以班组建设促档案管理进步

文｜高俊荣

（作者单位：北京航天控制仪器研究所）

班组是企业从事科研生产和经营最基层的组织，是各项任务执行的终端单位，班组的工作质量将直接决定企业各项决策目标能否实现和完成，因此，开展班组建设是推动企业发展的重要手段，能够有效消除企业发展过程中存在的无形壁垒。航天企业班组根据工作性质分为技术型、生产型、管理型班组。档案班组属于管理型班组，是企业科研生产链条中必不可少的组成部分，起到服务保障作用，工作质量如何，直接影响企业各项工作能否顺利进行。加强档案班组建设对进一步夯实基础业务管理，增强档案工作的执行力、凝聚力和战斗力，推动档案管理工作的发展和持续改进具有重要意义。

一、航天企业档案班组主要工作内容和特点

航天企业档案班组工作主要分为，现行工作和档案工作两条主线。现行工作主要完成产品研制生产阶段的现行技术文件的保管；根据科研计划为内、外部产品生产单位配套提晒图纸；对已进入流通的技术文件进行有效的管理；根据设计要求执行文件的更改、销毁、换版等工作。档案工作是指企业各项业务结束后，形成的文书、经营、科研、产品、质量、基建、设备仪器、特殊载体等，各门类档案文件的归档、电子化、以及档案开发利用等工作。

由于航天产品技术难度高、研制复杂、工序多、批生产量大、任务急，对档案班组工作提出了更高的要求，文件管理具有专业性、多样性、成套性、使用性的特点。现行文件更改频繁，更改要求时效性强，准确率高；图纸提晒，文件互相借用的情况多，致使图纸配套工作量大而复杂；产品在多方案、多状态的情况下同时生产时，文件控制责任重大，直接关系到产品生产的合格率。

二、档案班组工作遇到的问题

2013年企业改革重组，单位研产一体化发展，经营开发，型号任务不断扩大，以及智能制造技术的应用，企业内外部环境的变迁等，产生了许多新的档案工作内容和工作形态，对档案业务管理和控制提出了许多新的要求。档案班组工作状态与航天产品要求高质量、高效益目标相比，有一定的差距，存在一些亟待解决和需要进一步完善的地方。一是档案业务分段式管理，人员不适应流动，资源不能共享，在档案业务流转过程中岗位间的协调、配合出现衔接性、默契性差，而导致文件管理出现漏洞，班组结构已不适应企业的变革和发展。二是档案班组与企业技术型班组相比缺乏创新意识，工作处于被动状态，没能及时捕捉到科研生产需求，前瞻性和预先性服务意识不足。三是档案编研工作效率低，编研成果少，研究范围窄，许多课题信息加工简单，编研深度不够。四是档案信息化建设明显滞后于单位科研生产的信息化进程，难以适应企业信息化、网络化的需求，档案信息缺乏透明度，不能及时与用户共享。五是档案班组在企业不属于科研生产一线，档案工作人员待遇低，提拔机会少，岗位评级比较低等，造成档案人才的引进较为困难，同时又引发人才流失、人员老化等问题。

三、班组建设举措及成效

（一）整合档案资源，全面优化班组结构

为适应企业结构的调整以及档案业务的变化和发展需求。全面梳理档案班组每个岗位工作内容和实际效果，经过岗位分析与统计，对班组设置和岗位都进行了适应性调整，优化各项业务分配关系。针对此前档案、现行、更改、配套提晒等业务分散管理的状态，进行整合，按照产品或项目重新划分岗位，每个档案员负责一个或几个产品（项目）全生命周期中的档案管理工作，档案管理工作由原来的分段式管理向纵向管理发展，减少了现行和档案各岗位工作之间的接口问题，既提高了档案工作效率，又拓宽了每个员工的业务面，培养“一专多能”人才，使得档案组遇到任何突发状况，都能够游刃有余地调配人力资源，解决问题，从根本上扫除档案工作顺利开展的障碍。

（二）规范管理制度，高标准严控基础业务

根据档案工作实际，组织对现有档案工作标准、制度、流程的科学性、覆盖性和正确性进行梳理和确认，尤其是针对档案业务过程质量控制要求偏低的标准规范，重复性标准，与企业发展不统一的标准进行梳理，确保档案管理要求在各个层面予以落实。加强对业务质量的监控和预警手段，提高工作效率和数据的可追溯性，确保各项业务闭环管理。

（三）加强风险控制，保障班组工作质量

深入分析产品研制生产过程中档案管理要求和过程控制的关键环节，识别风险，查找管理上存在的薄弱环节和共性问题，制定纠正和预防措施。明确岗位责任制，进一步完善和健全奖惩办法，调动人员的积极性，使业务工作到位，技术技能到位，杜绝因人为质量事故或管理问题，造成文件资料管理失控，或因更改不到位，造成图纸非现行有效等问题的发生。针对档案业务中易错、难操作的工作过程，完善工作方法和量化控制要求、加严监督对质量影响较大的关键环节。针对人员技能依赖强的工作环节，通过信息技术的应用来规避管理问题的产生。进一步把质量意识、风险意识和责任意识，有效融入班组各个岗位，落实到档案工作的各个环节。

（四）通过共同参与，带动班组共同进步

班组的生命力，要靠每一位员工的积极参与，只有员工有了过硬的岗位技能，班组建设才能更牢靠。通过组织开展档案编研课题研究、管理创新、QC小组活动、金牌班组建设、学习改善工程等活动，带动全组人员共同参与，总结和复盘专项档案工作，将做任务的工作经验、处理问题的步骤和心得、典型事例的经验教训等，进行梳理总结，提取可被重复使用的经验、教训、方法，集合起来一起学习和探讨，这就做到了在工作中学习，同时也为班组学习提供了素材，对由于产品或项目差异，而档案管理交流不足起到了及时弥补的作用，实现班组成员之间相互学习、共同提高的目的。

（五）深入档案编研，提供档案增值服务

档案只有在利用中体现价值，深入推进档案编研工作，拓展和深化档案利用，提供档案增值服务。用项目管理理论创新档案编研工作模式，从组织管理、课题开发、研制实施、成果应用等方面，递进式推进档案编研工作向系统化、专业化方向发展。围绕企业中心工作开发档案编研课题，充分调研信息需求。拓宽编研范围，涉及产品研制、工艺技术、试验操作、质量案例等贴近一线科研生产的技术研究类项目增多。创新编研形式，信息加工由简单信息汇编向信息研究分析发展。经过不懈努力，档案编研工作由量变到质变取得了长足的发展，涌现出《航天产品配套关系汇编》、《组织机构沿革（1965-2017年）》、《航天产品历年飞行试验信息综述》、《航天型号质量问题归零信息汇编（1962-2019年）》、《载人航天工程大事记》等一批优秀的编研成果。档案编研工作调动了班组学习的积极性，成为班组开阔视野、增长知识、提升能力的一个有力学习平台。

（六）推进档案信息化，创新班组工作手段

档案信息化建设是新时代档案事业发展的方向，也是档案创新发展的重要手段。档案班组从三个方面深入开展档案信息化建设。一是档案信息管理系统建设，通过数据录入，档案电子化，实现各门类档案文件电子借阅、全文阅览，推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化。二是以企业产品工程信息化为切入点，围绕企业产品数据管理系统建设，将产品设计文件及设计过程的管理工作，从传统纸质化手工管理模式，转变为电子流程化管理模式，实现航天产品现行技术文件从生成、审批、流转的过程管控，以及文件多版本的电子化管理，带动现行文件基础资源库建设。三是以需求为牵引，开发实现科研生产图纸提晒、审批、流转、分发、销毁等业务流程信息化管理，工作进度可以实时跟踪，信息共享。通过加强档案信息化建设创新班组工作方式，提高了档案工作质量和效率，降低出错风险，实现档案数据收集和数据统计、分析的及时性、准确性，提高档案业务透明度。

（七）加强队伍建设，激发班组工作活力

优秀的人才队伍是班组建设的基础，档案人才的引进、留住和成长需要一个良好的环境，这一点作为领导者必须要有足够的重视和大力的支持，并在制定各项政策、规划时得到充分的体现。企业除了通过教育、培训为档案人员提供自我发展的机会和条件外，还应给予档案员充分的权力，使他们可以有效地为用户提供服务并及时解决服务中出现的问题。教育和培训所带来的素质提高，授权所激发出来的责任感、主动性和积极性，无疑增加了档案人员在不断改进服务质量过程中获得成就感和满足感。在岗位评定、升迁晋级等方面给予机会，从而使档案人员摒弃弱势思维，以积极的心态推动档案管理工作发展。

四、体会与认识

（一）开展班组建设是推动档案全面发展的有效途径

任何管理模式都是不断成长、发展的，当企业为适应市场竞争，为拓展生存空间，对能力结构进行了调整，对各种业务流程进行了优化的时候，档案部门也应该积极响应，进行班组建设，提升档案工作综合能力，促进档案管理工作的可持续发展。

（二）从班组建设中提升档案部门的公众形象和认可度

档案部门在企业属于服务保障部门，处于弱势地位，要想进一步提高其社会地位和知名度，需要档案人员要有所“为”，以“精益管理”、“服务设计”、“保障生产”为目标，开展班组建设，产生出让人看得见的显著效益，促进档案部门的地位得到提高。