如何实现企业办公室管理精细化

文｜王丹竹

（作者单位：中国石油抚顺石化公司办公室）

办公室管理工作开展是企业日常经营管理的一部分，也是保证企业稳定工作的前提条件，这就要求企业能够根据自身情况制定科学管理措施。

随着企业的不断发展，越来越多的人逐渐对企业办公室人员的工作水平进行了高度关注。企业办公室人员的工作水平进行有效的提升，不仅可以确保企业管理工作的顺利开展，还可以提高实际的办公室工作效率和质量，进而为企业带来更大的经济收益。但是，目前我国许多企业办公室人员的工作水平依然有所欠缺。所以，对提高我国企业办公室人员工作水平的策略进行深入的探究，是十分必要的。

一、新常态下企业办公室管理的必要性

新常态发展背景下，企业办公室管理的必要性。第一，在社会的快速发展中，各个企业之间的竞争逐渐激烈，企业如果想要在激烈的市场竞争中，实现自身更好发展，那么需要企业将自身优势与价值发挥出来。实际上企业之间的竞争就是人才的竞争以及技术的竞争。在此背景下，通过落实办公室管理工作，促使每一位工作人员正确认识自身工作，在未来工作中，端正工作态度，提升工作质量与工作效率。第二，通过办公室管理，在一定程度上，确保企业能够在社会市场中树立良好形象。办公室管理水平，在一定程度上反映了企业实际发展水平。企业要想更好发展，需要各项工作的顺利进行。在办公室工作开展中，通过管理及时发现办公室工作中存在的问题与不足之处，给出相应调整措施与解决措施，促使办公室内各项工作能够顺利实施。企业能够良好运作，在社会市场中树立良好形象，那么企业的产品将会得到社会市场更多重视与关注，创造更多经济效益与社会效益。

二、企业办公室管理存在的问题

（一）办公制度不够完善

任何企业单位当中的各个部门都必须要有相应的规章制度，才能够保证各个部门的工作得以顺利高效地开展，从而更好地为企业做出服务。而管理制度的合理性以及完整性，则是保证办公室管理工作顺利开展的一个重要条件。从现状来看，部分企业在实际运行的过程中缺乏一个完整的办公制度，这使得办公室管理工作的实际质量以及效率都不高。甚至部分企业单位并没有结合办公室管理工作的性质，来制定一个有别于其他部门的规章制度，所施行的制度也和其他部门大同小异，缺乏良好的针对性，同时实用性以及操作性都不够强，这对企业办公室管理工作的高效开展产生了极为不利的影响。

（二）管理人员能力有待提升

在企业办公室管理工作中，管理人员在其中发挥着不可替代的作用，如果管理人员能够对自身工作有深入了解，同时具备较强管理能力与综合素质，那么管理工作也将会有序进行。但实际上，有很大一部分管理人员，意识不到企业办公室管理工作的重要作用。忽视管理工作，对于当前广泛使用的大数据技术以及云计算技术等，没有进行合理应用，影响管理水平的进一步提升。

（三）机构设置不统一以及功能定位不规范

任何一个组织的办公室机构都是本组织履行职能的重要载体，办公室的组织结构和岗位设置，都是为了能够影响本组织的工作成效。目前，部分企业办公室职能机构设置不够统一，功能定位也不规范。大部分组织和单位的办公室没有独立设置，都是包括党委办公室或工会职能，有的甚至于加入人力资源管理职能中，严重影响了办公室职能的定位方向，造成工作人员身兼数职，一个人要承担多种责任问题，职能管理的目标定位非常不明确，导致相关人员工作很难抓到重点。有的单位的办公室虽然有很好听的名称，例如综合管理以及管理办公室，但是实际职能只是负责后勤服务和接待职能，不能适应新形势变化下组织或单位对办公室的要求，办公室职能管理出现职能缺位和错位的现象。

三、企业办公室管理精细化的思路和对策

（一）注重提升管理者对精细化的重视程度

对于管理者来讲，其对企业正常运行能够产生至关重要的作用，其属于企业发展方向的制定者以及引领者，唯有企业管理者拥有良好的管理精细化意识，才可以保证企业办公室管理工作实现精细化管理，才能够切实有效地制定出相应的制度以及规定，同时对各项制度以及规定的确切实施做好监管工作。因此，注重不断提升企业管理者对企业办公室管理精细化的重视程度，属于实现企业办公室精细化管理的一个前提条件。

（二）提升管理人员素养。

第一，企业可以适当为管理队伍注入新鲜血液，结合管理岗位实际情况，引进更多管理人才。在人才招聘中，要根据实际情况，对招聘时间、招聘岗位、岗位工作内容以及薪资待遇等作出明确规定。这样才能确保招聘到的人才，符合企业岗位工作，在进入企业后，可以在最短时间内适应岗位工作，不需要企业方面花费更多时间精力对其进行培养。

第二，定期做好管理人员教育培训工作，在实际教育培训期间，要将工作重点放在管理能力的培养与提升上。确保管理人员在教育培训过程中，掌握更多管理技巧与管理知识，对于自身管理工作能够有全面认识与了解，意识到该项工作重要性，这样才能在未来工作开展中，发挥自身专业能力。对于教育培训的内容，要进行及时考核，通过考核可以掌握管理人员学习情况以及学习态度，并将考核纳入日常考核当中，与薪资挂钩，确保管理人员能够重视教育培训工作。

第三，为确保管理人员能够始终保持饱满的工作热情，对在办公室管理工作中表现较好的工作人员，企业方面可以适当给予其奖励。奖励可以采用不同方式，比如，物质或者提供升职机会等，将管理人员工作积极性调动起来，使得提升办公室管理水平。创建高素质管理队伍，为企业办公室管理工作开展打下良好基础。

（三）围绕企业发展战略，做好三大主要任务

大多数办公室的工作内容都具有繁琐具体的共性。一方面要负责处理企业的文件、组织安排企业的一些事务和会议以及负责传递企业的一些重要信息，另一方面还要负责接待外来访客以及处理企业领导吩咐的一些事情等等。现在还有部分中央企业办公室，在承担了办公室共性职能后，还要负责管理董事会日常工作、党的建设、车辆管理等等很多其他的职责。这样办公室承担的工作任务既要办文、办会，还要办事。第一，办文。办公室工作人员一方面要负责企业公文的起草、收发、流转、归档，起草企业年度工作计划和工作总结，另一方面还要负责企业领导重要讲话的起草和修改，同时还要负责企业文档的管理、相关资料的整理、政策研究以及信息调研等等。第二，办会。办公室工作人员不仅要负责企业各种会议的组织和筹备工作、准备会议所需的一切资料、发布会议的通知以及布置会议现场，同时还要负责会议的接待工作、负责整理会议记录以及为整个会场提供服务等等。第三，办事。办公室工作人员必须要加强企业各项规章制度的建设，以及单位中一些日常所涉及到的相关事物的处理，对于企业的重大决定要进行一定程度的监督查办，有的企业还要同时负责企业的对外宣传、档案的管理工作、计算机网络的维护，来访接客等等。

（四）在信息技术支持下更新管理方式，使管理方式跟上时代步伐

随着信息化时代的到来，先进的信息技术已经在人们生产生活的各个领域得到了广泛的运用。信息技术在企业办公室管理工作中的应用，不但为管理工作带来了新的生机活力，也极大提升了工作的效率，使管理工作跟上了时代发展的脚步。例如，办公室可以建立内部的微信、QQ 群，不但可以满足办公室员工的工作交流，还可以通过群将最新的指示和工作要求传达给各个部门。同时，在新时期，不少企业都十分注重企业文化的塑造和员工的工作体验，办公室还要承担起活跃各部门气氛、联络彼此间感情的责任。办公室的管理工作并不代表要停留在严肃、刻板的模式中，轻松活跃的环境更利于促进员工的工作效率，也让企业内部变得更加团结。因此，办公室可以通过抖音、短视频的方式将工作中有意思的内容记录下来，许多精神的传达也可以通过趣味短视频的形式完成，使员工更容易接受信息内容，也让办公室管理工作更具有时代性特征。

国有企业作为社会主义市场经济的主要构成，在新时期，其正处于转型发展的关键阶段，办公室作为国有企业形象的窗口，也需要改革创新，对此还需要加强办公室工作精细化管理，以提高企业日常办公水平，营造良好的内部环境。