数字化背景下企业行政管理的新发问题与改善思路探析

韩芬燕 尹志远 圣奥科技股份有限公司

随着社会经济发展速度逐渐提升，企业现代化管理、数字化管理已经成为众多企业谋求成长的主要途径，也是当下重要的行业规划。纵观当下的社会情况，企业面临着前所未有的发展机遇和挑战，需要加快完善自身的管理模式，在行政管理工作中抓住时代步伐，探索成长之路，进而实现自身经济效益、社会效益最大化。

一、当前企业行政管理的特点

（一）企业行政管理具有及时性

企业内部结构具有鲜明的层次性和阶段性，企业上层领导人员具有决策权利，能够结合企业现阶段的经营发展情况，向下级人员下达工作指令，下级人员将工作任务层层分发到基层职员中，在以上整个过程实施阶段，各个部门之间互相协调、互相帮助，实现资源共享、信息沟通，致力于获得更加理想的企业经营成果。能够在行政管理工作出现问题的第一时间发现问题位置、详细分析、制定有效的解决方式并上报上级领导。上级领导接收信息之后能够基于宏观层面对项目推进阶段进行检验和审核，确保企业能够以稳定的步伐开展多样化工作。

（二）企业行政管理具有强制性

企业行政管理制度不是“口头文章”，而是通过相应的规章制度约束的，行政管理制度在法律层面上的约束力与执行力，是企业行政管理工作顺利开展的关键保障，要求企业内部工作人员严格按照规定开展工作。且能够树立企业在工作人员心中的权威地位，有效推进企业常态化、长效化发展。

（三）企业行政管理具有经济价值

企业的生产管理部门需要向社会市场提供产品和服务，获取相对应的经济价值。行政管理工作是否能够稳定推进，直接影响企业既得利益。为了确保战略牧目标顺利完成，企业需要在行政管理工作中借助人力资源、固定资产、现金流等因素，对其进行科学配置，联合各个部门功协调配合，有效降低企业在经营阶段出现的不必要损失，提升企业利润。

（四）企业行政管理具有实践价值

提升企业内部行政管理能够有效增强企业核心竞争力，引导其朝着规范化、科学化的方向发展。优化行政管理制度的首要问题便是建立健全相应的规章制度，并将其应用在基础工作中，企业各个部门的工作人员需要严格按照制度开展工作。当工作出现错误时能够用于承担责任，企业也要做到有章可循、赏罚分明。上级管理部门需要按照企业经营发展中的数据做好决策工作，为企业前行指明方向，基层工作人员需要及时传达指令，将工作详细部署，确保既定任务能够顺利完成。逐渐形成层层渗透、统一管理、工作有序、赏罚有度的企业模式。

二、数字化背景下企业行政管理的内涵

（一）合理化的管理制度

在企业开展行政管理工作时，需要结合自身的发展定位与需求，不可贸然照搬照抄其他企业的管理方式，应当详细考虑自身的人才结构、发展需求，实现人力资源、社会资源、企业成本的和谐发展。

（二）人性化的管理手段

以人为本是现阶段社会建设、企业发展中的核心环节。企业领导人员需要尊重员工的人格和需求，给予其良好的工作环境、必要的工作保障，增强员工在企业中的归属感和忠诚度。企业需考虑员工的切实利益，帮助其在工作阶段实现自身的职业规划与成长目标，构建员工与企业的“双赢”发展[1]。

（三）专业化的管理人才

现阶段的市场竞争归根结底是人才资源竞争。企业为实现自身高质量发展，务必要构建一支具有职业能力高超、专业素养优良的人才队伍，才能够实现企业管理工作的全面升级。

（四）科学化的管理方式

企业行政管理工作中呈现出的管理方式能够展示出企业文化、企业特点、行业发展趋势等。进而，企业需实施科学化的管理方式，确保企业开展工作的过程中能够与自身需求、市场定位相适应，将企业的固定资产、科研成果用于实践，最大程度上增强企业资源利用效率，确保企业行政管理工作稳定推进。

三、数字化背景下企业行政管理工作中出现的问题

（一）企业行政管理制度不健全

完善的规章制度是企业成长的必要保障。但是，在众多企业中行政管理仍旧呈现“放养”的模式，认为行政管理工作大同小异，可直接套用其他公司模板，极易造成“驴唇不对马嘴”的管理尴尬现象，大大降低了企业行政管理工作的执行力、约束力。行政管理制度是一种行为制约，也是一种行为引导。但很多企业现行的制度缺乏客观性[2]，规章制度内容漏洞百出，缺少必要的工作内容、工作责任划分，企业事务的处理流程复杂，在人工处理阶段经常受到主观臆断的影响。领导干部对行政部门的约束能力不同，却可同时下达工作任务，基层员工面对不同工作规划经常无从下手。同时，在行政管理中任何工作都要上报领导，基层人员工作强度较低，而领导干部却为了行政工作忙忙碌碌，长此以往工作人员的积极性和主动性逐渐降低，不利于企业文化、企业凝聚力形成和发展。

（二）企业行政管理模式不合理

结合文献研究可知，我国大多数企业中行政管理部门工作人员基数较大，但工作内容划分混乱，工作责任归属不明，且每一位职员对自身工作乃至部门工作都有着不同的见解，增加部门信息整合、决策部署的难度。20 世纪我国实施计划经济并取得良好成效，造成众多企业中滞留了大量计划经济时代的管理措施，尤其在行政管理工作中更加明显。主要表现为岗位众多却无人敢于承担责任、职员基数较大却难于找到综合性人才、行政管理工作颇丰却大都流于形式等现象，严重影响企业灵活、流畅的行政管理制度建设。且一些部门人员固化认为这种管理形式在当下实施无可厚非，导致企业行政部门工作趋向功利主义、形式主义方向发展，造成企业人力资源、固定资产、物力资源的严重浪费，甚至阻碍企业核心竞争力提升，限制了企业长效发展的速度[3]。

（三）行政管理人员专业性不足

当下众多企业设置了行政管理部门，然而部门工作却不限于行政管理领域，部门更像是企业的“杂物间”，员工从事的均是简单的日常工作，未展现出行政管理工作的专业性，导致大量工作人员出现消极懈怠的态度，“做一天和尚撞一天钟”是众多企业行政管理职员的“工作心得”。并且，企业对行政管理部门的监督监管工作不到位，甚至没有详细的行政部门规章制度，难以在企业内部形成互相监督、互相配合的工作环境，行政部门的存在价值不甚明显。

虽然我国是公有制为主体，多种所有制经济共同发展的经济体制，但是一部分企业中的少数管理人员仍保留着计划经济体制中的不良作风。这类职员具有明显的跟风现象，将企业成长与个人利益分裂开来，在工作中缺少对企业生存发展的认识和理解，一味照搬照抄传统的行政管理模式，忽视工作实践价值，认为“大”“新”“全”便是最好形式，频频在企业行政管理中出现表面文章、纸上谈兵现象，严重影响企业行政管理工作质量。

四、数字化背景下企业行政管理工作的提升途径

（一）提高对企业行政管理工作的重要性认识

企业成长轨迹与领导干部能力之间有着密不可分的关系，领导干部是否具备冷静、沉着的应变能力，坚定、果断的领导能力，是判定企业发展强度、经营广度的重要指标。鉴于此，企业领导干部需要积极学习现代化、数字化管理知识，从自身出发更新工作理念、完善工作方式，提升对行政管理工作的重视程度，加大对相关工作的考核力度，为企业行政工作完善与升级做好环境保障[4]。

企业管理工作不仅局限在财务报表、员工总结、部门会议中，更能够体现在工作细节处，领导干部应适当“放下姿态”，走进基层员工的工作环境，了解行政管理细枝末节处的情况，对企业发展进行宏观与微观双重分析，进行科学布局、总体规划，实现企业行政管理工作的数字化、现代化转型。

（二）创新行政管理模式

由于企业以往的行政管理制度中存在大量历史遗留问题，制约企业行政管理制度优化与成长。鉴于此，企业不可因循守旧、闭门造车，一味固守陈旧的管理形式，而是应当积极学习世界领域内现代化管理形式，借助信息化、数字化的管理设备优化企业整体结构，确保当下实施的管理机制与世界形势、市场需求相适应[5]。与此同时，企业需要树立端正的自我认知，明确当下建设与成长的不足之处，通过政策调整、人才保障等形式加以规范，降低企业中不良因素、遗留问题的消极影响。

一方面，企业领导层需要具备创新思维和创新意识，优化行政管理制度中的问题和隐患，将法治思想、人文思想融合在行政管理工作中。既能够为员工提供良好的环境，尊重其人格和需求，又能够借助规章制度的约束性调动其主观能动性，实现更为理想的工作效果。另一方面，需要借助市场化、规范化的管理理念，不断向企业结构注入新鲜血液。在学习和借鉴其他企业管理经验的同时需要立足当下、着眼未来，关注今时今日的需求，考虑阶段发展定位。切不可盲目学习，造成企业文化、企业人力资源流失的不良现象[6]。

（三）构建行政管理新体系、新制度

1.行政管理体系建设

企业行政管理体系建设与领导干部的重视息息相关，需在企业中形成自上而下的关注机制，确保各个部门工作人员认识到行政管理工作开展的必要性和重要性。构建管理体系的同时需重建企业岗位结构，剔除冗杂部门、降低交叉工作与重复工作的比重、节约企业人力资源成本，形成责任明确、分工有序的行政管理机制。还需建设“一对一”的问责制度、溯源制度，一旦某项工作出现问题，能够第一时间追溯到第一负责人处，设置严格的奖惩制度规范工作人员行为与思想，强化工作责任和质量。

与此同时，为增强企业核心竞争力、企业软实力，需建立健全企业文化机制，在思想观念上统一工作人员的价值观念，增强其对企业的认同感和归属感。增强管理人员的职业道德素养、发挥领导干部的先锋模范作用。确保领导层能够深入基层，参与细节工作，了解企业制度与需求，增强行政管理的办事效率[7]。

2.设立科学激励机制

激励制度具有不同的表现形式，例如情感激励、价值激励等。合理实施奖惩机制对企业行政管理工作也有较大助益。企业在开展行政管理工作阶段需要设置相应的激励制度，提升员工参与工作的主动性和积极性，在激烈的竞争环境中能够大大提升工作质量，获取良好的管理成果。且工作人员绩效与企业经济效益之间联系密切，配合科学的奖惩机制能够营造企业内部良好的工作环境，引导员工认识到自身成长与企业建设之间的关系。受到工作竞争压力影响，员工可充分调动自身积极性、发挥专业能力、主观能动性、创新意识、发散思维等。此时，企业需要对成绩优异员工给予相应奖励，提升绩效薪酬等。对于工作状态低迷，工作能力欠佳的员工则给予适当惩罚。在竞争中进行企业内部的优胜劣汰，避免出现徇私舞弊行为，进而有效增强企业人员工作效率，增加企业经济利益。

与此同时，企业可同时开展情感激励制度。由于工作人员进入企业之后的工作环境、工作内容基本上不会出现较大变化，长时间面对相同内容，一部分工作人员便会出现厌倦心理。在企业行政管理工作中实施情感激励能够对职员的思想精神进行鼓舞和帮助，领导可与员工交流谈心，了解其工作、生活方面存在的问题和困境。并对其进行具有针对性的关怀和帮助，使其能够感受到企业给予他的温暖，大大提升员工的向心力与归属感，自然而然在工作中付诸行动、汇报企业，将自身发展与企业建设相结合，实现双方共赢的美好目标。

（四）将行政管理落实在细节处、基层中

企业在成长与发展的过程中既能够满足自身的经营需求，获取更为丰厚的经济效益，还能够为区域经济发展、国家经济建设贡献自身能力，并且在企业成长阶段可为员工提供展示自己、发展自己的平台，实现个人的“梦想”。为实现企业行政管理工作的既定目标，企业需要构建完善的绩效管理形式、员工激励制度，将工作绩效直接与员工升职加薪联系起来，既能够有效调动工作人员积极性，也能助力企业在行政管理中取得理想成绩。

此外，在开展工作阶段，需要紧密联系自身情况和需求，避免出现“表面文章”、形式主义等不良现象。应树立求真务实的工作作风、踏踏实实的工作原则，将企业利益与个人利益紧密结合，在实现个人职业追求的同时助力企业发展。

（五）提高行政管理人员综合素质

1.强化既有员工素养，引进现代化人才

企业员工的素养与能力直接影响企业各项工作开展的质量和效率。鉴于此，企业应当重视工作人员教育培训工作，对于既有员工给予其完善的工作保障、理想的薪资福利待遇、宏观的职业规划[8]。在此期间，还要对其进行职业教育，向其宣传现代化的工作理念，介绍国内和国际领域中具有代表性的企业管理案例，促进员工在工作中充实自身能力、强化专业素养，以更为积极向上的态度面对工作内容，实现个人目标。

与此同时，企业还需要面向社会领域招聘具有管理经验和管理能力的人才，适当提升人才入职“门槛”，对其专业能力、职业成长规划、受教育程度、思想政治主张进行全方位研究，确保招聘进入企业的人才在能力与品德两方面都可胜任企业工作。

2.引进现代管理制度，实现“双赢”目标

在企业管理中有这样的论述：企业内员工都具有自身的职业规划和需求，进而才能接受企业给予他们的培训和教育，对于已经设定好的职业规划目标能够通过在企业中完成工作、优化自身实现。这便是“杠杆管理理论”。在这一理论的引导下，员工完成某项工作之后，企业应当给予员工肯定、奖励等不同的形式，对其工作能力、工作成果加以表彰。并且领导人员也需要与员工沟通，明确其下一步实现自我的方式，通过企业与员工二者互相配合、互相信任，帮助其实现自我成长与职业规划。在此期间，企业也需要设定经营管理、项目推进的阶段性目标，将其与员工成长融合，使之能够在企业成长的同时获得自身进步。

企业管理者在向员工介绍企业目标时，可借助PDCA 管理模式，即Plan、Do、Check、Adjust，分别指的是计划、执行、检查、处理四个环节。详细来讲便是员工在完成工作阶段需要进行详细准备，而后按照既定规划完成任务内容，确保各项工作都能够有条不紊实施，而后对全部工作进行检查和反思。企业需要强化员工反思阶段，引导其对自身职业生涯与成长产生正确理解，而后自我评价。有助于企业在行政管理中收获具有指导意义的信息资源，提升对员工了解程度，优化人力资源结构。

五、结论

总而言之，做好企业内部行政管理工作对于现代化企业建设是十分重要的。虽然当下企业建设中仍旧存在一定的问题和矛盾。但是随着企业领导干部的重视、完善的行政管理制度构建、充分的人力资源保障建设、行政素养在基层工作中落实等措施推出，我国企业在行政管理中必然能够取得理想成绩，助力企业稳健发展。