浅谈国有企业档案管理效能提升策略

杨桃 贵州遵钛（集团）有限责任公司

社会主义市场经济的飞速发展，使国有企业在经济社会发展中的作用更加明显，国有企业的档案不仅见证了企业的发展，而且在未来的企业发展中也发挥着强有力的作用。虽然一些国有企业在档案管理方面也取得了一些突出的成绩，但不可否认的是，我国大多数国有企业在档案管理方面仍存在问题。国有企业必须重视档案管理，与时俱进，做好档案管理创新工作，为企业效益的快速发展提供长动力。

一、概述

国有企业档案管理效能（Management Effectiveness）是指国有企业档案管理部门在实现档案管理目标所显示的能力和获得的管理效率、效果、效益的综合反映。国有企业档案管理效能是衡量从事国有企业档案管理工作结果的尺度，是档案管理系统的整体反映。追求档案管理效能的不断提升，是国有企业档案管理活动的中心和一切档案管理工作的出发点，也是国有企业档案管理的生命所在。随着国有企业的蓬勃发展，在国有企业各项活动中形成的国有企业档案管理数量和规模也呈现大幅增长。提升“国家治理体系和治理能力现代化”包括依靠创新性的社会管理思想、技术、方法驱动传统管理模式的变革，从而构建起符合现代企业治理模式的新的管理机制。现代企业制度体系下，促进国有企业档案管理职能转变，提升国有企业档案管理效能，能够激发国有企业档案管理活力，在维护国有企业经济效益、合法权益和历史真实面貌等方面，发挥着越来越重要的作用。

二、国有企业档案管理效能提升策略

（一）健全档案管理体系，制定管理流程规范

国有企业档案管理人员应当逐一编制科研档案在立项、归档移交、保存管理、开发利用、保密借阅等方面的规范管理体系，以此来有效避免科研档案管理流程出现偏差。具体而言，一是制定科研档案建档归档的流程规范。遵循科研档案的实际形成规律，结合企业内部科学研发水平，对科研档案建档归档等流程做出严格的要求，认真收集与整理照片、录音带、纸质载体、光盘、U 盘这类磁介质载体和具备一定保存意义的实际物体，并对收集方式进行创新，做好广泛收集与重点收集相结合。在科研项目完成或告一段落之后，都要将所形成的科技文件材料加以系统分析整理，由课题主要负责人，产品试制负责人，工程企业负责人等审查后，及时归档。该文件的存档研究项目，要确保完整，准确及系统。归档的文件材料，必须是正本、原件，重要的、使用频繁的，应归档两份（第二份允许有复印件，但应加盖红章），归档时应将科研文件注明保管期限和密级。归档的科研材料应当字迹清楚、图样清晰并有利于库房的长久保存。二是制定科研档案保密及借阅规范。在相关人员借阅科研档案时应当加强对科研人员知识产权的保护力度，如若在归档时编写人认为其中的关键技术、参数及创新点不便向外界公开，那么就应当将说明添加至档案之中，并让相关档案管理人员知悉，通过提升密级等方式来提升该科研档案的保密程度。

（二）建立创新档案管理理念

在社会发展的新的时期，为确保国有企业在档案管理工作中的创新性水平，国有企业档案管理工作首先需要改变档案旧观念，确立改革、开放、整合、融合的档案发展新理念。第一，要提高管理人员和普通员工对档案管理的重视程度，重视档案资源建设工作，树立“大档案”观念，科学整合档案信息资源。第二，要转变以往的“重视收藏、忽视使用”的观念，档案管理工作不仅需要注重档案资料的收纳整理工作，还要重视档案资源开发工作，找准档案工作服务公司发展的切入点、结合点，将档案资料提供给生产部门与其他部门，全面提升档案资料的利用率，确保企业各方面工作的有效实施。第三，档案管理人员应当树立创新性管理理念，在实际工作中要勤于思考，不能只局限于以往的工作理念，应当多思考怎样能够对档案管理方法、思路与措施进行创新，争取突破企业原有的档案管理内容和体制，全面增强企业档案管理创新效果。

（三）改善档案管理条件

国有企业档案管理效能的提升，也是现代国有企业制度建立的内在要求。因此，国有企业经营者、管理者要切实在思想上高度重视国有企业档案管理工作，加大档案管理所需人财物的投入力度，改善档案管理的现代化、信息化水平，为提升国企档案管理效能提供必要的技术支持。要根据国有企业档案管理实际需要，严格按照国有企业档案数字化、信息化建设标准和要求，改善档案管理环境，为国有企业档案管理配置先进的管理设备和器材。提前做好国有企业数字化档案馆建设规划、科学研究档案馆建筑结构和布局要求，因地制宜地做好功能分区，严格按照“八防”的标准和要求，确保档案库房安全。探索利用网络云、办公自动化App、档案检索网络化、智能化等，切实改善国有企业档案管理软硬件条件。

（四）更新服务意识

在新形势下，国有企业针对文档所开展信息化建设工作，仍未取得理想成绩，在开发及利用内部文档时，有关人员普遍面临投入与产出不成正比的情况，企业发展所提出需求也难以得到满足。基于此，有关人员应意识到开发及利用文档的出发点是促进企业发展，而非为了开发去开发。因此，在开发文档时，有关人员应跳出原有思维的框架与桎梏，更新服务意识，将为企业经济发展提供服务视为工作核心。

三、结语

随着社会的不断发展、信息技术的不断完善、国企改革的不断深入，国有企业档案管理也需要可持续发展和创新。我们要进一步探索国有企业档案管理工作的开展方向和技术创新需要，不断加强和优化档案管理技术水平，提高国有企业档案管理效率，从而提高国有企业档案管理的重要性和社会价值。