高职院校培训类业务档案管理探究

刘海燕

摘 要：伴随社会的不断进步、市场的不断发展，行业与企业对员工培训的需求也与日俱增，高职院校凭借自身具有的专业优势，在这一方面发挥着很大作用，然而由于受限于诸多因素，国内不少高职院校都并未充分发挥出社会培训职能，其中培训部门档案管理不理想，则是一项重要因素。故此，本文联系笔者工作实际，着重探究了高职院校培训档案管理工作现存问题及相应的改进措施，仅供参考。

关键词：培训档案;社会培训;档案管理

随着我国产业升级及产业结构调整，职业教育体系发生重大变革，高等职业院校长期以来以学历教育为主的教学模式，正向着学历教育与长、短期培训并存的多种教育形式转变。与此同时，高等职业院校作为面向社会，提供社会培训，为社会提供相应服务的重要场所，应充分利用自身优势，在日常工作中对培训项目进行积极拓展，采用多样化形式培训转化低技能人才及社会剩余劳动力，为地方经济提供更优质的社会服务[1]。高职院校在做好社会培训需要同时也要健全自身的组织结构和管理制度，培训档案管理工作是培训管理工作的重要组成部分，在提高培训水平、提升培训质量、服务培训学员等方面有着重要的作用。

一、社会培训类档案的特点

随着国家相应政策的不断出台，高职院校承接了各类劳动力转移、在岗职工岗位技能提升、农村进城务工人员、再就业人员、失业人员上岗前培训等，这些社会职业培训类档案具有时间分散、类型复杂、形式多样等特点。

（1）分散的形成时间。培训档案与学历教育档案按学年或学期的形成方式不同，其没有固定的培训时间，同时培训时间长短不一，有时培训要几个学期才可以结束，有时仅用几天就能完成，因学制的不同造成了培训档案的形成时间也相应分散。所以培训档案要在培训开始时及时立卷，对后期陆续形成的资料不断补充到卷内，培训结束后把案卷整理完整送学校档案室存档，否则容易造成归档材料的漏缺。

（2）类型的复杂性。社会培训的类型各种各样，涉及了众多社会领域及学科，包含了思想素质教育培训、业务技能培训、学科知识培训等，个人生活工作及社会机构的领域都可见到培训的身影。与此同时，各种培训的形式、内容及要求都存在差异，并且参与培训的人员来自各个职务级别、各个阶层与年龄段。此外，培训学科种类繁多、涉及内容多、资料数量大，这些都决定了培训档案有着复杂的类型。在此情况下，要想确保培训档案的质量，就需要档案人员对各种培训工作的过程充分了解，熟悉各种培训工作特点，对各种培训教学环节熟练掌握，然后结合实际情况展开组卷。

（3）多樣的形式。社会教育培训丰富的培训类型，也使得培训档案有着多样化的内容。培训资料包含了各种培训证书、通信录、成绩表、考勤表、课程表及各种信息名册，同时还有录像、照片、资料和试卷等。因此，在归档档案的时候需要对各个培训环节中的相关资料和相应材料进行广泛收集，通过细致整理、组卷和编目后，形成系统、完整的一套培训档案。

（4）不确定的形成周期。通常单项培训是社会培训的主要形式，多数培训的时间都在几天或1个月以内，可能有多项不同的培训项目同时进行，培训资料的形成往往带有很大的不确定性因素，这便加大了整理培训资料，以及建档立卷的难度。

二、培训档案管理工作的现状和问题

高职院校培训部门档案管理情况而言，管理效果并不理想，存在着很多问题需要解决，这些问题若得不到良好解决，将会给新形势下高职院校培训部门的发展形成较大阻碍。具体而言，问题主要体现在如下几点。

（1）不重视培训档案，未规范整理档案。在日常培训工作中，培训部门普遍认为自身的工作任务，不包含档案管理，这件事情应由单位档案部门负责，自身做好配合工作即可，总是处于被动应付状态，不能积极主动做好对档案工作的收集整理工作，如此一来，则致使无法规范、齐全地收集及整理档案，甚至导致档案出现分散、缺失的情况，给档案价值的有效发挥形成了负面影响。

（2）缺乏专门的培训档案管理队伍。很多培训机构的培训档案管理都由其他管理人员兼职，缺乏专门的管理人员，由于这类管理人员在日常有着较重的工作任务、较多的管理事务，没有精力和时间专门整理档案;即便部分培训机构有安排专人进行培训档案管理，但由于能力等方面的限制，使得工作效率并不理想，培训档案工作的实际需求无法得到良好满足。

（3）管理制度不健全。培训工作不同于学校学历教育，其是根据独立项目开展的，因此，培训内容少，时间也较短。但当前不少培训部门，依旧沿用其他教育形式采用的档案工作流程与法规制度，缺乏与培训档案管理工作相符合的规章制度、工作程序及措施方法，归档材料不协调、不完整的培训资料、不规范的档案移交手续等，都会给培训档案的质量形成较大影响[2]。

（4）培训档案的整理不规范。多数培训机构忽视短期培训档案的管理，认为它只是短期行为，无存档的必要性，或是简单地把一些材料无序归档，且在归档过程中习惯沿用过去的手工作业，如此一来既无法取得较快的速度，加大人员工作量，又会给档案的工作效率形成影响，从而给培训档案服务工作和编研开发的主动性形成限制，造成短期培训档案立卷归档整理不规范。

（5）未能有效开发培训档案信息资源。作为能够对培训整体情况进行直观反映的重要资源，通过对培训档案的开发利用，能够与社会各界及上级主管部门展开有效信息传递，将档案的资料与凭证作用充分发挥出来。然而，现如今不少培训部门在开发利用档案信息时，都存在信息化程度较低的情况，档案管理观念较为保守、传统，未能深入开发档案资源，未能良好二次利用档案信息，档案信息资源的共享情况也不理想。

三、改进社会培训档案工作的措施

（1）加大对培训档案的重视程度。具体而言：第一，加强领导重视。在全年工作计划中纳入档案工作，与各项工作一同推进、一同部署;专题会要定期召开，对档案工作进行研究部署。第二，强化机构设置。加快建立档案工作领导小组，对形成的各门类、载体不一的档案进行有效管理，从而形成层次分明、运转高效、统一领导的档案工作领导机构[3]。第三，严格落实责任。将档案工作纳入到目标管理，对档案工作责任制做严格实施，做到工作目标明确，落实好个人责任，从而形成一级抓一级的档案工作责任运行机制。

（2）建立专项档案管理制度。需要出台一系列与培训档案相关的管理办法，统一规定培训档案的归档范围、整理的标准及保存利用等方面。同时，要着手档案保管期限表、档案销毁制度的制定，围绕培训工作流程统一管理档案，具体规定培训中形成的各类档案保管期限，以提高档案管理程序化、统一化的水平;加快档案工作检查、考核及评估制度的建立健全，对档案管理工作进行定期检查、总结和验收;加快培训部门培训档案立卷归档制度的建立，要求培训部门根据归档的相关要求，收集工作及各项活动中形成的档案资料，保证档案资料的准确、完整及齐全，并将之向档案室做及时移交;着手档案相关信息统计年报制度的建立，旨在给院校档案工作的科学决策提供参考依据;为了促使档案工作人员朝着有梯队、高素质、专业化的结构发展，应实行职员职级制或专业技术职务聘任制，从而将源源不断的活力注入到档案事业发展中[4]。

（3）做好相关人员的教育培训，加强档案意识。培训档案材料是培训工作高效开展的重要依据，同时也产生于培训过程之中，要想取得理想的培训档案工作成效，仅依靠档案管理人员的力量是不够的，需要从上到下对培训信息收集和档案建立工作的支持、各级培训管理者认真细致的工作，更重要的是全员都要理解培训档案管理的意义所在。因此，要通过有计划的开展档案工作专题培训，对有关人员进行系统、全面的培训;组织科学有力的档案宣传教育活动，提高培训管理工作人员的思想认识，以逐渐形成全员重档、用档、为档、爱档的良好氛围，能够与档案工作人员展开积极配合，提高培训档案管理成效。

（4）规范档案收集整理工作。由于培训档案的多样性、分散性和复杂性等特点，要求档案人员在每一期培训结束后，及时抓紧收集整理项目档案，否则时间一长，很容易丢失信息和遗漏数据，并了解各类型培训的特点和教学环节，根据具体情况进行组卷，形成一套比较完整的与项目对应的培训档案。

（5）实施信息化管理、建立培训电子档案库。伴随高职院校不断拓展社会培训规模，相应也会不断增加培训档案的数量，这样一来，档案管理工作也将面临着更大难度和更多问题。为了加强电子档案管理的效率和效果，就要加快数字化建设。“高校应当对此加大投入力度，积极进行硬件设施和软件应用的建设和发展[5]。”对此，要在遵循档案形成与管理工作规律的前提下进行科学管理，充分利用新技术、新方式，不断推动档案管理方式朝着现代化发展，实现培训档案信息的网络化传递，建立与之匹配的培训项目电子档案库，实现学员网上在线注册，以便在线收集相关信息。通过现代化的管理技术，使繁重的档案收集、整理、分类工作得以减轻，也便于培训业务的后期更新、回溯。

（6）加强培训档案信息的开发利用。要想将档案信息的作用及价值最大程度发挥出来，就必须有效开发及利用档案信息，这样才能从众多的档案信息中，提取出具有价值、结论性、规律性的数据资料，从而为培训工作的不断改善提供参考依据，提高培训决策的科学性，提供给社会更为优质的服务。

四、结语

总之，完整的培训档案是对培训工作的客观反映及全面概括，体现了教学活动的成效及具体内容，能够为后续培训工作的改善提供参考依据，对于总结培训经验、提高培训质量，以及进行培训教育研究都具有重要意義，它对于高校的建设和发展、教育培训的顺利开展等方面，都发挥着不可替代的作用。所以，一定要高度重视培训档案管理，将之作为高校教育培训工作中的一项重点来抓。

参考文献：

[1]马丽华，董丽娜.立足河北经济发展的高职院校社会培训机制研究[J].人才资源开发，2016，（9）：47-48.

[2]赵和选.对培训机构档案工作现状的思考[J].科技情报开发与经济，2009（11）：185-186.

[3]张珊.谈高职院校档案管理工作[J].卷宗，2019，009（009）：59.

[4]侯浩.新时期下高职院校档案管理工作的问题及对策[J].智库时代，2019，193（25）：91-92.

[5]尹翔.高校电子档案管理工作中存在的问题及对策[J].潍坊学院学报，2014，12（03）：112-113.