加强干部人事档案信息化管理促进管理创新

许娟

摘要：随着我国经济的快速发展，我国各行各业的经济收益也呈现逐日递增的发展趋势，企业对优秀人才的需求量也愈来愈大，将优秀人才任命为企业干部便逐渐成为现阶段企业挽留人才的重要手段之一。如何做好干部人事档案管理便成为企业人事部门的重要工作，但由于干部人事档案中涉及了大量的干部个人信息、业绩表现和工作能力等诸多方面内容，导致管理干部人事档案成为一项较为复杂且烦琐的工作。但随着我国科学技术水平的日益完善和提高，以计算机为核心的信息技术也逐渐融入于人事档案管理工作当中，使得现阶段各个企业中干部人事档案管理工作实现信息化管理成为可能。为此，本文将从现阶段干部人事档案管理工作中所存在的问题和干部人事档案实现信息化管理的重要性两方面，探讨强化干部人事档案信息化管理，全面促进人事管理创新的具体实施策略，望在加强干部人事档案管理质量和水平上能够起到有一定的参考作用。

关键词：干部人事档案;信息化管理;人事管理

干部人事档案不仅是记录干部个人基本信息和业绩能力的重要凭证，更是企业和部门深入了解和选拔干部的主要依据。但由于传统的干部人事档案的主要管理方式为纸质化管理，很容易出现档案丢失、信息查询不便和信息共享不及时的现象，极大影响了人事部门进行干部档案管理工作的效率[1]。而使用现代信息技术为干部人事档案建立信息化管理系统便能够有效地改善纸质化管理所带来的问题，从而更好地促进企业发展。因此，作为档案管理的工作人员就必须提高自身的管理理念和管理手段，适应现代化管理模式，创新人事管理方法，将信息化理念和技术渗透于干部人事档案管理的工作当中，提高档案管理效率。

一、现阶段干部人事档案管理中所存在的问题

（一）档案管理的模式和手段较为落后

经过综合的分析与调查可以发现，现阶段我国各企业档案管理部门在管理干部人事档案时，仍采用纸质文件的形式。这种管理方式存在较大的隐患，具体可表现在以下四个方面：首先，无法满足时代的发展，由于科学技术的进步，人类在21世纪便正式进入信息时代，人类的生活节奏也越来越快，而使用纸质化管理干部人事档案，无论是在模式还是手段上都明显呈现较为滞后的现象;其次，严重影响了工作效率，干部人事档案是企业部门选拔和任命干部的重要依据，但使用纸质的形式记录人员信息很容易出现状态更新不及时、记录缺乏全面性和准确性的问题，当企业或部门急需干部档案信息的情况出现时，档案管理人员就必须重新核对和记录，这样不仅加大了人事部门的工作量和工作难度，还有可能会对干部的选拔和任命工作造成影响;再次，缺乏保密性，干部人事档案中记录了大量的个人信息，使用纸质保存的方式很容易出现档案泄露的现象，会对干部人员的隐私造成影响;最后，存在安全隐患，大多数纸质档案有且仅有一份，当管理方式不严谨和一些其他自然灾害的出现时，便会对纸质档案带来毁灭性的打击，便会给部门和企业造成不可挽回的过失[2]。

（二）档案管理人员的职业素养有待提升

由于受到传统的管理模式和管理理念的影响，大多数档案管理部门在选择档案管理工作人员并未设立过多的专业要求，也缺乏一定的岗前培训，导致大部分档案管理人员普遍将干部人事档案管理视为一件轻松的工作，在保存、收集和管理干部人事档案信息时也比较随意，使得有很大一部分的干部人事档案会出现破损、缺失和遗漏的问题。因此，若想在干部人事档案管理工作中实现信息化，提高档案管理的工作效率，就必须强化档案管理人员的专业素养，构建一支高素质、高水平的档案管理队伍[3]。

（三）档案管理人员缺乏管理创新意识

大部分档案管理人员的档案管理思想较为保守，无法适应现阶段的信息环境和信息技术，观念较为保守和固执，很难实现干部人事档案信息化管理的创新和改变。导致这部分工作人员在处理较为众多的干部人事档案时，就会因为自身职业能力和知识较为缺乏的原因，造成管理出错，工作效率慢的情况，甚至还会造成干部人事档案无法及时更新，影响干部人事档案信息利用的问题。

二、干部人事档案实现信息化管理的重要意义

（一）有利于档案查询

在干部人事档案管理工作中使用信息技术能够将干部的档案信息录入到计算机系统中，并保存到统一的档案数据库中，实现无纸化管理，使得干部档案信息的保管更加高效和安全。并且当管理人员和相关部门人员需要调出和查看干部档案信息时，便无须再从上千份甚至上万份人事档案中一一查阅，可直接通过管理程序和管理系统搜索相关干部信息，这样一来不仅节省了大量的查询和调取时间，在很大程度上还提升了档案管理水平，使得档案查询更加方便和快捷。因此，实现干部人事档案信息化管理，不仅能够节省大量的人力、物力和财力，还能够使档案管理实现智能化、高效化，从而全面提高工作效率与工作质量[4]。

（二）能夠使档案管理模式更加规范

1.规范干部档案信息录入

在干部档案管理工作中应用相应的信息化管理系统，能够使档案管理工作人员在实际的工作当中严格按照信息管理系统的要求和内容，填写干部的档案信息，从而有效地避免工作人员在录入干部档案信息时出现遗漏和错误的问题。

2.规范档案格式

在以往纸质化管理干部人员档案信息时，由于需要档案管理人员和相关工作人员采用手写的形式进行录入，难免会在干部档案信息录入时出现字体不统一、格式不规范、错别字和内容不全面的问题。而信息化档案管理系统对信息录入的格式和字体都设置了明确的规范和要求，档案工作人员在录入和保存干部档案信息时必须严格遵循这些硬性要求，有效的规避了纸质化管理时出现的格式和字体出现的问题，并在一定程度上提高了档案录入、档案保存以及档案管理的工作效率。并且，信息化管理系统中如果能够设置相应的纠错功能，更有利于档案管理人员及时发现信息录入时出现的问题，确保干部人事档案管理的工作效率。

3.规范档案管理人员的工作行为

使用信息化系统管理干部人事档案不仅能够规范干部档案信息的录入和具体的录入格式，还能够进一步的约束档案管理人员的工作行为。因为，档案管理工作人员在使用信息化档案管理系统时，必须要根据相关的技术标准才能够正常进行干部人事档案管理工作，从而促使档案管理人员在潜移默化中端正自身的工作态度和管理理念，促使干部的档案信息能够得到及时的更新、迁移和共享，使得干部人事档案信息实现最大化的利用。

（三）能够提高档案保存的安全性

以信息技术建立档案管理系统能够将纸质的干部档案信息转变为数字档案和电子档案储存在信息档案系统、计算机数据库和移动硬盘中，只要做好备份和保存，干部的人事档案信息就不会丢失和损坏，从而实现干部人事档案信息化处理和数字化管理，避免了以往纸质化管理所带来的档案丢失、破损、黄化和硬化的问题。不仅如此，信息化管理还能够将一些较为隐私的干部人事档案信息进行加密处理。只要定期的维护和升级信息管理系统，就能够全面的保证干部人事档案信息的完整性、可靠性和高效性[5]。

三、加强干部人事档案信息化管理的具体措施

（一）加强信息基础建设

信息设备是干部人事档案实现信息化管理的前提条件和重要依据。因此，企业单位若想提高干部人事档案管理的效率，首先就应该给予档案管理部门充足的信息设备支持，完善信息化档案管理的硬件设备，强化对档案信息化管理设备的资金投入，为档案管理部门购置较为先进和精良的设备，例如计算机电脑、打印机、复印机、扫描仪以及储存器等，促使干部人事档案信息化管理工作能够顺利地开展和进行。与此同时，企业单位还要以培养档案管理人员的信息化档案管理系统的操作意识为主要出发点，强化对档案管理部门的教育与培训，确保每一位档案管理人员都能够熟知信息化档案管理系统的具体操作方法，从而在真正意义上提高干部档案管理的工作效率和工作质量[1]。

（二）完善信息化档案管理体系

档案管理部门可从以下四个方面完善信息化档案管理体系，首先，可利用信息档案管理系统明确规范档案信息的录入格式和字体，促使干部人事档案管理實现统一化，并且还要明确设置调阅干部人事档案信息人员的权限，确保干部的档案信息不会被泄露;其次，严格制定档案信息化的审核标准，在档案录入完毕后，档案管理人员要使用信息技术对干部人事档案信息再次校对和审核，确保干部人事档案信息的真实性;再次，设立健全的档案安保系统，档案管理人员要加强警惕性和防范意识，应用病毒防护、防火墙和指纹识别等方式对干部人事档案进行加密处理，创设一定的预警机制;最后，构建完备的信息监管机制，可设置相应的档案监管制度，对于一切违反制度的行为要严格按照国家相应的法律法规追究相应的责任，从而确保干部人事档案的完整性、真实性以及安全性不会受到威胁[6]。

（三）强化档案管理人才的建设

企业和单位要意识到干部人事档案管理是一项重要的工作，只有强化档案管理人员的职业素养和专业技能，才能够使干部人事档案信息化管理更加高效，从而提高档案管理的水平和质量[6]。因此，企业与单位要重视对档案管理人员的选拔，注重档案管理人员的专业素质，并且还要定期对档案管理部门进行相关培训和教育，确保每一位档案管理人员都能够具有过硬的信息化管理操作技术，从而培养出一只高素质、高能力和适应性强的档案管理队伍。

四、结语

综上所述，干部人事管理工作是一件需要档案管理人员端正态度、诚恳负责的重要工作，在档案管理中应用信息技术能够更好地配合企业与单位对干部人员的选调，大幅度的减少纸质化管理所带来的消耗。因此，档案管理人员要跟进时代的发展，提高自身的专业素养，及时创新档案管理的方法，完美地将信息技术融入于档案管理工作当中，促使干部人事档案管理工作实现信息化、现代化和高效化。

参考文献

[1]周睿.论加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].信息周刊，2019（18）：1.

[2]施薇.提升医院干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].中国科技纵横，2019（10）：214–215.

[3]宋欢.提升医院人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].内蒙古医科大学学报，2018，40（S1）：440–446.

[4]金虹.实现干部人事档案信息化促进人事管理创新[J].视听纵横，2017（03）：108–109.

[5]蔺媛媛.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].信息周刊，2018（26）：467.

[6]张波.略论加强新时代事业单位干部人事档案信息化管理[J].卷宗，2020，010（05）：120.