档案管理在企业内部控制中的应用研究

刘焕伟

摘 要：档案管理是调解企业内部工作平衡的一项重要工作。其中主要包括对档案数据的整合和概括，从而去方便企业内部的使用和查询。加强档案管理工作会给企业内部控制带来便利化，档案管理的完整性是公司高效运行的基本保障，下文主要叙述档案管理在企业内部的应用，和如何提高档案管理在企业内部控制的作用，通过提高档案管理力度去增加企业内部工作质量。

关键词：档案管理;内部控制;应用

加大档案管理的工作力度能在一定程度上去促进企业内部的工作，档案管理涉及到好几个方面，比如说人事档案管理、公司合同管理、财务管理等都是档案管理所涉及到的。这些都是作为公司运行最基础的工作，所以说做好这些管理工作公司才能够稳步进行，只有基本运转稳定才能够谈得上去发展公司效益。想要提高管理工作能力就要从根源抓起，从制度抓起，同时随着时代的变化也可利用新型管理方式来进行便利高效管理，根据每个公司内部的运行方式去设置适合的管理方式，从而去提高两个方式的相适性，提高档案管理在公司内部控制的高效性。

1.档案管理和企业内部控制的相互作用

在企业内部运转中许多证明文件都是需要完整保存的，因为这些文件是证明公司正常运转的证据，在一些机关检查中也是必不可缺少的，所以说保证档案管理工作的完整性的同时也是保证企业内部平稳的运行，同时也是加强企业内部控制的一大措施。

1.1加强企业控制力度，保证企业的基本权益

档案管理是保障企业基本运作的一项工作，现如今的企业所有交易都是以合同定性的，同时在法律方面也是以合同定性，所以说保证档案的安全性关系到整个公司的权益。从浅层次上来说员工的个利益也与其密切相关 ，这种一切权益都定性到数字档案的时代，档案管理都显得异常重要。提高档案管理的工作能力有利于企业内部的管控能力。通过档案管理工作保障档案的安全性从而去保障员工和公司的整体利益，避免因为档案管理不当、文件凌乱错位甚至丢失文件。去让员工和公司的权益受到损害。做好档案管理工作强化企业内部管控强度，让公司运行井井有条并快速高效，达到真正意义上的管控效果。

1.2加强企业的监管力度

企业控制力度与企业监管力度从广泛意义上来说就是两者属于包含关系，随着企业控制力度的上升监管力度自然会随着提高。加强档案的管理从而去在管理内部去實行监督管理，随着监督管理的实行去核实档案文件的准确无误，在发现文件偏差部分去快速改正，以保证文件在工作使用中无误性。同时在财务管控这一方面，档案管理也能呢=保证财务支出的明确性，通过档案管理去监督每一笔财务支出。避免出现财务滥用近而对公司产生一定的利益威胁。

1.3随着档案管理力度的增加，保证信息的安全有效性

对于公司一些的高级文档，档案管理要保证文件的安全性，核实信息的准确性，并给予文件妥善的保管。同时这种重要文档也要做好备份工作，为其做好保障，避免因为文件问题而引起公司效益受影响。同时也要加强企业内部信息的流通性，以确保每部分文件的一致性，通过档案管理去将企业管控效果更上一个层次。

档案管理和企业内部控制是存在着一致性的，两者属于互相依存互相促进的一种关系，加强档案管理在企业内部控制的应用的同时，既能促进企业稳步进行也能提高企业内部的管控能力。

2.怎样提高档案管理工作的质量

2.1强化档案管理人员的工作意识

档案管理工作质量源于档案管理人员的工作能力，所以想要提高档案管理质量的首要任务，就是强化档案管理人员的工作意识，让管理人员从本质上去意识到工作的重要性，从而去按质按量地去完成自身的工作责任。同时在挑选管理人员是也要注重人员的人文素质。以确保管理工作能高质量的完成。与此同时也要不断加强对管理人员业务能力的培训，通过特定的专业课程培养，让管理人员透彻的了解工作程序，以便于能熟练的进行义务操作。同时也要设定一些考核环节，通过考核情况来一一分析每个管理人员所包含的一些问题，从而去结合每个人的情况去进行培养，从而达到每个管理人员的综合能力都能达到标准。从而保证档案管理工作质量。

2.2设立严格的管理制度

想要加强管理质量就要通过一定的制度来规范，比如说每一份文档的管理环节，责任都要落实到位，从录入、检查到完成每一个步骤都要落实到个人，通过严格的管理制度去规范工作步骤。在工作过程中若出现事物就就要通过严格的只制度模式，去追究个人责任，通过这种制度管理模式，规范每个管理人员的工作方式，让档案管理工作的每一个环节都做到严谨到位。同时也可设立季度考核裁员制度，通过这种高严格模式去激起管理员工的工作积极性，从而去提高档案管理的质量和效率。

2.3利用互联网技术，简化管理模式

在如今的信息化时代，将互联网技术利用到档案管理中是一个可行的方式。通过互联网技术去记录档案管数据，这种信息化录入方式与之前的纸质版相比，信息化录入能够保证数据的持久性不会因为外部原因导致数据遗失，同时利用互联网技术也能方便管理工作人员的管理，通过建设数据平台来加强档案信息的流通，进而加强档案信息管理的效率性。与此同时，也要加强数据平台的安全性能，避免数据泄露导致企业效益受损。从而合理有效的去利用互联网技术。

2.4加强资金投入

现如今时代的版权问题极为重要，在企业想要研究某项项目时，一定要全面的进行调查，以保证自己的项目没有触及到侵权问题，但同时也要保护好自己企业的项目，这时各个部门的支出就会增加，所以说企业就要加强资金的投入，去促进资源调查的全面化，同时也要创建属于自己的项目平台，做好企业项目保密工作，防止其他企业的剽窃行为，通过资金的投入去完善整个项目信息的完整性，从而去确保档案信息管理的准确真实性。

3.结束语

简而言之，促进档案管理的工作质量就是促进企业内部的控制力度，通过加强档案管理去多方面的去管理企业的运行。通过多方面去观察档案管理在企业中的效果，在发现问题的同时去进行优化管理。通过提高管理人员的业务水平去保证档案管理在企业运行中的高效作用。

参考文献

[1] 姜力璐.企业档案管理创新与服务模式的探究[J].卷宗，2017（15）：97.

[2] 李宋佳.从内部控制视角谈高校会计档案管理建设[J].教育财会研究，2019（3）：82-87.