前提条件下，对工程档案管理工作进行严格约束，并在此基础之上构建合理、完善的管理体系。同时，对于不同的施工阶段以及施工环节，要深入贯彻落实不同的管理理念，对管理工作过程之中所核心内容进行深入挖掘。在对工程档案信息进行开发、利用的过程之中，对施工工作的管理需求进行深入剖析才可以充分利用档案管理机制，使其效用得到充分展现。另外，还要逐步形成档案信息反馈机制，密切关注各个施工阶段所产生的施工信息，并搭建档案信息反馈平台，以便及时、快速的了解工程施工过程中所产生的各类信息，并进行全面收集，从而提高工程项目档案的完整性。

3）组建专业化的档案管理部门，提升档案管理人员的技能。通常情况下，工程项目均存在施工跨度大、涉及范围广等特點，因此档案管理部门应当扩大资料收集范围，提高资料挖掘深度，同时积极鼓励一线施工人员积极参加到资料收集工作之中。首先，对档案管理人员进行岗前培训，必须要做到持证上岗，确保每一位档案管理人员具备较强的专业技能以及综合素质;其次，档案管理人员必须要具备一定的工作经验，档案管理工作并非简单的资料堆积，其需要管理人员根据实际需求对资料进行归类整理，因此档案管理人员必须要具备一定的专业知识;最后，尽可能的降低档案管理人员调换频率，工程项目的施工周期相对较长，档案管理工作十分复杂、繁琐，因此要尽量避免人员调动，如果需要对档案管理人员进行调岗，那么也必须严格按照相关流程进行工作交接，以免造成档案丢失。

5 结语

总而言之，相较于普通的档案管理工作，工程项目档案管理公祖具备系统性强、复杂繁琐、时间跨度大等特点，对管理人员的专业技能、综合素质等各个方面均具有较高要求。因此，建设单位在开展档案管理工作的过程之中，必须要大胆创新，推动档案管理工作趋向于高效化、规范化，从而为进一步提高施工质量提供重要保障。

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