加强中小学教育档案管理、收集与利用的措施

赵芊芊

（南宁市第十七中学，广西 南宁 530023）

1 中小学教育档案工作存在的问题

1.1 教育档案管理不规范

当前，中小学教育档案中存在“两少”现象，常常表现为文件缺失、信息不完整，即教育档案注册不正确，保存内容很少。对不同文件的收集归档较少，档案管理不规范[1]。中小学教育档案中仍然存在一些问题，例如管理部门和员工的职责不明确，如果由于教育档案缺失导致一些重要操作、数据的丢失，而影响相关内容的使用，则会给区域教育事业的发展带来一定阻碍[2]。

1.2 教育档案收集不完善

一些学校对教育档案重 要性的重要性缺乏了解，对教育档案的科学管理与管理应用效果之间的关系缺乏科学认识，导致在提交相应档案时往往缺失一些细节和部分内容。一些档案管理工作人员认为教育档案文件管理是棘手、琐碎且耗时的，加上要求的苛刻性且执行的困难性，对教育档案库操作的关注程度不足[3]。

1.3 教育档案利用程度

中小学的每个教室和办公室都有一些教育活动开展，而教育档案不仅囊括了学生接受教育的过程信息，也包含了重要教育活动记录。在利用教育档案上，一些档案管理单位仍然基于传统的人工查找管理方法，效率很低，而且也很容易找到不正确的档案文件，使已有教育档案无法更好地为教育教学服务。

2 明确教学档案对教育教学的作用，落实好档案收集

2.1 要明确收集和整理教学资料的目的

收集教育材料的目的是在教学中使用有价值的材料，从而促进教育开发和学习资源的再利用。通过教学档案数据化，可以在应用过程中快速而准确地检索数据。收集和分类学习材料，从而从复杂的知识领域中提取对学习有用的部分，并创建分类数据库以形成科学收集、分类处理和有效学习使用的关系，从而使其应用更加方便。

2.2 教育档案对于拓宽教师的视野和不断提高教学质量至关重要

教师可以充分利用经典教育档案，作为深入学习的素材。教育档案也有利于改革教学体系，为探索教学方法和教学内容奠定有力基础，以进一步探索教学规律和提高教学质量。

2.3 教学档案有助于提高教学工作的规范化管理

教学档案文件是教师教育内容、过程和结论的原始记录，它真正地捕捉了教师的成功经验和从失败中汲取的教训，并为其他教育者提供了一个经验参考，有其中阐明了教育学习的完整框架和计划。

2.4 教学档案资料可以帮助学校学生在学习过程中更好地理解和吸收教学内容

教学档案资料有利于教育工作者掌握学生的学习态度、探索能力、存在的问题，从而帮助教师把握学生的教育兴趣和满足教学要求，这有助于学校及时了解实际的教学情况，并对教学进行适当的调整。教学档案可以帮助教师学习教学经验和教训。这不仅有助于节省时间和精力，而且还将消除不连贯和重复的学习内容。借助以前的经验和教训，可以通过浓缩或变通办法，提高课堂学习的质量。教育档案在教学评估中起着重要作用。它记录了改善学习管理和适应现代教育改革所需的教学改革和研究成果，还可以用于学校之间的交流和学习，以促进和改善彼此的发展。

3 提高档案意识，规范教学档案管理

3.1 学习档案法

提高教师、学校和档案管理单位对教学档案的重要性的认识，激发教师对教育档案的日常收集和分类的热情，并为教学档案的有效利用奠定基础。

3.2 加强教学档案管理队伍建设

可以强化对档案管理专业人士和兼职人员的培训，提高专业水平，使档案教学更好地服务于教育事业。

3.3 完善档案管理制度

推进档案收集、分类和利用等业务的标准化，并建立档案的收集、分类、存储、安全防护和借阅等功能兼具的系统，以确保档案管理工作的效率，不断完善系统建设以易于存储和使用。

3.4 合理运用信息化技术

改进教育档案文件的开发和使用。计算机化的档案管理为纸质档案带来了前所未有的优势，例如处理速度快、存储容量大、易于访问和保存期长。档案管理信息系统真正实现了文件的整合，以及纸质文件和电子文件的共存。信息技术的使用提高了档案馆的效率，并提供了许多更便捷的服务类型，例如审阅、阅读、交流和供审稿人使用，以及真正实现的资源共享。

4 明确教学档案收集整理范围，加强档案的有效利用

4.1 收集并组织练习和测验题以创建“学习题库”

练习和测试题是教育档案文件的主要内容之一，其每年在全国各学校均有发行，例如每所学校每个学年都有的几次常规考试，以及统一的国家和地区入学考试。面对浩如烟海的问题设计方式，教学档案中能够收集其中已经有所考察的测试问题和材料，以此建立直接服务于教学的问题库，有助于提高教学质量。

4.2 收集并组织用于制作教材的通用图形资料

档案管理单位在整理收集教育档案之后，可以及时收集主要用于教育课程的丰富资料，并通过互联网途径，丰富教育数据库中的图形资料的内容。

4.3 完善构建系统化的教学理论和方法

区域教学档案中往往包括了该地区众多学校的教学书籍、报纸和讲座等内容，能够从中收集和提炼有关的教学方法、教学理论和其他材料，以构建系统化的教学理论和方法，从而为教育工作者新学期准备课程提供有效参考。

5 结语

总之，要提高区域教学水平，教育档案管理者必须坚持更新观念、创新机制，不断地拓展档案收集渠道，扩大收集范围，广辟档案信息资源，并有效地运用收集的参考资料，进行加工整理、分类编集，完善教学档案体系的构建，并在教学中广泛利用好教学档案资料，发挥教学档案的服务功能，推进教育教学工作的开展。