PDCA循环模式在药品验收数量管理中的应用

庄展长 黄瑞红 盛飞凤 陈明进

广东省妇幼保健院药学部，广州 511442

持续质量改进（continuous quality improvement，CQI）是在全面质量管理基础上形成的一种新的管理理念，现已被逐渐运用到医疗机构药事管理体系的各个环节［1］。PDCA循环管理是按照计划、实施、检查和行动（plan、do、check、action）4个阶段进行的阶梯式上升的科学管理过程，各环节不断循环的管理体系［2-3］。在CQI的过程中，按照PDCA循环，周而复始的运用，从而达到质量改进、科学管理的目的，该方法已被广泛应用于医院质量管理体系的各个环节。

为了提高药品配送合格率，CQI小组认为在确保药品质量验收的前提下，也要提高配送数量跟采购计划数相符率，于是提出了药品数量验收的概念，即在供应商配送药品到医院时，医院药师现场核对采购计划下单数量与供应商配送数量一致性的验收。本院药学部供应组于2020年9月至2021年3月围绕药品数量验收环节中存在药品供应商配送数量与采购计划数量不相符的问题，运用PDCA循环管理法，提出并实施了对药品数量验收管理改进措施，由此提高了药品数量验收的合格率。

1 资料与方法

1.1 资料收集 本院药库于2020年9月至2021年3月实施CQI，针对药品数量验收，采用PDCA循环管理法，收集、统计、分析PDCA循环实施后药品数量验收合格率的变化。

1.2 计划（P）

1.2.1 影响药品数量验收合格率的因素 采用鱼骨图法分析影响药品数量验收合格率的因素，主要包括以下几点。（1）供应商送来药品比采购计划少（少送）：供应商的库存不够，厂家控货、定量发货，采购合同数满，供应商差错少发货，供应商商业目的故意少送。（2）供应商送来药品比采购计划多（多送）：产品规格要求整件采购，补送上次计划，临床需求量突增出现口头采购计划，供应商差错多发货，供应商商业目的故意多送。（3）供应商未按采购计划配送（未送）：近效期品种要求不发货，供应商断货，新合同配送没有及时确认，采购下单失败，新合同配送没有及时确认，供应商毛利不足，其中供应商在1周内未配送药品的视为未送。

1.2.2 计划设定 CQI小组经过讨论确定了质量改进的目标对象是在2020年1至8月全院药品配送品次排名前5的供应商，同时对其药品配送数量验收合格率进行持续的监测并改进。同时CQI小组制订了本次CQI计划时间表，主要分前期（数据搜集整理阶段，筛选目标对象）、中期（情况分析，意见反馈，改进措施）、后期（持续观察并对发现的不合理配送进行改进的阶段）［4］。CQI计划时间表见表1。

1.3 药品数量验收（D）

1.3.1 验收药品前准备 下载药品采购计划单（在供应商配送药品前）；与采购员沟通，出现临时采购计划需及时告知药库验收人员；根据采购计划单整理出验收计划表，主要内容包括：药品名称、规格、配送商、下单数量、下单时间、验收数量、验收时间；打印采购计划表。

1.3.2 现场验收药品环节 在确保药品质量验收的前提下，验收员认真核对下单数量和配送数量的一致性。当配送数量与下单数量一致时，根据药库库管签名凭证直接入库。当配送数量与计划表数量不一致时或存在未配送的某品种（下单后1周内），在采购计划表记1次供应商药品配送数量验收不合格。同时针对药品数量验收环节出现的问题，分析原因，及时反馈给采购员并提出解决方案，见表2。

1.4 监测（C）选取2020年1月至8月全院药品配送品次排名前5的供应商为监测目标对象，分别是广州医药股份有限公司、广州国盈医药有限公司、国药控股广州医药有限公司、广州欣特医药有限公司和华润广东医药有限公司。在按照CQI计划时间表完成2020年9月份验收情况后，CQI小组将验收报告反馈给采购员和供应商，同时对该5家供应商的药品数量验收合格率进行持续的监测，每月统计1次各供应商的配送品次、不合格数量验收次数，并计算各供应商的药品数量验收合格率，持续监测5个月。某供应商药品数量验收合格率=（配送总品次－不合格数量验收次数）/配送总品次×100%。

完成2020年9月份药品数量验收后，发现广州欣特医药有限公司存在多送现象较为常见，将该情况反馈给采购员和供应商，分析原因是供应商人为操作导致，要求供应商做出书面检讨并保证下次不多送。随后10月份再次对该供应商药品配送的数量验收合格率监测，由9月份的78.33%提高到88.67%，效果显著。

1.5 改进与标准化（A）针对如何进一步改进、进入下一个PDCA循环的问题，CQI小组讨论了药品数量验收时出现的问题，分析原因并提出解决方案，总结上一阶段实施效果良好的措施，拟成标准化的规章制度和操作规程，最终将制订的标准化流程运用到实际工作中，并持续执行下去。标准化的流程包括：（1）采购计划单制定的标准化；（2）药品数量验收流程的标准化；（3）撰写药品验收报告的标准化。

2 结 果

按照CQI计划时间表，完成了2020年9月至2021年3月对5家供应商的药品数量验收情况的监测，监测结果见表3。由表3可以得出，2020年10月份5家供应商的药品配送数量验收合格率由9月份的小于80.00%提升到大于85.00%以上，表明质量改进措施已经逐步成型，采用药品数量验收模式大大提高了药品的配送合格率。之后几个月5家供应商的配送合格率一直维持在85.00%以上并稳步提升，2021年3月5家供应商的配送合格率均大于95.00%。

表1 CQI计划时间表

表2 药品数量验收问题分析及解决方案

表3 2020年9月至2021年3月各供应商的配送合格率情况（%）

3 讨 论

医院药品验收工作是医院药品管理的重要一环，直接关乎到整个医院的药品质量和临床用药的稳定供应。当医院购进药品时，药库验收药品的重点环节是对药品的质量和数量进行验收。质量验收项目包括购入日期、药品名称、规格、单位、数量、供药单位、生产单位、批准文号、批号、有效期、外观、价格及包装质量等检查项目［5］，药品合格方可入库。而目前的现状是医院药师对购进药品重在质量的验收，却忽略了对药品数量的验收。这恰恰是验收环节的漏洞，当药品供应商少送或未送都会导致临床科室断货而不能正常供应，当药品供应商多送会存在药品周转率不达标甚至滞销现象，严重影响到医院药品的管理。

本院药库于2020年9月至2021年3月实施CQI，针对药品数量验收，采用PDCA循环管理法，药品的数量验收合格率由小于80.00%提升到大于95.00%。为了确保药品供应管理工作有条不紊地进行，药库采购员需根据库存情况、临床对药品的需求量来进行药品购进，药库验收人员需根据《药品数量验收操作规程》进行验收，充分认识到药品数量验收工作对于药品供应的重要性，针对目前药品验收中存在的各种问题，及时、有效地加以分析总结，并制定出科学合理的改进措施，从而保证安全、稳定的药品供应。

利益冲突：作者已申明文章无相关利益冲突。