精细化管理在企业办公室工作中的应用

杜佳桂

摘要：文章在介绍精细化管理内涵的同时，针对企业办公室工作的特点，分析开展精细化管理的必要性，并提出了在企业办公室中开展精细化管理工作的有效策略，以供参考。

关键词：精细化管理;企业办公室;应用

在企业中，办公室作为重要的组成部分，发挥着上传下达、协调左右、沟通内外的桥梁和枢纽作用。办公室需要有效履行“管理、监督、指导、服务”职能，以更好地服务企业、服务领导、服务职工。本文旨在针对目前我国企业发展实际情况进行分析和研究，制定切实有效的应对策略，推动办公室从粗放型向精细化管理方向转变。

一、精细化管理内涵

精细化管理是企业发展的必然趋势。其主要的管理目标是最大限度的减少管理所占用的资源，最大限度的降低管理成本，主要分为规范化、精细化和个性化三个层次。通过科学化的制度的制定和实施来对人的行为进行规范，并且对责任的落实进行强化来确保优良的执行文化的形成。其主要的方式就是程序化、标准化、数据化和信息化的途径，最终的工作效果是确保各个管理单元可以精确、高效、协同以及持续运行。

二、企业办公室中引入精细化管理的必要性

企业办公室的主要任务就是对外服务和对内管理，其主要的工作特点表现：

（一）琐碎性。办公室日常事务性工作包括公文流转、材料撰写、档案管理、会议筹备、对外联络等，工作标准要求高，而且琐碎繁杂，需要进行细致处理。

（二）突发性。办公室工作往往具有被动性的特点，且在工作过程中也没有固定的规律可以遵循，经常会遇到一些突发性和临时性的事务需要处理，对办公室工作人员的随机应变能力有着较高的要求。

（三）服务性。办公室是一个为领导、各单位、各部门以及全体职工服务的综合性职能部门，要做好上传下达、下情上传工作，跟踪督办会议决策及领导安排事项，及时准确地向领导反馈信息、汇报工作，同时要协调处理好部门之间一些复杂棘手的工作，并为职工提供满意周到的服务，尽可能创造更多便利条件。

三、在企业办公室工作中实施精细化管理的策略

（一）辦公室管理制度化

在企业办公室工作中开展精细化管理的前期就是规范化和标准化，这就需要结合实际做好制度建设工作，保证工作开展中有据可依和有章可循。具体地说就是要对岗位责任制进行细化，打破传统的按人定责的方式，确保分工合理、目标明确。此外，要对办公室所有的工作内容进行梳理，制定相应的制度，确保制度系统实现全覆盖。

（二）办公室业务流程化

在对办公室的岗位职责进行细化和明确之后，针对每一项业务都需要进行程序和流程的制定，对完成各项工作的标准和方法进行明确，且尽可能详细的对工作进行分解，实现对工作模式的优化，以及办公室服务质量和工作效率的提升。

（三）办公室考核常态化

不仅需要针对办公室的工作内容进行考核标准的合理制定，还要结合定量考核、定性考核、综合考核以及分类考核等不同的考核方法，将考核结果与工资绩效等挂钩，实现办公室人员工作积极性的提高，确保办公室工作的有序开展。

（四）办公室队伍专业化

办公室对外展示的是一个单位的形象，在公务接待中，办公室工作人员要注意礼仪规范，展现出应有的职业素养。此外，涉及公文管理、档案管理、会议管理等业务，需要选拔专业化人才，并持续开展能力提升培训，适应不断发展变化的工作环境。

（五）办公室文化精细化

办公室工作非常重视细节，文字材料中标点符号、序号使用不规范及存在错别字或印刷时缺页、倒页等低级错误决不允许出现，这就需要将精细化管理意识上升到一种文化来实现对细节执行力的增强。要通过长期的实践，总结出一套符合实际、行之有效的管理经验，使精品意识在潜移默化中转变成为人的自觉行为。

（六）建立精细化的目标管理系统

企业的成功需要建立精细化的管理系统，以清晰规划企业未来的发展方向，并明确管理目标，再将精细化的管理目标分散给员工，使员工的责任和义务充分展现。为了保证企业内部员工都有自己的工作义务，就需要建立一套完整的监控和管理系统，此系统能够对年度和季度检查工作详细反馈和总结，让办公室工作人员都能对自己的工作情况有一定的掌握，最重要的是知道自己下一步该做什么，进一步理清工作思路。

（七）加强办公室人员专业能力的培养

办公室工作是一个熬人的工作，并非大多数人能胜任，更多需要的是“一专多能”型的人才，既要提笔能写，也要开口能讲。既要有专业的工作能力，还要具备良好的人际交往和学习领会等能力。专业能力是通过个人自学、公司内训和外部培训等方式可以实现的。但是，组织协调、联络沟通等能力就因人而异，需要在平时的工作中多观察、多总结，并学会在不同场景下的运用，自然而然地去交流沟通，达到事倍功半的效果。

结语

企业办公室工作具有琐碎性、突发性、服务性以及参谋性的特点，身处其中需要有全面优良的综合素质，这对办公室工作人员来说，是一项有压力和挑战的工作。为了实现企业办公室的精细化管理，需要做好办公室管理制度化、业务流程化、考核常态化、办公室队伍专业化等方面的工作，实现企业办公室工作效率和服务水平的提升。

参考文献

[1]刘恩龄.办公室工作精细化管理难点和对策分析[J].现代商贸工业，2015（04）：141-142.

[2]黄晓菊.办公室工作中的精细化管理[J].办公室业务，2016（06）：27-28.