成品油直分销业务内部控制问题及对策

戴惠敏

关键词：成品油;直分销业务;内部控制;问题;对策

对成品油直分销业务开展内部控制，就是将该项业务具体完成经营目标作为主攻方向，确保各项经营方针政策得到高质量的贯彻落实，确保经营活动的效果、经济性及效率，在单位内部采取自我控制、约束、评价等方式方法。从当前成品油直分销业务内部控制来看，相对于以前取得了一定的成绩，但是在很多方面依然存在不足之处，影响了内部控制的整体效果。因此，对成品油直分销业务内部控制问题及对策进行分析有重要意义。

1 成品油直分销业务内部控制存在的主要问题

首先，从当前成品油直分销业务内部控制的情况来看，领导重视程度不足的问题明显，特别是很多管理者对油品的利润、销售额等较为关注，但是对具体业务流程的控制不够关注，很多内部管理工作往往处于听之任之的状态，管理者的态度对具体执行人员开展内部控制工作的重视程度往往有着直接的影响。

其次，从内部控制制度建设的情况来看，制度不完善的问题明显。随着成品油直分销业务的不断更新，需要更完善的制度来推动内部控制工作提质增效。但是，相关制度并没有得到及时有效的跟进完善，影响了内部控制工作的开展效果[1]。

最后，在成品油直分销业务中并没有形成“大内部控制”工作格局，往往由财务部门完成整个内部控制工作，相关的业务人员，特别是基层职工并没有参与具体的内部控制工作，影响了控制效果。

2 提升成品油直分销业务内部控制效果的相关措施

2.1 全面优化成品油直分销业务内部控制环境

一方面，严格落实岗位责任制度。在开展成品油直分销业务过程中，应确立具体业务、相关决策的责任人，框定各个岗位人员的具体工作范围，划分具体的权利和义务。通过构建完善的责任制度，推动各项制度落实到位，在科学分工成品油直分销业务相关人员的基础上，对岗位要求、任务等作出全面细致的规定，实现人员责任和任务的有效衔接。同时，还应建立部门责任制与岗位责任制。部门责任制主要是成品油直分销业务的责任制，岗位责任制主要是领导干部岗位责任制、基层岗位的具体责任制、管理岗位的具体责任制。例如，在成品油直分销业务中的商客部，负责开票的员工明确岗位责任后，对自己应承担的任务和风险的关注程度必然明显提升，对开票流程的管控必然更加关注，随着风险意识的增强，在履行岗位责任方面的认知程度必然得到提升[2]。

另一方面，重点强化内控人员的培训和选用工作。在强化成品油直分销业务内部控制的过程中，所有人员都可以参与其中，最大限度地发挥所有岗位、所有员工在内控中的作用，因此，提升员工的整体素质水平非常关键。直分销业务属于高风险类型，涉及销售、开票、出库等所有销售业务，随着单笔销售油品数量的增加，资金在流转过程中涉及的金额也在提升，但是市场环境整体变化较大，对全面强化队伍建设较为关键。为了留住人才，企业应尊重人才，做好现场管理与岗位练兵工作，特别是基层员工对业务的钻研程度，可以通过挖掘典型案例、开展高质量的现场管理、进行岗位评价等方式，强化成品油直分销业务相关人员的创先争优意识和动力[3]。此外，还应注重对具体业务人员的培训工作，及时更新成品油直分销业务人员的知识结构，确保这类人员能及时了解市场信息，充分关注可能存在的风险。强化培训不仅可以强化成品油直分销业务人员对内部控制工作重要性的认识，还可以借助评选业务能手、开展业务技术比武等方式，强化成品油直分销业务人员对内部控制的学习，使其更深入地掌握成品油直分销业务的相关要点，推动内部控制工作高质量开展。为适应新形势下的直分销业务市场开拓需求，充分调动员工扩销创效的积极性，提升客户经理的业务能力，可在日常工作中组织客户经理开展业务培训，例如合同管理、信用管理、客户提油流程、销售技巧。

2.2 全面优化内部控制机制

一方面，完善成品油直分销业务内部控制管理制度。从当前成品油直分销业务具体管理情况来看，在很多方面存在不足。因此，对各项制度进行完善非常关键。（1）应注重规章制度的灵活性，业务人员可在内部控制范围内，灵活采取措施应对不同的情况。（2）在完善制度的过程中，不仅要征求财务部门的意见，还要征求业务部门的意见，通过全面优化各部门提出的具体问题，强化制度的生命力。（3）重点健全与完善票据管理细则、提油管理细则、发货管理细则、售后客户服务管理等。（4）在制度流程设计过程中，应结合公司组织结构变动及部门职责调整情况，组织制度流程的维护和更新，加强风险防控。（5）在授权管理上，根据公司管理体制调整情况，及时修订《权限指引》，合理分配公司的各项权限，各单位在日常工作中严格按照权限规定办理审批手续。（6）在制度执行过程中，注重对各项制度执行情况的全面监控和分析，及时完善制度执行过程中存在的短板[4]。

另一方面，建立完善的组織构架。在内部控制过程中，完善的相互监督职责构架非常关键。在具体实施过程中，直分销业务流程可以分解为出库岗位、验票岗位、开票岗位、销售岗位及资金岗位等，各个岗位的设置不仅要相互独立，还应具有较强的关联性，关键岗位至少安排两人，在成品油直分销业务中形成相互制约的效果，不仅有助于规避可能存在的风险，还可以有效防止机械化。此外，实行不相容岗位轮岗办公，不仅可以满足成品油直分销业务内部控制工作中使不相容岗位相互分离的要求，还可以让员工在不同的岗位上得到有效的培训与学习，最大限度地规避由于在同一岗位上长期工作而产生的风险。

2.3 全面优化内部监督

一方面，应注重增强事前、事中的监督，特别是在事前，应全面强化监督，将各类内部控制风险抹杀在萌芽状态，将风险评估作为主要依据，采取有针对性的措施，最大限度地规避风险。在全面强化事中监督时，跟进成品油直分销业务预估风险防控措施是否落实到位，在部分情况下，存在因设备因素、人为因素而导致内部控制措施不能高质量落实的问题。因此，在成品油直分销业务中，应将监督制度全面前置，引导成品油直分销业务相关人员积极参与具体的监督工作，最大限度地规避销售过程中可能对企业造成的各种损失[5]。

另一方面，应督促员工积极主动地报告内部控制过程中存在的各类缺陷，畅通员工报告的渠道，特别是基层员工，他们身处一线，对各类风险的感受最直接，在很多情况下可以根据经验预判相关的问题，及时采取内部控制措施，有效提升成品油直分销业务的整体经营效率。此外，可建立完善的奖励和鼓励制度，根据报告缺陷的大小情况、规避风险的大小情况等，给予员工一定的物质奖励或者精神奖励，提升员工参与内部控制工作的积极性和主动性。

3 结语

全面提升成品油直分销业务内部控制效果对业务的整体发展非常关键，从当前该项业务的具体开展情况来看，在很多方面还有较多的不足之处，影响了内部控制的整体成效。因此，在成品油直分销业务开展过程中，应充分认识提高内部控制效果的重要性，切实采取有针对性的措施，全面提升成品油直分销业务内部控制效果，推动成品油直分销业务实现健康可持续发展。