物资采购质量全面信息化管控模式探讨

安徽淮南矿业集团物资采供中心 安徽 淮南 232001

引言

为保障煤矿安全生产，保护职工生命及财产安全，淮南矿业集团坚持质量第一、效益优先的原则，以《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国产品质量法》及《煤矿安全规程》等法规为准则，从完善质量管控机制、落实质量管控责任、执行质量管控规定等方面，充分利用信息化手段全方位强化产品质量管控，全面增强物资采购质量管控能力，推动企业高质量发展。

1 实施采购质量信息化管控的意义

近年来，信息技术突飞猛进，国家发展也已进入信息化时代。进入新世纪，随着国家经济建设快速发展，能源需求也随之剧增，煤炭行业进入高速发展阶段。很多煤企意识到传统管理思维已不再符合新时代新发展的需求，互联网日益成为创新驱动发展的先导力量，并且越来越影响着企业的创新发展 。

尽管淮南矿业集团在过去几年已构建了一套完整的物资采购质量管理系统，但随着信息技术广泛应用和不断更新换代，老的管理系统和模式存在的诸多弊端日益显现，如很多资料还是纸质的，资料存档仍沿用传统管理模式，产品资料保存时间较长，查询起来费时费力且难以追溯；产品投入使用后发现质量问题时，很难追溯原始质量状况，给采购质量管理带来一定的弊端；缺乏数据分析查询系统，数据利用率较低，难以有效指导新的业务开展，缺乏信息预警、管控及监管功能等。传统管理模式存在的诸多问题要求推行信息化管控模式势在必行。

况且煤矿企业不同于其他生产企业，采购量大，采购品种繁多，任何一个环节出现差错都容易产生廉洁风险，给企业利益带来损失。降本增效和安全生产是企业永恒的主题，只有通过信息化管控，强化对采购、验收、发放等环节的管控，做到以信息化促进规范化，最大限度压缩“人为裁量权”，切实防止人为干扰，确保业务规范、阳光、透明操作，才能有效提升工作质量和效率[1]。

2 物资采购质量全面信息化管控的内容

淮南矿业集团以采购到最适合企业需要的产品为导向，借助信息化手段，从业务操作层面和质量监管层面，双向打造了一套全方位、立体化的产品质量全面信息化管控体系，进一步强化制度、流程建设。坚持问题导向，先后制定了《供应商管理实施细则》、《入库前检验管理办法》、《质量监督抽查管理办法》等，从源头上设卡堵漏，提升产品质量管控能力。在此基础上大力推进信息化建设，借助信息化手段，将制度、流程等管理诉求纳入信息系统，从而促进了产品质量管理实现规范化、精细化、科学化，全面强化产品质量管控。从采购环节、重要产品入库前检验、质量监督抽查、验收环节进行质量监管，构建全方位、立体化、信息化的管控体系，做到无缝对接和闭环式管理。

3 物资采购质量全面信息化实施途径

（1）供应商管理。供应商管理是质量管控的首要环节，供应商资源优劣，直接影响产品质量好坏。为全面提升供应商日常管理水平，集团开发了供应商管理数据管理系统。一是开发供应商电子档案系统，将供应商资质、授权委托书、日常考评结果等信息纳入电子档案，并实现在线更新。二是开发供应商日常动态考评系统，对供应商产品质量、价格、履约、服务等方面的表现情况进行在线考评扣分。三是对供应商失信行为实行负面清单制管理，对存在失信行为的供应商纳入负面清单，系统会自动限制其参加投标及开展业务的资格。

（2）验收环节。验收环节是产品流入使用现场的最后一道关，也是质量管控的关键环节。为确保产品质量合格、数量准确，集团开发了验收管控功能系统。通过该功能，对未经验收的物资，系统控制无法入库及发放。同时考核验收时限，未按规定时间验收的，系统自动预警。并可实现验收在线监督，对验收过程实行全程拍照、摄像，并及时将验收结果反馈给业务人员，规范了验收行为，便于管理人员在线监督。对强制检验物资开发了入库前检验系统，对需入库前检验的物资品种及频次，自动提醒业务人员，防止少检、漏检。对检验合格的产品，系统自动提醒办理验收入库手续；对检验不合格的产品，系统自动限制办理。并生成电子检验报告，确保检验报告与相应批次对应。

（3）储备环节。为防止物资保管保养不当和储存期过长影响产品质量，一是开发了库存物资二维码系统。通过该系统，可以用手机扫描二维码自动显示物资名称、规格型号、生产日期、检验报告、资证等质量信息，确保质量信息能够实时掌握。二是开发了先进先出管控功能。对先进库的物资，系统自动提醒先行发放。三是开发了产品储存期管控功能。通过该功能，设定产品储存期，系统对即将过期的产品自动进行提醒，对超过储存期的产品限制领用。

（4）产品质量监管环节。开发产品溯源管理功能，确保在用产品采购、验收及检验等信息能够准确追溯。如：对矿用塑料编织袋实施编号管理，每一条矿用编织袋产品均打印永久唯一编号，在验收、发放时均要求在系统中填写对应编号，保证能够实时查询产品生产批次、检验报告、领用时间及使用地点等信息。为强化产品质量监管，确保全方位立体化质量管控体系落实到位，我们又开发了质量跟踪系统。对影响煤矿安全生产较大及价格降幅较大的物资，建立跟踪目录清单，并由系统自动提醒相关人员强化动态跟踪，并在线反馈跟踪结果，防止物资因降价发生降质现象。对物资入库过程开发接货验收评价系统，强化对接货验收的服务质量监督，供应商能够在线监督反馈，确保验收、卸货及时规范，这样就能将外部反馈与内部管理有效结合。

4 结束语

近年来，淮南矿业集团为实现扭亏脱困、转型升级，在积极探索发展新模式、寻找利润新增长点的同时，坚持以市场为导向、以效益为中心的管理思想，全面从严从紧，坚持推进信息化创新，持续提升物资管理规范化、科学化水平；通过开发物资采购质量全面信息化管控系统，提升了产品质量管控能力，规避了产品质量风险，很好地解决了传统质量管控存在的弊端，能够推动物资质量管理规范、简洁、高效运行。