浅谈新时期信息化在企业人力资源管理中的运用

何云

摘 要：人力资源是企业生存与发展的重要要素，在经济快速发展的背景下，企业必须要重视人力资源管理，确保人力资源效用最大化发挥。而当今正处于信息化时代，企业在开展人力资源管理时应注重有效运用信息化手段。为此，本文先是对人力资源管理信息化的概念、特点及其作用进行分析，然后对信息化在人力资源管理中的具体运用进行分析，最后针对实际运用中存在的问题提出几点保障措施，以供参考。

关键词：信息化;人力资源管理;运用;问题;保障措施

引言

人力资源管理是现代企业管理体系重要组成部分，对企业的发展有着重要的作用。随着经济的快速发展，暴露出传统人力资源管理模式的许多不足，使得企业发展受到影响。因此，在新时期背景下，企业进行人力资源管理模式的创新尤其必要。信息化作为一种有效的管理工具，为企业人力资源管理模式改革创新创造了有利条件。鉴于此，下文具体介绍信息化在企业人力资源管理中的运用及实践运用过程中相关问题的解决，切实发挥出信息化的作用，提升企业人力资源管理水平。

一、人力资源管理信息化的概念、特点及作用

（一）概念

从字面意义可看出，人力资源管理信息化是将信息管理与人力资源管理进行了结合，主要是借助信息管理的优势，在整合人力资源管理业务的基础上，对人力资源管理的理论、方法进行改革创新，既能够让人力资源管理满足企业战略发展的要求，也能够实现综合性更高的管理。简而言之，人力资源管理信息化，就是利用现代信息化技术来完成人力资源管理中人员招聘、薪酬发放、人员培训与开发、绩效考核等工作。

（二）特点

规范、便利、自助、可跟踪是人力资源管理信息化的显著特征。主要因为信息化手段能为人力资源管理提供功能多元、系统化的管理系统，且所提供的管理系统具有自助服务和灵活开发的优势，既能够实现内部信息高度共享，也能够有效保证信息的安全，可大大提升人力资源管理的效率与效果。具体而言，一是通过信息化，人力资源管理可实现可视化操作，且操作简单，可直观反映出人力资源管理的内容及业务流程，不仅能让员工理解和接受新型的管理模式，也能够让员工实现自我管理。二是在这样的管理模式下，企业管理规范性更强，且能够减少许多不必要的工作，减轻了管理人员的工作压力，员工也能够通过管理系统的自助服务了解自身所需的信息，這更加有利于人力资源管理部门工作的有序开展，进而提升人力资源信息化管理的水平。三是，所形成的人力资源管理信息系统，也具有较多的优势，不仅能根据用户需求进行二次开发，也能够实现对各个界面的单独管理，这有利于促使资源的完善及无缝对接。比如，可在系统中导入用户信息，然后根据自身所需的报表形式进行相关的报表操作，且系统提供的WPS等软件导入导出功能，可灵活进行报表生成、数据统计分析，数据输出过程也能通过加密技术进行加密处理以及数据恢复、还原，这样可有效避免数据输出及处理时出现数据失误的问题。四是，即便是管理人员，也不能随意进行系统数据的篡改，但可通过信息化管理进行系统数据的跟踪管理，并建立备份机制。

（三）作用

人力资源管理信息化的作用主要体现在这几个方面：一是能有效增强信息沟通效果。主要因为人力资源管理信息化为企业自上而下的信息沟通提供了新渠道，且其通过网络结构的方式，将收集统计的人力资源信息实时给企业员工，既能缩短员工反馈的时间，也能够让上级部门及管理层及时了解员工的思想动态。二是可促使人力资源管理效率显著提升。在计算机、网络等先进技术的作用下，可实现人力资源信息数字化，管理人员只需要将人员的信息输入到计算机中，便可实现对信息自动保存和管理，可减轻管理人员的工作压力，提高工作效率。三是可减少人员的操作成本。在人力资源管理中，涉及到多个重要的工作环节，如人才引进、绩效考核、人员培训、职工规划、人员调动等，通过信息化管理可将这些环节的信息集中在一起分析，可促使业务流及作业流程有效结合，进而减少人员的操作成本。四是可有效降低沟通成本。信息化管理在增强内部信息沟通的基础上，实现相关信息的实时收集与分析，可为管理人员制定科学有效的决策方案提供可靠的依据，同时管理人员也能有更多的时间精力去分析有价值的方案和策略，这既能够降低沟通成，也能够提升人力资源管理的效率。

二、信息化在企业人力资源管理中的具体运用

（一）在人力资源规划中运用

将信息化手段运用至企业人力资源规划中，可借助信息化中预测的功能，掌握企业现有的人员情况，然后在此基础上根据企业实际确定人力资源成本核算的方式，从成本核算的角度并结合企业经营发展战略进行人力资源的合理配置，让企业人力资源规划有据可依，也能有效监控人力资源规划执行的情况，及时发现执行过程中存在的问题或风险。

（二）在工作分析中运用

将信息化运用至企业工作分析上，主要是能够规范岗位的描述及工作说明，这样能够进一步明确工作范围及职责范围，然后制定相应的工作流程。以此同时，也能通过信息化分析企业的发展现状，然后相应进行企业组织结构的调整和优化。除此之外，信息化还提供了定量岗位评价工具，可借助这一工具对岗位差异及级别分布进行分析，并通过图文统计工具对人力资源相关数据进行信息化处理，可为管理决策提供更加可靠的数据支持。

（三）在人员招聘中运用

人员招聘是企业人力资源管理中一项重要的工作内容，企业也可通过利用信息化手段，编制科学合理的人员招聘计划。首先，在人员招聘前期，需要从费用预算及计划角度对招聘方式、招聘效果进行分析，在此基础上编制多种合理的招聘方案。之后借助大数据挖掘各种招聘渠道的人员信息，然后将这些挖掘的信息导入到企业人才库中，并建立起相应的人员档案库。其次，在人员招聘时，借助信息化提供的测评工具对招聘人员进行线上测试测评，然后以星级化的方式生成招聘人员的素质报告。最后，借助图形工具对生成的招聘人员素质报告进行分析，获得分析结果，然后通过批量发送的方式通知应聘人员结果，也能对通知单进行批量打印，这便于后续相关信息的录入。通过这样的方式，既能够有效把控人员招聘的整体节奏，促使整个招聘流程更加高效，而且能够结合企业实际所需精准进行人才的聘用。

（四）在考勤管理中运用

在企业人力资源管理中，员工考勤是不可或缺的一项工作，其主要是对员工的日常工作进行考勤，及时记录员工休假、调休等情况。而将信息化运用至员工考勤管理中，可大大提升考勤管理的效率，主要因为信息化能对员工的上下班时间自定义设定，并形成相应的考勤规则，管理人员可通过考勤机采集相关的信息并实现信息化管理，同时能根据企业制定休假制度设置加班、倒班、休班等不同时间段，进而设置不同的考勤规则。另外，在信息化的作用下，能促使考勤管理、绩效考核、薪酬管理這几个系统有机融合，若员工休假与企业休假制度存有矛盾，可根据具体情况折算成相应的工资。总的来看，信息化的运用，能够有效减少考勤管理这一环节工作不必要的浪费，也能够让考勤管理更加高效进行。

（五）在培训管理中运用

人员培训是企业人力资源管理中一项必不可少的工作，但往往由于人员培训需要花费大量的时间、金钱和精力，以致于许多企业并不重视人员培训，或者开展了培训但培训效果并不佳。而将信息化运用至企业培训管理中，可在满足大量培训需求的同时，在合理的成本范围内制定培训规划和培训实施计划，既能够对培训费用进行预算，也能够提供培训课程，可保证培训工作顺利进行。除此之外，还能够通过信息化手段进行培训结果的反馈，然后在生成的报告上实现对培训效果的跟踪管理，进而对培训计划进行相应的调整和优化，这能够保证培训工作有效开展，进而提升实际的培训效果。

（六）在人事档案管理中运用

人事档案是人力资源管理工作的重要依据，要求人力资源管理人员应加强人事材料信息的实时收集，从而形成完善真实的员工档案。将信息化运用至人事档案管理中，能进一步增强人事档案管理的效果，主要因为信息化管理模式能够实现对人员从入职到离职全过程的信息记录与管理，一旦出现人员调动、转正、职位变化等情况，便可借助信息化方式自动进行人员信息的更新，这样能确保人事档案信息的完整性和实时性，进而保障人事档案作用的有效发挥。

三、信息化在企业人力资源管理中实践运用时遇到的阻碍

（一）企业员工信息化意识较薄弱

目前许多企业员工还不具备信息化意识，甚至有的员工存在排斥的心理，使得信息化在企业人力资源管理中应用受到阻碍，进而无法有效提升企业人力资源管理的效率。比如，现阶段许多员工就对OA办公系统及HP系统的应用存有抗拒的心理，主要因为这些员工还停留在以往的工作思维及工作方式中，加之信息化管理也需要员工的参与配合，使得其工作量及难度增加，所以员工会对信息化建设产生排斥的心理，很大程度上阻碍了人力资源管理信息化的建设。

（二）信息系统定位不准确或有偏差

企业在推进人力资源管理信息化建设过程中，应当结合自身实际准确定位信息化系统，如此才能够确保系统作用有效发挥，促使企业人力资源管理效率的提升。然而现阶段企业在对信息系统定位时，或多或少会出现定位不准确或偏差的问题，一些企业并没有结合实际情况去进行信息化建设，同时也不重视信息化系统功能的完善，导致信息化系统难以发挥出其应用的作用，流于形式，最终使得企业人力资源管理质量受到影响。

（三）监督作用不明显

为确保人力资源管理信息化有效推进，也需要企业建立相应监督机制，以此对信息化实践运用进行监督，及时发现实践过程中存在的问题，并采取有效的措施加以完善。然而从实际情况来看，一些企业在推进人力资源管理信息化建设时，并没有建立起相应的监督机制，即便开展了监督工作，也是由人力资源管理人员负责，管理职能与监督职能混为一谈，导致监督职能难以有效发挥，也就难以有效提升企业人力资源管理的质量。

四、信息化在企业人力资源管理中运用的保障措施

（一）加强信息化的宣传，提高整体的认可程度

针对企业在推进人力资源管理信息化中存在的人员抵触问题，企业应当加大信息化的宣传力度，借助多种有效的宣传方式，提高员工对信息化管理的认可程度，充分认识到信息化管理的作用及价值。具体可以通过分析员工的心理，然后加大人力资源管理信息化作用的宣传，促使员工思想认知水平提升，并积极参与到人力资源管理信息化建设中。另外，可借助榜样宣传的方式，即针对人力资源管理信息化建设中表现优秀的员工，给予一定的奖励，以此带动其他员工参与其中的积极性和主动性，这样既能够减少抵触心理，也能有效提升企业人力资源管理信息化建设水平。

（二）结合企业实际情况，准确定位信息化系统

企业在推进人力资源管理信息化建设过程中，应当充分结合自身实际情况建立起适宜的信息化系统，确保其与信息化建设目标及企业发展需求相适应。与此同时，在具体的建设过程中，也应坚持这几点原则：一是坚持实务性原则，即要保证所建立的信息化系统能够解决人力资源管理中实际存在的问题;二是坚持经验性原则，这一原则要求参与系统建设的管理人员不仅要具备专业的管理知识，也要具备丰富的管理经验;三是坚持重点性原则，即以核心业务为主完善基础性平台建设，之后再根据具体情况进行相应的业务板块的拓展;四是坚持可实施性原则，这一原则要求企业要充分考虑自身的管理需求，而不是一味地追求高新技术的应用，应确保系统建设在合理预算范围内容，同时与企业管理文化一致;五是坚持先进性的原则，即要充分发挥先进技术的作用，并充分体现现代管理理念;六是坚持完善性的原则，应确保系统具有招聘、培训、绩效管理、薪酬管理、福利等功能，便于人力资源管理各项工作高效开展。

（三）建立完善的监督机制

企业在人力资源管理信息化实践运用过程中，应建立完善、独立的监督机制，使其独立于人力资源管理部门，确保执行监督职能时能够保证其独立性，同时在设置监督机构时，应强化监督机构的职能，使其能够有效干预人力资源管理工作，针对人力资源管理中存在不合理的地方或内容，提出建议或暂停上报，切实通过监督职能促使人力资源管理质量的提升。除此之外，若条件允许，企业可通过邀请外界专业队伍来开展监督工作，充分发挥其专业、技术优势，提升监督效能，进而提升企业人力资源管理质量。

（四）提升管理人员信息化应用能力

企业在人力资源管理信息化实践运用过程中，也不可忽视管理人员信息化应用能力的提升。应通过有效的培训，不断提升管理人员的信息化管理理念，认识到信息系统的重要性，并让其能够充分掌握信息化操作相关技能，提升信息化应用水平，进而提升信息系统的效益及水平。

结语：

综上，新时期企业实施人力资源管理信息化是必然的趋势，企业应充分认识到信息化运用的重要性，并结合企业而实际情况，明确信息化管理目标，不断推进信息化建设，使信息化能够在企业人力资源规划、工作分析、人员招聘、考勤管理、培训管理、人事档案管理等各项工作中发挥出应用的作用，以此不断提升企业人力资源管理效率与质量。

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