信息时代让数字化档案助力企业生产经营

任莹莹

摘 要：大数据、互联网+的信息时代下，传统档案观念与新技术的碰撞，档案载体的丰富多样，企业档案管理面临巨大的挑战。本文阐述企业档案管理工作的重要性，分析企业档案管理工作面临的不足和挑战，提出企业数字化档案可持续发展的建议。

关键词：档案管理;信息时代;档案资源开发;企业生产经营

随着我国互联网信息时代的蓬勃发展，大数据的价值、形式等方面对企业生产运营产生了巨大影响。企业档案的数字化信息资源作为一项无形资产，在企业管理中彰显了其重要的地位和作用。习近平总书记曾对档案工作做出评价：宝贵经验与惨痛教训的总结、社会发展规律的充分认知、国家的可持续发展均离不开档案资源的科学管理、有效开发与合理运用。立足档案资源，努力做好档案开发利用工作，在完成服务保障工作的同时，助力企业生产经营，提升企业核心竞争力。

1、企业档案数字化开发利用的重要意义

企业档案是企业历史的原始性记忆，它真实而全面地记录了企业的过去与现在，见证了企业的成长，不仅是企业生产、管理等时间活动的客观反映，也包含企业的知识、技术和经验，更蕴含着丰富的企业文化，是企业重要的信息资源、文化资源。企业档案在构成、内容、形式上的多样性以及数量上的与日俱增，加之企业对档案集中统一管理的原则，使档案在企业文化积累方面具有不可替代的作用。

档案的鉴定、统计、归纳、整理工作具有很强的技术性和科学性、政治性。档案的信息不仅具有潜在的历史价值，同时也是企业进步的基石，企业如果运用得当，肯定可以更好地发挥其在国计民生中的重要作用。信息时代，各企业面对激烈的市场竞争压力，只有合理利用档案、分析数据，将档案中的信息转化为生产力，才能提高企业竞争力，开发创新新技术、管理经验、设备运维经验等，具有很高的市场经济价值。档案开发利用工作是档案工作的一个重要内容，更是彰显档案价值、服务企业发展、传承和传播企业文化的一个重要途径。

2、企业档案数字化开发利用中存在的问题

2.1档案的特殊属性束缚了档案信息资源的开发和利用。由于历史上档案通常是国家所收藏和使用的资源，因此档案的属性带有浓重的政治色彩。同样在企业中，绝大部分企业员工对档案产生敬畏感，这就减弱了档案信息资源需求的提出。此外，某些企业的部分档案具有一定的密级或商业秘密属性，这就限定了檔案使用者的范围。由于档案本身的原因和某些认识上的偏差，从而使得档案信息资源远离企业员工，整个企业的档案利用意识薄弱，最终束缚了整个企业的档案信息资源建设。

2.2企业档案的信息化建设不足。信息化飞速发展的时代下，要使得档案数字化开发工作实现质的提升，企业的信息化建设也需要投入大量的资金，配套设备和先进技术人才，同时企业要获得更多的效益，在其信息资源的开发中都主要以自身生产经营为主，常忽略了档案资源信息化建设上的投入。

2.3档案信息资源的质量需要进一步提升。大数据时代信息量的巨大是显著特征，在海量资源中获取最大化价值的资源是企业档案管理必须具备的基本技能，但是在企业档案收集资源中，档案质量却难以得到保证。影响因素繁多，首先，企业为尽可能提升自身所具备的信息资源，在档案信息的整合中通常会从各方面进行收集，这提升了档案资源的丰富性，但也同时增加了初期收集人员的筛选工作量，难以对档案质量把关;再有工作人员鉴别有价值资源的范围和工作量相应增大，整合、分析工作难度增加，因此提升档案资源质量是一个需要关注的问题。

2.4信息时代下档案工作及时含量越来越高，档案资源载体日渐丰富，这对档案人员的能力、综合素质等要求不断提升，需要档案管理人员具备过硬的计算机操作能力以保障信息资源的安全，同时还需要具备良好的档案管理能力。要求档案人员主动服务意识，档案管理工作虽然不直接参与企业一线的经营生产，但档案工作服务于企业管理的前线。而现阶段大多数的档案工作人员并没有树立主动为企业生产人员服务的意识，逐渐养成了“你问我查”的被动式、等待型的工作思维。这就直接导致了企业档案信息资源的被动开发甚至不开发不建设的尴尬局面。

3、信息时代下拓展档案数字化开发利用建议

增强全员档案意识，企业以领导重视为前提，优化企业档案工作环境，以重点工程档案工作为重点，夯实企业档案工作基础。在档案工作人员、设施、经费保障有力的基础上，注重企业档案管理规章制度的建立和完善，明确重点建设工程档案工作要求。针对企业在建、新建项目较多、投资额巨大的情况，多方征询意见，专门发文要求各重点建设项目要编制各单位项目档案工作方案，将项目档案工作纳入领导责任制;纳入项目法人责任制、招投标制、工程监理制和合同管理制;纳入项目建设管理计划和工作程序，纳入工程质量日常检查，采取有效措施，使档案验收工作和工程验收同步，确保项目档案能够真实、有效地反映工程建设的全过程，做到完整、准确和系统，满足开发利用的需要。及时制订印发了《XX公司基本建设项目档案管理实施细则》，规定了文件的收集、整理、归档、编制的要求，使各新建、扩建、改建和技改等建设项目档案工作有了可参照执行的制度标准。全力抓好重点工程档案工作。严格执行重点工程项目档案登记移交制度和专项验收制度，做好重点建设项目档案管理登记、专项验收和基建达标工作。

以信息化建设为平台，建立档案管理系统，与企业OA系统、合同系统、流程平台等内部系统集成，实现数据集成线上归档，丰富了档案资源的同时进行了数据线上筛选、分析、鉴别，努力实现企业档案数字化共享。档案系统实现了网络共享，是其对外宣传的“窗口”，丰富的内容及海量的数据极易吸引用户，充分应用信息化手段整合资源，提升企业工作效率。完善系统自身不足的同时，要建设严密的系统安全体系，以保障信息资源的安全共享，切实提升档案管理工作水平。

树立积极的档案服务观念，加强企业档案管理人员的整体素质，树立开放、共享、主动、创新的服务意识，档案人员要变被动服务为积极、主动服务，有效地分析员工的潜在需求，主动为企业员工提供方便、快捷的信息服务，树立“一切为用户服务”的宗旨，保证查全率和查准率都能达到100%，满足员工的档案信息需求。

实践证明，企业档案工作对企业各项工作的开展都具有促进作用，通过增强企业员工的档案意识，梳理档案服务观，建立档案管理制度，加快信息化档案平台建设，有利于企业提高档案数字化利用率，促进档案管理工作水平的提升，从而促进档案资源助力企业生产运营。