事业单位档案信息化建设探析

艾小英

摘要：进入新时期以来，我国各项事业均快速发展，取得了十分理想的成绩，特别是事业单位以惊人的速度向前发展。随着我国事业单位职能转变，事业单位档案管理制度及人员结构等方面发生变化。档案管理根据时代发展逐渐更新管理方式，是其持续发展的重要方向。事业单位档案是保存政府信息的重要载体，其管理是公共管理的一部分。目前事业单位档案信息化管理中存在许多问题，研究事业单位档案管理信息化建设问题，对提高事业单位档案管理工作效率，促进事业单位持续发展具有重要意义。

关键词：事业单位;档案;信息化;建设

引言

新时代背景下，信息技术已广泛应用到各行各业的发展中，事业单位会计档案管理工作也不例外。档案管理在事业单位信息管理工作中十分重要，其发展必会朝着电子化的方向发展。无纸化资料的推广，对档案管理人员提出了更高的要求。档案管理人员不仅要掌握相关的档案管理知识，更要熟练掌握电子计算机技术等方面的技能。

1信息化建设资金的投入

档案信息管理作为事业单位顺应时代发展的必然选择，必须要得到单位领导的重视，确保能够做好相对全面的分析，围绕档案信息管理工作而开展，严格遵守事业单档案管理要求，并建立较为完善的系统，这样可以保证各项工作顺利进行，减少影响的同时，保证各项管理工作的顺利进行。再加上档案管理信息化需要涉及的设备相对较多，为了避免受到多种因素影响，需要适当对各个环节工作进行优化，配备防火、防盗及各项检测措施，保证档案信息化管理顺利进行。对于配置信息管理仪器来讲，要想保证各项工作的顺利进行，应该强化对各个环节工作的重视，确保各项工作能够得到落实与优化，选择符合信息化要求的打印机、计算机及扫描仪等多种技术设备，强化对档案管理工作的重视，落实好各项工作的开展，使档案管理信息化工作顺利进行。

2更新观念

加强对档案管理信息化工作的重视，事业单位要认识到档案管理的价值;转变传统单纯事务性档案管理工作，建立适合群众利用的档案管理制度。档案管理人员要加强对档案的开发，为公民提供多种形式档案信息资源。事业单位档案管理涉及到有关业务来往等信息，档案管理程序复杂，实际工作中管理人员对档案管理缺乏积极性，要加强对档案管理工作的监督。事业单位档案管理监督需要从内部与公民舆论监督入手。

3建立并不断优化档案管理信息化平台

建立档案管理官方网站是重要环节之一，需要聘请专业人员进行技术指导，建立一个快捷便利、服务良好的信息查询官网。平台要保证其信息公开化，让使用者实现高效查询，平台也要服务到位。同时需要招纳专门人员对平台进行定时维护和更新，修补平台漏洞，保证服务器的正常运行。信息的录入工作则由档案管理人员进行，及时且准确无误的上传信息，而用户只需登录后即可进行信息的查询，也可寻求客服帮助。同时，档案信息化建设与档案管理优化要协调同步进行，档案管理方式与信息化相适应，使各部门依托信息化建设高效率高质量完成工作，以达到信息化建设的最终目标。

4进一步优化档案检索和储存工作

档案管理信息化建设最大的作用就是使档案检索储存工作更加快捷，准确完整地储存信息，因此信息录入时就要做好信息准确率的检查工作和分类工作。根据实际情况可以采用技术含量较高的手段，对档案信息进行扫描录入，人工与智能互相配合进行信息检查工作，共同更正录入错误。在工作中档案管理人员也要针对档案管理方面的不足及时进行更新升级，不断完善信息化管理体制机制，提高工作效率和质量。创新是第一生产力，因此事业单位在档案管理信息化建设中需要不断的进行检索机制和储存机制创新，以适应事业单位发展规律和信息化时代的趋势。

5提升网络安全屏障的建设

对于网络安全建设模块，需要改善的首要事情是对安全保护的认识，对可能存在危险的安全漏洞进行及时调查，定期查杀可疑特洛伊木马，防止保存档案的硬件和软件受到黑客的恶意攻击，避免不必要的损失。同时，注意网絡连接的稳定性和安全性，能够迅速调查网络环境的中断。文档交接时需注意文件网络的储存，避免在交接环节出现差错，在系统处于离线情况下需及时备份相关数据，防止出现数据丢失。除此之外，网络安全的特征具有偶然性以及不确定性。为了降低数据丢失风险，日常工作也需注意对纸质档案的管理，在出现网络安全问题的时候，纸质档案的核查以及校对也需派上用场。针对黑客入侵采取科学高效的技术管理措施，提高技术管理的整体效果，重点针对防火墙技术进行全方面优化，设置内外网保护屏障，避免信息泄露的问题。

6加强人才队伍建设

首先，事业单位应该充分意识到在大数据背景下，引进先进的技术人才是很有必要的。只有不断加强档案管理人才的建设，才能够保证整个档案管理工作能够有新鲜的血液，才能够进行更加高效的合作，实现档案的有效管理。其次，事业单位应该注重对档案管理人员的培训，参与各种各样的培训工作。让这些管理人员能够接受先进的工作理念，掌握先进的档案管理工作技术，全面提高档案管理人员的专业水准。只有这样，才能够让事业单位的档案管理工作得以可持续发展。最后，事业单位应该注重对在岗人员的信息技术培训，全面提高工作人员的计算机操作能力，让他们明白如何正确地使用信息技术，如何保证信息档案的安全管理。

结语

事业单位档案管理工作要随着信息化发展，运用先进技术手段提高档案工作质量。事业单位档案人员要及时更档案内容，充分利用计算机等现代化设备保存档案资料，节省档案管理资金费用。

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