“互联网+”背景下高校文书档案管理的问题及对策研究

作者简介：耿伟娜（1980—），女，本科，馆员（T），研究方向为档案学。

摘要：“互联网+”是一种新型的经济形态，高校文书档案管理是高校发展的凭证。在“互联网+”的背景下，文书档案信息的传播速度与安全性明显得到了提升。本文从“互联网+”的由来与影响出发，来探讨“互联网+”背景下高校文书档案管理的作用、问题与对策，以供参考。

关键词：“互联网+”  高校  文书工作  档案管理

中图分类号：G275.2

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2201-5640-4971

高校的文书档案能够对高校的历史，发展状况及各项活动进行有效的记录。现如今由于互联网技术的发展，在“互联网+”的背景下，高校档案管理工作出现了文书与管理工作衔接不够，档案采集不够全面及档案管理人员素质不高等问题。因此，想要提高高校档案管理工作，就需要对存在的问题进行解决，从而保证档案管理工作的有效开展。

1 “互联网+”的由来与影响

“互联网+”的概念最早是起源自2015年，是一种新型的经济形态。它能充分地对互联网进行利用，对互联网中的生产要素进行配置，从而将互联网中的研究成果运用到现代各个领域经济发展当中。“互联网+”不但能将各种信息与科学技术相融合，还能对社会的生产力与经济创新能力进行提高。现如今，大数据、物联网与云计算是支撑现代生产服务业与现代制造业的信息重点。大数据、物联网与云计算能够推动我国新兴产业的发展，壮大产业的发展力量，为我国国民在互联网上的创业与创新发展带来保障，从而推动我国国民经济，同时互联网的服务理念与服务技术，对我国文字管理工作也起着相当大的作用。

2 “互联网+”背景下高校文书档案管理的作用

2.1 作为凭证

高校文书档案具有原始凭证的功能与作用，国家档案局已经对档案的管理进行了明确规定，要将单位的文件资料按照相关规定进行统一管理。因此，高校在对文书档案进行管理时要根据《高等学校档案管理分类法与高等学校档案工作规范》的相关规定，对高校文书档案进行统一管理。由于高校文书档案记录了高校真实的发展历程，具有真实性与可靠性。因此，高校文书档案是高校发展的重要凭证。

2.2 高校工作的参考依据

高校文书档案具有查询、调取的功能与作用。文书档案管理是高校进行各项工作的参考依据，高校文书档案是高校历史的见证者也是忠诚的记录者。它可以对学校各项工作的调查研究提供各项依据，从而起到良好的参考与借鉴作用[1]。

2.3 有助于高校的教研活动

高校的文书档案会对高校的教研成果进行记载，其中都包括教研成果的历史成绩、教研成果的经验、教研工作中的反思、教研的效果评价、教研的结果反馈与改进等。高校文书档案记载的这些内容，能够对高校教研工作的开展提供有效帮助。

2.4 具有历史价值

高校文书档案随着时间的推移，其中的依据就会逐渐递减，但是高校文书档案的历史价值会逐渐增加，时间越久，文书档案的历史价值就越高。

3 “互聯网+”背景下高校文书档案管理的问题

3.1 对文书档案管理工作不够重视

现如今，高校的文书档案管理工作还是处在原始管理阶段，高校中有一部分领导者与管理者对文书档案管理工作的重视度与关注度不高，学校教职工也对文书档案管理工作感觉到陌生;而且现在许多高校没有将文书档案管理工作纳入到学校的管理体系当中，因此就导致了文书档案管理人员对文书档案管理工作认识的不足。目前，高校文书档案管理部门有许多重要文件以涉密、方便利用的理由不履行存档流程而是留在领导手中。大部分高校领导都认为高校文书档案管理工作无法为学校带来济利益，因此，有些学校为了追求利益最大化就没有对高校文书管理工作投入相应的人力、物力，从而产生了一系列问题。另外，存在高校给文书档案管理者的待遇不到位的情况，因此影响到了高校文书档案管理的效率与质量。

3.2 文书与管理工作衔接不够

现如今，高校文书档案管理工作在“互联网+”的背景下，管理工作要求越来越高。文书档案管理工作者要熟练、合理、流畅地进行不同种类文书档案管理工作。文书档案管理工作是具有关联性的，而且不同的文书档案特性也有所不同。高校文书档案的管理模式是文书、档案分块式管理模式，这种文书档案的管理模式在一定程度上保证了文书工作与档案管理工作的独立性[2]。但是如果对文书工作与档案管理工作模式的掌握程度不够准确，那么就会使文书工作与档案管理工作陷入互不干涉的误区。例如，高校档案管理员与文书工作者没有将两者的关系把握好，两者没有交集，就会导致文书工作者对档案管理流程的步骤不了解，档案管理员对文书的内容也不知晓，这样就会使文书工作与档案管理工作之间产生脱节，无法相互连接，从而导致文书与档案产生了不规范与不标准的情况，使文书档案管理工作产生漏洞，造成档案数据出现缺失的情况。

3.3 文书档案采集得不够全面

高校文书档案在进行处理的过程当中，只注重文书的办理与使用，没有注意文书办理的规范性，因此在对文书进行处理的过程当中就会出现公文格式不规范、签单不完整、字体不统一等情况。而且在对文书档案材料进行收集时，材料内容不完整。例如，学校单位公文批复不完整、材料缺乏部门印章、文书档案缺乏连续性、出现有头无尾与有尾无头的现象，这种情况的出现就会导致文书档案利用价值不高。

3.4 文书档案管理技术没有与时俱进

现如今，社会的发展已经逐渐信息化，与此同时高校档案管理工作的进程也受到了影响。当今社会科学技术在不断的发展，大部分的档案管理行业还保持着传统档案管理模式，许多高校的文书档案管理工作模式也在逐渐脱离实际。如今档案管理行业采用传统的管理模式比较多，大部分管理工作还是采用手动的方式，采集方式也是采用原始的接收方式，传统方式采集的档案数据内容缺乏时效性，档案中的信息与内容会出现不对称或者错误的现象。例如，对成绩与考试数据进行收集时，传统的档案管理模式会对有效时间进行延长，这样就耽误了信息数据的实效性。传统的文书档案管理模式，不方便教师与学生去了解最新的教学资讯，也不能对网络信息进行有效的传播。档案数据的采集只利用电话、贴告示与文件收发的方式，就会使教师与学生无法在第一时间接收社会新闻与学术信息，同时也无法进行沟通与交流，不利于高校文书档案管理的公开化，从而导致档案管理系统处于被动状态[3]。除此以外，高校文书档案管理工作没有完整的管理制度，因此对文书档案管理工作人员没有起到良好的约束作用。

3.5 高校文书档案管理人员素质不高

高校文书档案管理工作的成效与文书档案工作管理人员素质息息相关，许多高校由于管理人员的素质不高，管理制度不完善，导致了文书档案管理工作出现问题。目前，大部分高校文书档案管理者都是一些高学历的人才，但是由于学校对档案管理工作长期不重视，常常将转业军人安置在档案馆当中。由于专业的档案管理人员极其匮乏，一些没有经验的大学生也会进入档案馆工作，虽然大部分人经过长时间锻炼也会成为档案管理工作中的中流砥柱，但是由于人员与人员之间专业水平不同，因此在工作当中很容易产生矛盾。

4 “互联网+”背景下高校文书档案管理的对策

4.1提高对文书档案管理工作的重视程度

想要做好高校文书档案的管理工作就需要提高文书档案管理工作的重视程度，高校文书档案的管理工作是高校管理工作最重要的组成部分。因此，学校领导要对文书档案管理工作的重视度进行提升，对档案管理工作的意识进行建立，并重新文书档案。高校文书档案管理是高校各部门、各单位教学科研、管理工作的历史记录，它是经过科学分类、归档、立卷、排序、编目与整理的，是具有不可替代的价值。高校档案管理对高校的改革发展、科研教学、职称评级、资格认定、编史修志及服务管理方面具有一定的影响。在对高校文书档案管理的前提下，需要对档案管理工作的资金与人员资源加大投入，从而促进高校文书档案管理的发展与创新。

4.2 注重文书与管理工作的衔接

在“互联网+”的背景下，高校文书档案管理者要具备良好的文书处理能力。因为高校文书工作的开展与档案管理工作之间存在关联性与个体性，所以我国高校在文书档案管理当中采用的是文书、档案分块管理的模式，这样就能使文书工作与档案管理工作有足够独立的处理空间，但是这种管理模式会使文书工作与档案管理无法有效地进行衔接，使双方无法考虑到对方的要求。因此，想要对文书管理的有效性进行保障，就需要对文件的规范性进行提高。高校要对文书档案管理工作建立一个健全的制度，从而保证文书的规范与档案管理工作的衔接。要保证文书工作的规范化，将文书工作与档案管理工作的信息进行整合。高校的文书档案管理人员要对文书档案的数量进行定期检查，防止档案文件出现丢失等情况[4]。在对文件进行收发的过程当中，要做好记录保证档案部门文书资料的完整性。除此以外，要对文书档案的书写规范进行重视，利用互联网技术对档案的检索系统进行优化，从而提高档案管理的工作效率。要将计算机设备、互联网技术及信息技术引入高校文书档案管理工作当中，从而完善档案管理的数字化与信息化水平。

4.3 加强高校文书档案的采集

高校在开展文书档案管理的过程当中，要对档案信息资源的收集与整理进行重视。高校档案管理部门要对档案管理工作人员的档案信息收集能力，与整理文书档案的能力进行培训，从而提升文书档案的采集能力。高校档案管理部门要建立健全的档案管理制度，提升档案管理的效果。对文书档案管理工作开展各种活动，对文书档案信息搜索的效果进行提升。

4.4 实现文书档案管理信息化，电子化

现如今，在“互联网+”时代的背景下，互联网技术与信息化技术已经得到了广泛运用。高校在进行文书档案管理工作时，可以将互联网技术与计算机技术运用到文书档案管理当中来，将文书档案中的信息进行统一归档。除此以外，高校可以利用计算机管理技术，建立一个同步分类归档，电子与纸质档案双管理的系统，对档案管理的效果进行提升。高校要实现文书档案电子信息化，对档案的便捷性进行提升，从而实现档案管理工作的快速检索与电子化传输。除此以外，想要对文书档案信息的传播速度与安全性进行提升，可以在对文书档案进行管理时，对局部网络与隔离带进行建立。与此同时，要对高校档案管理工作者提供信息管理技术与互联网技术，对档案管理员工进行培训，从而提高档案管理人员对信息管理技术与互联网技术运用的水平，从而提高文书档案的管理技术。

4.5 提高文书档案管理人员的整体素质

想要对高校文书档案管理工作的效率进行提升，就需要对档案管理工作人员的整体素质进行提升，建立出一支文书档案管理技术水平较硬的管理队伍。第一，对档案管理人员的思想认知进行提升。高校要对文书管理人员进行资金与政策上的支持，要建立起各种规章制度，将档案工作管理人员的工作环境进行改善，提高档案管理人员的薪资待遇。对档案管理人员进行专业的培训，使档案管理人员专业知识能够得到及时的更新。第二，对档案管理工作人员的服务意识进行强化，档案管理人员的工作效率与工作质量是影响档案管理工作的基本因素[5]。高校要对档案管理工作人员的服务方法进行完善，档案管理人员也要对自身的服务质量与服务意识进行提升，这样才能在进行档案管理工作时，提高工作效率。第三，加強档案管理工作人员的教育培训，高校档案管理工作人员要建立终身学习的制度，要经常参加继续教育，从而对自身的专业知识进行不断更新，对自身的整体知识进行扩展。同时，高校也要对档案管理人员进行教育培训，培训的内容要与工作实际相结合。档案管理工作人员之间要互相交流，通过交流来丰富自身的专业知识。而且档案管理工作人员要具有奉献精神，要淡泊名利，这样才能促进档案事业的发展。

4.6 建立健全的高校文书管理制度

高校应该结合“互联网+”发展的特点，对文书档案的管理体制进行完善，要制定严格的部门立卷归档制度，使文书档案管理体系进入到“四纳入”与“四同步”的轨道当中来。“四纳入”包括将图书管理工作纳入到学校规划当中，学校管理制度当中，管理队伍建设及兼职人员职责范围当中[6]。“四同步”包括文书档案管理体系要与学校各项工作的布置同步、检查同步、总结同步及验收同步。在做文书档案统筹规划时，文书档案的转档、存档等环节要严格按照标准来进行。同时，高校可以聘请档案管理专家，对档案管理部门的文书档案管理工作者进行培训，使文书档案管理工作人员不但能掌握文书档案管理知识，还能对文书档案工作中的高科技技术进行熟练的运用。同时，也可为文书档案管理工作者提供出差实践的机会，从而对文书档案管理工作人员的专业素养与工作水平进行提升。

5 结语

综上所述，想要做好“互联网+”背景下高校文书档案管理工作就需要提高对文书档案管理工作的重视程度，注重文书与管理工作的衔接，加强高校文书档案的采集，实现文书档案管理信息化、电子化，提高文书档案管理人员的整体素质及建立健全的高校文书管理制度，从而对高校的档案管理工作效率进行提升。

参考文献

[1]刘静.机关事业单位文书档案管理工作中存在的问题及对策建议[J].办公自动化，2021，26（24）：46-47，32.

[2]关欣.新形势下文书档案管理存在的问题和解决对策[J].黑龙江档案，2021（2）：58-59.

[3]刘航.信息时代文书档案管理工作面临的问题及对策探讨[J].办公室业务，2020（17）：100-101.

[4]周磊.信息时代文书档案管理工作面临的问题与对策分析[J].科技创新导报，2020，17（18）：137-138.

[5]蔡杨.医学高校文书档案管理工作中存在的问题及对策[J].城建档案，2020（2）：68-70.

[6]李满.信息时代文书档案管理工作面临的问题与对策[J].科技风，2020（5）：105.