军贸科研项目档案管理问题解析与对策

樊华 张永丽

船舶领域军品贸易是国际军品贸易的一个重要组成部分，涉及国家关系、地区局势、国际规则、国防安全和政治形象等诸多重要方面，在调整国际战略多变关系、改善全球军事战略格局等方面发挥着重要的作用，极具政治、经济、军事作用。随着船舶领域军贸规模不断扩大，产品结构不断优化，市场开拓不断深入，相应的制度法规在军贸工作中逐步出台，保证军贸管理工作的规范操作。通过军贸科研项目的规范管理，产生了大量军贸科研项目档案（以下简称军贸档案）。军贸档案是军贸科研项目设计、生产、交付使用的必备条件，也是军贸科研项目后期生产、推介、交付、售后等工作的重要依据和凭证。目前，国家对军工单位的军贸项目档案管理越来越严格。

一、军贸档案管理工作的重要性

军贸档案是指军贸项目从立项、设计、验证、鉴定、推介、洽谈、批产、交付及售后等全过程形成的有保存价值的各种文件、图样、声像以及电子文件等不同形式、不同载体的文件材料，军贸档案无论作为一种资产形式，还是一种知识信息资源，都是军贸项目管理不可或缺的一部分，收集、管理并利用好军贸档案对提高军贸科研工作效率、军贸项目经济效益都具有十分重要的意义。

1.做好军贸档案管理工作有助于提高军贸项目管理效率。军贸项目从立项、设计、鉴定到出口的全寿命周期内会产生大量的具有保存价值的文件资料，这些文件资料真实地记录了军贸产品的研制过程和出口过程的贸易活动，是验证科研成果、追溯责任、解决经济纠纷的有效凭证，是宝贵的档案资源。档案部门做好军贸档案管理，不仅是对军贸项目全过程资料的收集、整理与利用，更是通过对军贸项目过程文件的规范化与系统化，从文件的角度对军贸项目的推进实施有效的监管和控制，从而实现对军贸项目更有效管理。

2.做好军贸档案管理工作是军贸项目科研阶段鉴定验收的有力保障。目前，国家对军贸科研项目管理越来越严格，现已将档案归档情况纳入军贸科研项目验收条件中，在验收结论中占比一定的权重。 同时军贸项目档案验收工作纳入档案部门年度工作计划中，作为档案工作重要考核项。由此可见，做好军贸档案管理工作是非常重要的。

3.做好军贸档案管理工作是军贸产品出口的前提条件。从军贸档案管理的现状来看，军贸科研项目的验收不代表军贸档案管理的结束，而是军贸产品实现其价值的开端。对军贸产品的推介、洽谈、批产及售后过程的文件资料跟踪，虽然是军贸档案管理工作面临的新挑战，但却是加强军贸产品出口管理的有力保证。军贸档案是真实、全面反映军贸项目生命轨迹的完整记录，军贸产品的出口受经济、政治、军事等多方面影响，为确保军贸产品出口工作顺利完成，必须做好军贸档案管理工作。

二、军贸科研项目档案管理现状及存在的问题

1.缺乏全寿命周期的管理，管理形式过于单一。军贸科研项目依照军品型号档案管理制度执行，着重于科研阶段文件的管理，按立项、设计、试制、试验及鉴定整个科研过程规范档案管理，保证了军贸项目科研阶段档案管理的完整性和准确性。但军贸科研项目不同于军品型号，有其自身的特点。一是军贸项目的周期流程与军品型号有所不同。军贸项目主要面对国外市场，立足于项目出口，除了立项论证、科研生产、鉴定验收阶段外，还包括市场推介、合同谈判及签约、培训、交付验收及售后等其它几个阶段。军贸项目包括科研和市场两部分，军工产品定型后面对的是部队，军贸项目鉴定后面向的是国外市场，客户不同、周期不同、产生的档案也大有不同。 二是军贸科研项目全寿命周期的流程形式多样，流程内立项论证、科研生产、合同签订、交付验收及售后等各阶段内不同项目间也会有区别，跟军工产品由国家层面统一管理形式不同，军贸项目由军工集团公司负责，其受政治、经济、市场、技术等因素影响较大，使军贸项目具有较强的灵活性。

从军贸科研项目全寿命周期角度来看，军工产品档案管理制度对军贸科研项目档案管理来说就显得头重脚轻了。就笔者单位来说，军贸项目普遍存在的一种现象，面向市场部分产生的大量文件没有要求且没有方法集中归档，有的保存在项目主管部门、有的留存在技术人员手中、有的甚至已经被销毁。例如军贸项目的推介资料、合同文件，成套维修规程、使用说明书的原稿及译文等等，没有归档进行集中保管，严重破坏了军贸项目档案的完整性，造成军贸项目档案凭证价值的丢失。

从军贸科研项目全寿命周期的多样性来看，军工产品档案管理方法就显得不够灵活，整齐划一的项目档案管理方式反而造成军贸项目档案的混乱。例如，同一军贸产品出口多国时，针对客户不同要求，科研、合同、售后等过程产生不同的文件资料，如果仍按同一军贸项目管理，就会导致同名文件的混乱、阶段标记的杂乱无章。另外，有的军贸科研项目结合多个军工产品或已有的军贸产品技术，由多个项目技术共研完成，这种情况的项目档案如何实现既完整又独立的个性化管理，是军贸档案管理工作者进一步探索的课题。

2.项目实施周期较长，缺少对关键节点的把控。对于周期较长的项目，需按性质划分节点，并严格按节点完成任务。目前，軍贸档案管理缺少对项目节点的把控，对节点的档案收集任务完成度不高。产品档案管理制度突出对档案的整理和保管，对归档提醒、归档约束等档案收集方面的要求存在空白。被动接收造成大量文件未能及时归档亦或未能归档，例如某系统或组件的设计工作完成后其相应的设计任务书、方案和工作总结应归档齐全;软件设计完成后其相应的需求规格说明、设计说明、测试计划和测试报告等文档也应一并归档，由于归档人的归档意识不强，档案人收集档案责任不明确，造成在项目鉴定验收时经常出现项目档案的不完整现象。对于军贸项目市场阶段产生的没有被规范到归档范围内的文件，若是没有对节点的控制及归档要求，会使这部分档案的收集更难完成。

3.没有统一的归档整理规则。我国在军贸领域发布的上级标准较少， 在出口立项、军贸产品研制、市场拓展、 谈判、交付及售后服务的整个流程中有较大空白， 不能全面规范军贸工作各阶段文件资料的形成及归档要求。例如，在军贸项目谈判阶段形成的往来文件，在合同履约过程中产生的使用说明书、校准规程及其译文等文件，没有统一的归档整理标准，造成想要归档不知如何整理、合订文件归档题名不规范、已归档文件版本不一致的现象。

4.归档责任划分不清、责任落实不到位。针对市场阶段产生的文件，对于需要统一整理归档的文件，谁来整理、谁来归档成为军贸档案整理归档过程中面临的问题。例如，设备的使用说明书，由多部门多人员编制，固化后的成套原文及译文由于归档责任不明确，没有负责人组织整理并归档，导致军贸项目档案应归未归。

三、解决军贸科研项目档案管理问题的几点对策

笔者结合军贸科研项目档案特点及军贸科研项目验收要求，分析军贸档案管理存在的问题，以多年军贸档案管理经验为基础，结合军贸档案管理现状，提出以下几点对策。

1.建立全寿命周期的归档范围。军贸项目的持续发展，生成文件资料范围的不断扩大，军贸项目档案势必要剥离军工产品档案归档范围，建立一套完整的切合军贸项目全寿命周期的归档范围期限表。考虑军贸项目周期长和市场灵活性强的特点，可采取以下措施。①军贸项目市场推介、合同签谈及履约过程，适时安排档案专人进行现场跟踪，了解现场资料的源头及流转过程，联合两线人员判断文件的归档价值，为归档范围的确立奠定实践基础。②与两线人员多沟通，提取有效的归档信息，搭建军贸项目归档范围框架，再逐步完善。③多访问、多思考、多总结，有针对性地开展行业内外的调研活动。

2.明确归档责任，提升档案管理水平。①根据军贸科研项目验收要求，确保科研阶段归档资料的准确性与完整性，设置三线一体管理模式，行政、技术、档案既分工明确又协同管理，行政线设专人负责节点归档情况监督，技术线设专人负责鉴定验收档案的梳理，档案人员依据档案管理制度全方位管理军贸科研项目档案。②针对军贸项目出口的特殊性，首先需明确归档责任部门，遵循“谁形成，谁归档”的原则，将归档责任划分清楚。 鉴于军贸项目的灵活性，需明确文件资料的收集和整理部门，并将责任落实到位。档案人员按照军贸项目节点任务，检查归档完成情况，进行归档提醒，在此档案人员不仅负有保证归档完整的责任更要拥有要求及时归档的权力，这样才能真正做到应归尽归。

3.推行军贸项目档案归档标準化，合理设计军贸项目档案库结构。形成独立的军贸项目档案归档标准，使文件整理标准化、归档文件题名标准化、著录规则标准化，使军贸项目档案的整理归档有章可循。搭建合理的军贸档案数据库，既保证军贸档案的完整性也要体现军贸档案的特殊性。如何搭建一套科学合理的军贸档案数据库还需进一步研究探讨，请教资深的档案学专家，做更专业的理论指导及技术支持。

（作者单位：中国船舶集团有限公司第705研究所档情中心）