高职教育教学管理中教学秘书工作的特点探寻

史丽君

【摘要】随着我国教育事业的快速发展，高职院校需要对进一步提升自身教育水平的有效途径加强探索和实践应用，其中教学秘书作为院校重要管理人员，能够在提高院校应用型人才培养质量中发挥至关重要的作用，因此高职院校教学管理应对教学秘书工作的重要性提高认识，对其工作特点和作用加深理解，从而使高职院校教学管理工作质量有效提升。本文就新时代发展背景下教学秘书工作特点和作用进行分析，并对加强高职院校教学秘书队伍建设的有效策略进行探讨。

【关键词】高职院校    教学管理    教学秘书工作

【中图分类号】G717.3    【文献标识码】A    【文章编号】2095-3089（2021）44-0007-02

教学管理作为高职院校管理工作的核心内容，教学管理质量和水平受到广泛关注和重视，同时教学秘书在管理体系中承担着重要的管理及服务职能，其重要性也日益凸现。其中教学秘書承担着院系领导、教师及学生之间的沟通协调工作，并且需要对教学一线加强管理，并对院校领导及教学人员的日常工作予以协助，从而使高职教育教学质量有效提升，所以高职院校需要高素质教学秘书工作队伍加大建设力度。

一、在高职教育教学管理中教学秘书工作特点分析

（一）促进交流沟通。高职院校教学秘书工作的显著特点之一为交流沟通性，这也是工作顺利开展的重要条件。相关管理者赋予教学秘书相应的交流职权，使其能够与多个教学体系加强沟通，从而使教学目标得以实现[1]。由于高职院校教学体系较为庞大，教育工作会受到诸多因素的影响，如课程设计会因实训活动安排不合理而无法有效实施，为了确保教学资源得以合理利用，教学秘书应与相关教师加强交流和沟通，对课程教学目标进行科学调整，充分发挥其交流沟通的重要作用。

（二）体现工作综合性。在高职院校中，教学秘书作为教育工作主体，主要针对教育活动中的一切事项进行组织和管理，其工作内容涉及教学档案整理、教学管理及课程方案设计等方面。另外，教学秘书需要协助相关教学部门，对人才培养计划进行合理制定，积极参与高校人才培养的同时，需要根据教学中存在的问题及不足，将实际教学情况及时向院校管理者进行汇报，确保教学资源利用率有效提升，充分体现其管理教育工作的综合性。

（三）提高服务性。高职院校管理工作还包括了为教师和学生提供更优质的教学管理服务，因此要求教学秘书不断增强服务意识，在教学情况及时掌握的情况下，确保教学中存在问题能够及时发现和解决，对院校可持续发展起到有效保障作用，同时教学秘书应对自身服务性加强认识，使教学管理工作能够更好地体现其服务性。

二、教学秘书工作重要作用分析

（一）确保教学常态化发展。首先，随着经济建设的快速发展，对应用型人才培养提出了更高的要求，所以高职院校应对自身教学及人才培养模式进行不断改进和创新，其中教学秘书需要对教学管理工作加强重视，提高协助及执行力度，使教育教学工作的可持续性得到有效保障，促进教学常态化发展的实现。其次，随着互联网技术的快速发展，教学秘书面临着新的发展机遇和挑战，对自身综合素质提升加强重视，对教学工作进行合理规划，对教学方案进行科学制定，促进“互联网+”教学模式的有效落实和实施，在此基础上，提高教学信息的准确性，同时可借助互联网教学平台及时进行调查反馈，使教学工作与社会实践加强联系，进而使应用型人才培养目标得以实现。另外，高职院校能够基于相关调查反馈及社会发展情况，对教学方案进行合理调整，同时教学秘书承担着教学方案调整的重要职责，所以需要对自身的教育社会性不断提升。

（二）教学质量有效提升。教学秘书通过自身教学管理职能的充分发挥，能够使教学质量得以有效保障。在高职院校教学全过程中，教学秘书应对其加强控制和监督，并结合教学过程中极可能出现的问题，对教学中存在的缺乏和不足掌握，并与教师及学生加强交流和沟通，对相关反馈进行搜集和整理，对教学过程及时进行调整的同时，向院校管理者提出相应的建设性建议，有利于高职院校教学水平的切实提升。另外，教学秘书应提高自身教学工作服务水平，在与院校领导、教师及学生沟通交流过程中，与学生之间加强联系，积极参与教学活动及课程调整，促进学生学习参与积极性的不断提升。

（三）上下级关系加强协调。在高校院校日常教学过程中，教学秘书需要与各职能部门，以及教研室和教师、学生等加强沟通，确保相关教学任务和工作得以有效落实。其次，教学秘书不需要对教师的教学成果进行检查评价，同时院校也需要对其加强监督和管理。另外，通过自身纽带及桥梁作用的发展，教学秘书能够使上下级，以及各职能部门之间加强联系，使管理工作更具应变性及灵活性。

（四）教学档案管理规范化。教学档案作为高职院校运营发展过程中形成的重要资源，能够对教学过程进行全面反映，同时教学档案收集及管理工作作为教学秘书的工作内容，要求其对基层教育活动加强了解，充分掌握各种教学资源，并对其价值和作用进一步明确，不断提高档案信息的准确性和有效性，并与上级领导进行及时沟通，在教学档案管理中充分发挥自身作用[2]。如教学秘书可通过岗位优势的发挥，在教学档案管理中，结合教学政策的及时调整，使各种教学信息有效保障。另外由于教学秘书所涉及的工作岗位较多，工作范围较广，所以要求其对各种教学资源信息加强了解和掌握，更好地整合教学资源信息，使档案管理工作的科学性有效提升。

三、高职院校加强教学秘书队伍建设的有效策略

（一）综合素质有效提升。高职院校加强教学秘书队伍建设时，需要从提高其综合素质入手，其中包括了信息资源处理能力、沟通能力、协调合作能力以及计算机操作能力等。

由于教学秘书所涉及的工作岗位及工作内容较为复杂多样，不仅需要面对各种与教学工作落实相关的文件、资料，并且资源信息有着不同的指导性及时效性，要求其能够对各类资源进行分类、处理以及保存，同时需要与相关部门、教师加强联系，及时下达各类通知，并需要对基层反馈信息进行全面搜集和整合，将教学实际情况及时向院系领导进行汇报，进一步完善和调整教学管理决策，使教学需求能够最大程度满足[3]。

在高职院校各种教学会议中，教学秘书需要积极参与，并与参会人员加强交流，因此对其沟通能力提出了更高的要求，确保沟通交流的畅通性、有效性，并使各种信息能够实现准确、及时传递。

在日常教学管理过程中，教学秘书需要各部门和成员加强协调，同时为了确保各项管理事务的顺利开展。需要对可能出现的问题进行充分考虑，对各种应急措施进行制定，对院校领导的各项事务处理提供协助，使院系工作得以有效落实。

随着计算机技术在各行业领域中的广泛应用，高职院校各部门逐步实现了计算机办公及网络化综合管理，所以教学秘书需要不断提高自身计算机运用水平，如在学生成绩管理、电子文件归档以及试题库设计中，充分运用自身计算机技能完成相应的教学工作。

（二）队伍加强培训。为了提高教学秘书综合素质及专业能力，高职院校首先需要对配套的制度体系进行健全和完善，对教学秘书职业目标进一步明确，并对队伍建设进行科学规划，在此基础上，应结合具体工作职责及岗位内容，进行薪资待遇的合理设定。其次，需要对绩效考评工作加强重视，使教学秘书工作积极性有效提升，同时结合教学工作实际情况，对教学秘书的特性进行充分考虑，并对每个教学秘书的实际需求予以遵循，从职务晋升、职称评定等方面入手，确保其与其他岗位工作人员享有相同的福利待遇，必要时可采用一定的岗位倾斜政策。如高职院校根据自身教育管理需求，可对业务能力较强的教学秘书进行优先评聘，以及岗位工作时间达到一年以上者可进行优先转岗等，从而有效激发教学秘书的工作热情。另外还需要通过学历进修等方式，为教学秘书提供发展机会，并结合各种制度保障，对专业人才进行积极引进，同时通过各种培训活动的积极组织，使教学秘书能够与更多人员进行交流，使其能够对他人的先进工作经验进行借鉴和学习，不断提高自身管理能力。

（三）评估和奖励制度不断完善。随着近年来教育事业的快速发展，以及招生规模不断扩大，使高职院校教学管理人才流失现象更为突出，对院校人才培养目标实现造成了一定影响和制约。因此为了有效解决人才流失的问题，高职院校应对评估和奖励制度进行科学制定和完善，使教学秘书能够保持更积极、主动的态度投入日常管理工作[4]。其次教学秘书需要面对极为繁杂的工作，工作压力较大，在业绩评估过程中，首先应对其工作业绩予以肯定，并结合院校自身实际情况，对其具体工作进行量化，提高薪资标准的科学性和合理性，使教学秘书能够更好地在院校可持续发展中作出积极贡献。

四、结束语

高职院校在面对教育改革持续深化的发展要求时，需要对教学秘书工作的重要性提高认识，对其服务职能进行不断拓展，使院校新常态发展需求得以有效满足。同时教学秘书也需要积极应对新时代发展要求，对自身岗位职责及工作内容进一步明确，进一步提升专业水平及综合素质，在高职院校应用型人才培养中发挥重要的辅助作用。

参考文献：

[1]钱丽云.探究教学秘书工作在高职教育教学管理中的特点及作用[J].科教文汇，2019（28）：14-16.

[2]温馨.教学秘书工作在高职教育教学管理中的特点及作用分析[J].读书文摘（中），2019（4）：244-244.

[3]王阳.浅析教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求[J].2016（9）：127-127.

[4]尤燕.对高职院校教学秘书工作的認识与思考[J].人文之友，2019（16）：1.