“互联网+”时代下高校荣誉库建设探析

张梦雪

摘要：近年来，因国家优先发展教育事业，高校也迎来了高质量发展的机遇，取得了耀眼的成绩，得到了社会和各级主管部门的充分肯定，各高校在教育科研、社会服务以及各项管理工作中，因取得突出成绩受到表彰获得的各类获奖证书、奖杯、奖牌等实物档案，真实记载了学校事业发展的历史足迹，具有较高保存价值，是档案的一种特殊载体。当下信息化技术对高校档案的储存方式产生了较大影响，本文阐述了当前高校荣誉类档案管理中存在的问题和荣誉库建设的必要性。我们不仅要加强档案专职队伍建设、有效规划资源、增加资金投入，还要依托自动化办公系统构建完善的荣誉库和安全防护体系，实现系统协同运转，从而加快荣誉类档案数字化建设的步伐。

关键词：高校荣誉档案;信息化建设;荣誉库;新思路

随着数字信息技术的普及，各高校的档案管理也越来越数字化，由纸质实物管理走向电子管理是必然选择。作为学校信息化建设中一部分，档案数字化建设是必然的。相比纸质类档案，各高校也应重视荣誉档案，创新理念，大胆运用领先的信息技术，加快荣誉档案数字化建设进程，使荣誉档案的作用得到应有的发挥。

一、荣誉档案管理的现状

荣誉档案载体多样，内容广泛，并且具有唯一性。调研发现，在荣誉类档案的收集存放上，多数高校都能单独存放或是放在荣誉展厅展览，使之发挥其应有的作用，但也有少数单位不予重视或者堆置一边，无人管理。或者置于仓库任其蒙尘;或者安放领导屋中充装摆件;甚至随意分发众人，造成荣誉遗失这样难以挽回的损失。而在荣誉类档案的利用上，一些高校因为没有对实物类荣誉档案进行集中统一的数字化处理，造成了查找上的困难和荣誉档案因反复取存而破损。

二、荣誉库建设必要性

（一）存储优势明显

在档案信息存储上，数字化信息存储与传统档案信息存储方式完全不同，纸质实物媒介存储方式已成为辅助方式，存储介质上的电磁信号成为主要存储方式。存储介质的改变使我们能够数字化处理和存储档案信息，这种转变优势是难以抗拒的，它使人们跨时空快速查找利用档案信息，还能优化资源组织方法，以及压缩和无线化储存空间。随着时间增长，荣誉类档案尤其是实物会越来越多，奖牌奖杯类不可能全部放在档案陈列室进行展示。因此，建设线上荣誉库可以为学校节省极大的存储空间。

（二）便于实现实时资源共享

各高校可以依托自动化办公系统进行荣誉库建设。荣誉获得者可以第一时间将荣誉信息通过工作流提报，由档案工作者对荣誉信息进行分类编码处理和归档，面向全校进行信息共享，荣誉库和用户进行了实时连接，还打破了传统档案在空间和时间上的限制，使高校信息资源共享得以便捷实现。其中，学校荣誉归档案馆集中统一保管，个人荣誉实物类可仍由个人保管。对于个人来说，将荣誉信息报送至学校荣誉库归档留存，而实物仍可放在自己手中，可以较大提高他们报送荣誉的积极性，与此同时也极大丰富了学校的荣誉类档案资源。

（三）信息检索更加迅捷和智能

荣誉档案的数字化可以完全打破档案检索的各种限制，用户依据规定权限，运用自动化办公系统在荣誉库进行便捷的智能化检索，共享高校荣誉档案信息资源;不仅能使查阅者检索速度提高，检索范围扩大，而且实现了真正意义上的查阅者面对面，实时达到了同步分享。

（四）提高荣誉档案的利用效率

同一份荣誉档案在信息资源共享的帮助下能够使不同的区域的人同时浏览、访问、下载，将档案利用率大大提高，从而使高校的档案查借阅服务工作变得更加人性化及效率化。档案信息数字化加快了档案归档的节奏，使高校档案工作效率得到了大幅度提高。加强荣誉档案信息化建设，可为当前的干部提拔任免、空岗竞聘、绩效考核、重大质量工程项目申报等行政管理和组织宣传提供依据和支撑材料。

三、荣誉库建设思路

（一）利用现代信息技术，依托办公自动化系统，开发建设档案荣誉库

如何进行高校荣誉库建设，首先，要推进完善荣誉档案制度化管理，制订荣誉库编目方案，建立电子荣誉归档管理流程。其次，是要加强荣誉库的开发，利用计算机、高拍仪、物联网等现代信息技术开发荣誉档案库，将部门和个人手中的荣誉档案资源整合到一起，通过计算机程序设计、数据交换、拍照、扫描等现代信息技术，把荣誉档案著录、检索、打印、归档查询统计、数据上传、数据接收、下载、备份、用户管理等功能都实行信息化管理，实现荣誉档案管理由实物模式向数字化管理模式的转变，为单位的历史发展留下“永恒印记”的电子档案。

（二）整合档案资源，实行一体化管理

高校的档案分为文书、科技和特载等大类。在实际存放中，党群、行政、教学、学生、外事、声像或科研这些分类里可能有一项荣誉的各类材料，由此造成荣誉档案的查阅和利用都非常不方便。进行荣誉库建设，可对荣誉档案信息资源进行构建重组、收集整理、合并优化、存储应用，實现荣誉档案的电子归档、著录、保管、利用和查询。荣誉库能有效将原有散存在各部门和个人手中的历史见证材料整合到一起，包括文书档案、获奖材料、荣誉说明、实物照片等。建立荣誉库，可把目前档案馆的文书、实物、影像和科研档案资源集中管理，实现荣誉档案的“文物”一体化管理，提升荣誉档案资源的完整性和利用效率，挖掘了一条运用新型信息技术管理荣誉档案的道路。

（三）查借阅及时高效，获取最佳档案管理效益

进行荣誉库建设，一定要按照按年划分、动态录入、双向录入、数据完整、更新迅速、分类科学、查询便捷、图文并举、管理优化的原则，并能提供高效、便捷的电子荣誉档案查询利用平台。

（四）加强档案信息化人才建设，提高档案管理水平

档案荣誉库的建设还需要将档案数字化放在重要位置，制定档案数字化建设方案，构建一套运行良好的考核评价机制。同时，应根据实际情况为档案馆配备具有较高信息技术水平的管理人员。此外，也可以请信息技术专业人员加强对档案人员的管理培训，提高其实操水平及数字化思维。各档案馆应适时组织相关人员的交流学习，使档案人员及时掌握新型信息技术，优化提升“互联网+档案服务”，从而能够应对网络时代日新月异的档案管理挑战，切实提高高校数字化档案管理水平。