加强档案管理的安全保密及信息化档案管理的思考

王淑英 张凡

摘要：随着科学技术的不断发展，信息化的不断普及，计算机水平的广泛应用也为纷繁复杂的档案管理提供了更加有效的管理方式和方法。但是，在实际的管理过程中，依然存在着许多的局限性，比如文件的安全性。本文将基于档案管理的现状，通过对于安全性、保密性以及信息化三方面，对于档案管理进行综合强调，深入的分析和阐述加强管理的有效方法。

关键词：档案管理;安全保密;信息化

引言：

檔案管理的最终目的是为了更好的服务社会而对相关信息数据进行保管，包括纸质信息以及电子版（强调电子化的数据档案）。这就要求相关人员在日常的工作过程当中，不断思考如何做才能对于档案管理进行高效保管。同时，相关部门或者企业也应当重视这个问题。

一、加强档案管理的安全保密及信息化档案管理的重要性

档案管理是档案事业构成中最基本部分，主要分为环节档案的收集整理、保管、鉴定、统筹、提取。在这些环节的过程当中，如何对于档案进行有效保管是相关人员首先应当考虑的问题[1]。加强档案管理的安全保密及信息化档案管理有利于优化资源结构，提升档案管理的效率，使档案可以更好的服务于相关部门或者相关组织;有利于提高资源利用率，减少浪费，同时降低了错误发生的概率;有利于健全部门或者单位关于档案信息化管理的法规制定，丰富自身管理系统。

二、加强档案管理的安全保密及信息化档案管理的现状分析

在进行电子化的档案管理过程中，主要存在管理困难、不稳定性以及相关管理人员安全意识淡薄的问题。

（一）档案管理困难

信息化档案管理是指在实际的管理过程中，档案管理主要是以电子的方式，储存在相关网络当中[2]。作为传输的途径，互联网具有相对的开放性。虽然符合便捷这一方式，但是这容易导致档案的管理信息容易受到他人的非法窃取，恶意篡改等现象，特别是对于部分保密力度较大、等级较高的档案。

（二）不稳定性

电子档案的不稳定性主要体现在电子档案的储存方式。由于其储存方式大多是以磁带为媒介的物质上，而这些媒介存在一定的寿命性，这就容易导致档案管理受到外界环境的影响，比如潮湿等因素。

（三）档案管理人员意识淡薄

在实际的过程当中，对于电子档案的管理人员大多缺乏基础的计算机网络安全知识。同时，部分人员缺乏相应的安全知识和安全意识[3]。综合因素共同导致了在进行档案管理过程当中，容易受到外界力量或者他人对于电子档案进行非法或者利用合法身份的添加、修改等违规操作，这种操作不利于档案的管理，破坏了信息的完整和准确，同时对于档案安全性构成了极大的隐患。

三、加强档案管理的安全保密及信息化档案管理的的改进措施

（一）分层管理，提高人员的专项素养

在管理过程当中，公司或者部门应当注重管理人员进行分层，强调专项的管理方式。比如内部人员信息以及外部资金往来企业的相关信息。这里以档案管理系统为例进行说明。在进行信息化的档案管理过程当中，需要进行人员构建。在进行人员构建时，负责人需要根据实际业务需求，设置统筹管理人员，专项管理人员以及技术管理人员三部分。统筹管理人员主要是对于专项人员日常管理或者等级较低的档案进行统一决策。专项人员的管理可以分为对于内部以及外部两个方向，对于内部人员信息以及业务进行档案管理，对于外部往来企业进行数据管理。而技术管理人员可以是独立于档案管理机构，主要可以依赖于公司或者部门的专项技术核心，主要负责对于信息管理安全漏洞的日常维护及筛查等问题。

（二）分级设置，提升档案保密程度

在进行电子档案的保管过程中，对于电子档案的密级性需要进行分层。同时，应当采用有利的位置，通过对于不同等级的加密处理进行安全性保管。在实际的查阅过程当中，相关人员也需要根据不同等级、不同人员、不同身份对于查阅档案的人员进行核实。对于电子档案，应当全程进行监控以及数据回收系统，必要时设置自动销毁功能，防止因电子档案的丢失而造成的不必要的伤害。同时，相关人员还需要加强网络的安全性管理，可以通过验证用户的身份信息，输入明显的指令、限制IP等方式该数据进行保管。拓展新的电子安全储存方式，比如密钥等，结合先进的技术手段，保证电子档案管理的正常进行[4]。这里以电子化档案分级保管为例进行说明。在进行分级保管的过程中，应当由档案管理人员对于档案的密集程度进行统一设置。对于一般性的文件，由部门人员进行保管;对于密级性较高的，由高层人员进行专项管理。同时，在进行保管过程中，还要求管理人员对于文件的密级进行细化（二次划分）。对于一般管理人员手中较为重要的管理信息进行部分权限下放，避免造成因为加强档案管理而影响到资源浪费。

（三）增强意识，提升管理的安全性

在信息化不断发展的当代，档案管理从自动登记、辅助立卷到后期的信息传递和后期保管的安全都是依靠强大的网络系统。这就要求了相关人员在进行档案管理的过程中，不仅需要熟悉电子文件的主要特征，还需要对于电子特征进行全程监管。在进行监管的过程当中，可以以部门为单元，组织人员进行安全性的学习。通过系统化的学习以及阶段性的考试，帮助提高管理人员的安全意识，更新相关人员的安全判断，强调防范风险[5]。这里以信息安全管理的日常维护为例进行说明。进行系统监管时，对于已经取得合法调档函的人员进行登记、时间限制。对于未经许可而妄想进行档案进行查看或者调动的人员，应当进行坚决拒绝，并且进行登记与后续监督，避免非法行为的发生。在进行信息化档案管理的过程中，应当禁止人员对于原版的纸质进行挪用，可以根据公司的或者单位的实际要求进行查看。

四、结束语

档案管理的信息化在实际的过程当中，一直受到相关人员的重视。这主要是由于信息化的档案管理在实际的管理当中，依然存在的诸多问题，特别是存在的潜在安全隐患。这就要求相关部门或者单位人员在进行管理过程当中，必须足够重视安全，进行合理储存。必须立足于企业的实际情况，通过实际情况进行统筹或者分层的把控。

参考文献：

[1]姚丽丽，邢艳娟.浅谈信息化时代背景下的高校档案管理工作[J].辽宁高职学报，2020，22（10）：102-105.

[2]张丽莉.信息时代档案管理工作的实践与创新浅谈[J].兰台内外，2020（31）：22-24.

[3]陈艳.我国省级档案数据治理体系框架构建研究[D].山东大学，2020.

作者简介：

王淑英1974-，女，汉族，籍贯北京，学历本科，职称：副研究馆员，单位：中国兵器工业档案馆，研究方向：档案资源管理和开发利用。

张凡 1988-，女，汉族，籍贯北京，学历本科，职称：副研究馆员，单位：中国兵器工业档案馆，研究方向：档案资源管理和开发利用。