高校智能财务系统建设的实践与思考

杨涛 辛清泉

【摘要】以某中央高校智能财务系统建设作为实践案例， 分析该高校实施财务智能化的动因与目标， 介绍该高校智能财务系统建设方案， 包括总体架构、业务模块与流程; 在此基礎上， 提出智能财务系统实施的路径和保障以及智能财务系统推进过程中面临的问题与障碍， 并给出相应的解决措施; 最后， 为满足财务智能化对会计人才的需求， 提出新时代会计人才培养思路。

【关键词】公办高校;智能财务;建设方案;经费报销

【中图分类号】 F235.1     【文献标识码】A      【文章编号】1004-0994（2021）08-0042-6

以“大智移云物区”（大数据、人工智能、移动互联网、云计算、物联网和区块链）为代表的新技术为重塑组织的财务工作打开了巨大的想象空间， 众多学者已经从智能财务的理论基础、体系架构、实现路径、发展趋势、会计人才培养等多个方面进行了研究[1-4] 。 但是， 针对某个具体组织如何推动智能财务系统建设的深入实践案例研究还比较少见， 且现有研究主要集中于企业[1] 。 本文基于笔者亲自参与推动的某中央高校（简称“C大学”）智能财务系统建设的实践探索， 从智能财务系统建设的目标与动因、架构与模块、工作组织机制与实施路径、面临的问题与障碍等方面进行介绍和总结， 并给出初步的解释和启示， 以期丰富智能财务领域的理论与方法， 为其他高校推进智能财务建设和新时代会计人才培养提供有益参考。

一、C大学实施财务智能化的动因与目标

1. 动因。 随着我国高等教育事业的蓬勃发展， 国家对公办高校的投入越来越大， 各高校的招生规模、资金总量、校区面积等越来越大，对高校财务管理的要求也越来越高。 一般来说， 高校财务担负着两大职能：一是提高财务管理水平， 规范合理地使用经费， 提高经费使用绩效， 发挥决策支持作用; 二是提高服务质量和服务水平， 为广大师生和员工提供高效便捷的报销服务和及时全面的财务信息。 目前， 各高校财务在完成这两大职能方面都遇到了瓶颈， 既无法实现更为精细化的管理， 也无法通过有效的财务分析提供更全面有效的决策相关信息， 同时教职工反映最为强烈的“报销繁”问题也无法得到根本解决。 要突破上述瓶颈， 建设智能财务系统势在必行。 C大学实施财务智能化的动因有以下四个方面：

（1）高校财务“报销繁”难题亟须解决。 经费报销是高校财务部门的两大主要职能之一，各高校历来都非常重视这项工作。 在众多高校不断地努力和探索下， “报销难”的问题已经基本得到解决， 但“报销繁”的问题仍然十分突出。 主要表现在以下几个方面： ①财务报销的程序复杂。 一般来说， 要完成一次报销需要经过整理粘贴各类票据、分类汇总各类发票的金额、填制报销单、相关负责人签批、将单据投递到财务部门等主要程序， 不但非常复杂而且极易出错。 ②对财务专业知识要求高。 高校资金的特点是项目类型多， 各类项目经费的财经规定和支出要求不同， 在填制报销单时还要根据会计科目对应汇总发票费用项的金额， 这就要求报销人熟悉财务专业知识。 要求老师们做好教学科研工作的同时还要变身财务专家， 既勉为其难也不应该。 ③处理发票工作量大。 进行财务报销时， 不但要下载打印电子发票， 还要对发票进行查验认证以避免出现假发票或者重复报销， 在进行实际操作时， 因为要输入的信息多、网络慢、税务系统不稳定， 给老师们带来了极大的困扰。 ④审批签字非常耗费精力。 一方面， 报销人要根据学校的财经管理规定找二级单位财务“一支笔”签批并加盖二级单位公章， 支出金额较大的还需要财务部门负责人甚至校领导签批， 需要多次往返奔波; 另一方面， 对于签批人来说， 经常需要坐在办公室里应对众多需要签字的人员， 不但影响自身的工作， 还会因为审核信息的缺失带来压力和风险。 ⑤财务人员工作压力大。 由于高校资金量大， 每天需要处理的报销单非常多， 财务人员工作压力大， 报销及时性无法得到保证。

（2）财务智能化是高校财务向管理会计转型的需要。 2014年财政部发布了《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》（财会[2014]27号）， 明确指出全面推进管理会计体系建设是：建立现代财政制度、推进国家治理体系和治理能力现代化的重要举措; 推动企业建立、完善现代企业制度， 推动事业单位加强治理的重要制度安排; 推进行政事业单位加强预算绩效管理、决算分析和评价的重要手段。 高校财务向管理会计转型， 进行财务分析、绩效评价， 发挥决策支持作用， 做好核算工作， 取得更全面、更有效的财务数据是基础。 在传统报销模式下， 能够采集和提供的数据有限， 基本只能基于科目、项目的信息和数据进行分析和评价， 要进行更精细化的管理， 只有通过智能财务系统采集全面数据才能实现。

（3）财务智能化是实施全面预算绩效管理的基础。 为贯彻落实《中共中央国务院关于全面实施预算绩效管理的意见》的部署， 2019年教育部下发了《关于全面实施预算绩效管理的意见》（教财[2019]6号）， 明确指出全面实施预算绩效管理是优化教育资源配置、提升教育公共服务质量、构建服务全民终身学习教育体系、推动加快实现教育现代化的重要举措。 但是， 各高校离全面实施预算绩效管理的要求还存在不小的差距， 主要表现在：建立符合教育规律的绩效评价指标体系比较困难; 绩效评价结果的应用不充分， 激励约束机制有待进一步完善; 绩效管理未能充分体现教育行业规律和经费使用特点等。 要建立覆盖学校所有资金， 贯穿预算编制、执行、监督、评价全过程的预算绩效管理体系， 传统的财务系统是无法提供支撑和保障的， 只有通过智能财务系统的建设， 使得财务系统与教学管理系统、科研管理系统、人事系统、资产系统、合同系统、基建系统等主要业务系统有效对接， 实现业财融合， 才能进行符合教育行业特点和项目建设规律的综合分析和绩效评价。

（4）财务智能化是实施有效财会监督的保障。 根据党的十九届四中全会和习近平总书记在十九届中央纪委四次全会上的重要讲话精神， 财会监督与审计监督、统计监督等一并作为党和国家监督体系重要组成部分的行政地位明确下来。 在高校， 有效的财会监督也是财务人员的重要工作和职能。 但是， 由于高校资金量大、项目类型多、审批流程复杂， 纯粹依靠人去判断和监督很难取得较好的效果， 很多监督制度和要求在实际工作中难以落实。 通过智能财务系统的建设， 将审批流程和内部控制的关键点嵌入系统中， 同时， 建设监督稽核平台， 制定稽核策略， 打通与工商、税务的票据信息传递渠道， 实现财务业务的事前控制、事中防范、事后稽核， 才能真正有效地实施财会监督。

2. 目标。 C大学财务部门从2019年开始着手谋划智能财务系统建设， 希望通过财务智能化实现以下两个目标：一是针对广大师生的主要支出业务进行系统设计， 通过财务智能化着重解决师生的“报销难、报销繁”问题; 二是利用智能财务系统收集、整理业务多维数据， 为财会监督、财务分析、预算绩效评价及改进等提供数据基础。 换言之， C大学财务智能化是在信息技术支撑条件得以满足的情况下， 以“业务驱动财务、财务优化业务”作为建设目标， 来更好地提升高校财务工作的服务功能、监督功能与价值增值功能。 2020年12月， 在与某商业银行共建智慧校园的背景下， 经过财务部门与系统开发公司等的反复讨论、设计、测试， C大学智能财务系统正式上线， 在国内公办高校中较早地推出了智能财务系统。

二、C大学智能财务系统建设方案

1. 智能财务系统的总体架构。 我们所理解的智能财务系统， 是要实现票据智能识别、报销单智能填报、全流程线上审批、智能账务处理、自动支付等全过程智能化报销服务， 以及基于大数据的综合财务分析和绩效评价等管理会计功能。 C大学在进行智能财务系统设计时， 不仅仅限于提供财务报销服务， 而是立足于建设一个高校财务管理的全流程智能化系统， 包括监督、服务、管理三大部分。 并且， 要引入平台、商城等外部服务资源（包括携程、京东等）， 未来还可根据条件引入更多的服务商为广大师生和员工服务。 智能财务系统将与服务商系统对接， 自动采集服务商提供的发票、订单、合同、流程等信息， 并根据这些信息和数据自动进行分析和处理， 完成财务报销工作; 在整个经济活动过程中， 系统将通过实时稽核平台与工商、税务等系统对接， 自动进行有效的会计监督和稽核。 由于在整个业务处理过程中能够采集大量的数据， 可以实现基于大数据的财务分析和决策支持， 财务管理水平将大大提高。 该系统的总体架构设计见图1。

2. 智能财务系统的业务模块与流程。 C大学智能财务系统根据业务需求主要划分为三个模块：智能差旅平台、物资采购平台和智能报销系统。 之所以选择这三个模块作为智能财务系统建设的突破口， 是因为出差与物资采购是公办高校广大师生最频繁发生的、需要与财务部门发生关联的业务， 而智能报销系统是将业务数据与财务报销核算进行无缝衔接的主要平台。 这三个模块依托微信公众号和电脑客户端双平台运行， 且微信公众号与电脑客户端实现了信息与数据的实时同步。 因此， 业务经办人既可选择在电脑上登录智能财务系统进行业务操作， 也可随时在手机上通过微信公众号进行业务操作， 经办人可随时在两个平台间切换。 通过这三个模块的上线， 既可以抓住广大师生高频支付业务的“牛鼻子”， 便利于师生开展业务， 提高师生满意度， 又可以获取业务的多维颗粒度数据， 为财会监督、财务分析、预算绩效评价等提供数据。

（1）智能差旅平台。 智能差旅平台是通过差旅系统与主流商旅平台以及学校智能报销系统全面对接， 实现教职工公务出差从出差申请、行程预订到智能报销的全过程线上服务， 通过手机微信或电脑客户端登录该平台， 教职工可完成如下业务：①出差人登录差旅平台填写出差审批单，然后通过合作的商旅平台进行机票、火车票和住宿的预订; ②行程全部结束后，出差人选择需报销的行程提交报销申请; ③系统自动采集电子发票、行程单等原始单据，计算出差补贴并自动统计所有出差费用后生成差旅费报销单; ④相关负责人在网上同时完成出差审批单和报销单的审批工作; ⑤财务人员网上审核、复核无误后转卡支付完成报销; ⑥财务人员打印凭证、报销单及全部附件存档。智能差旅平台的主要业务流程见图2。

（2）物资采购平台。 物资采购平台是集物资采购、资产管理、财务报销为一体的智能网上业务平台， 通过主流网上商城（如京东商城等）与资产管理系统、财务系统的全面对接与集成， 教职工可通过手机微信或电脑客户端登录该平台， 完成物资采购、资产建账、财务报销、集中结算一体化线上服务等业务操作， 主要内容如下：①提交采购申请， 由项目负责人审批;  ②选择网上商城并下单采购， 同时冻结项目经费额度; ③商城配送物资， 物资到货验收; ④低值易耗品备案， 将固定资产转到资产管理系统并建立固定资产卡片; ⑤采购平台与各商城定期集中结算， 生成结算单; ⑥提交二级单位财务“一支笔”审核后转到财务报销系统提交报销申请; ⑦智能财务系统根据规则自动生成财务凭证， 网上自动支付， 完成整个报销流程。 物资采购平台的主要业务流程见图3。

（3）智能报销系统。 智能差旅平台和物资采购平台与智能报销系统进行对接， 自动完成差旅费和采购费的财务报销工作。 其他报销业务可通过智能报销子系统完成， 主要解决的是发票的电子化和发票信息智能识别问题。 教职工可通过手机微信或电脑客户端登录智能报销系统， 完成各项业务的财务报销工作。 智能报销系统采用智能识别技术， 嵌入内部控制策略， 通过票据识别及验真、智能内控违规稽核、报销单自动填写、全过程线上审批、自动生成会计凭证、自动在线支付实现全过程线上智能报销， 主要内容如下： ①财务票据和附件电子化。 如果是电子发票， 可下载PDF文件并通过系统进行上传， 其他电子附件也可直接上传; 纸质发票和其他附件可通過手机拍照上传。 这样， 可以实现所有财务票据和附件的电子化。 ②智能识别票据信息并进行验真。 智能识别系统提取的票据关键信息（包括但不限于发票金额、发票抬头、发票号码、发票内容、签章、税务登记号、收款单位账号、户名、开户银行等）， 并对这些信息进行识别， 对发票自动验真。 ③智能辅助填报生成报销单。 报销人选择可用经费项目代码（含个人经费及经过授权的他人经费）， 系统根据提取的发票信息依据设定的规则填列费用类型、支付信息， 完善公务卡消费明细等相关财务报销要素， 经内控审核和项目预算审核通过后自动生成报销单。 ④根据财务制度要求的审批权限进行线上审批。 项目负责人、二级财务“一支笔”、学校财务负责人等相关负责人根据制度要求的审批权限完成线上审批， 线上审批可通过可信平台接入电子印鉴和单位电子公章， 保证其真实可靠且符合电子档案的要求。 ⑤财务核算系统智能生成记账凭证并自动完成线上电子支付。 审批完成后的报销单转入财务核算系统， 系统根据规则自动生成记账凭证， 经会计人员审核通过后进行线上电子支付完成整个报销业务。 日常智能报销的基本业务流程见图4。

三、C大學智能财务系统实施路径与保障

1. 以问题导向牵引系统设计需求， 优化设计业务流程。 C大学财务部门在之前投递报销系统运行多年的基础上， 先针对各类人群进行全面的系统需求调研， 结合学校管理的需要设计智能财务系统建设目标和需要解决的问题， 再对已有的报销业务进行全面梳理， 针对每一种业务类型的流程进行优化设计， 使其尽可能简洁， 并与系统开发公司反复商讨， 确定业务流程及其关键节点的设计与开发。

2. 设置线上审批流程。 如何将线下的审批环节平移到线上审批， 不仅是一个线上系统开发问题， 更是一个如何推动审批人员（如经费项目负责人、二级单位财务“一支笔”等）转换观念的问题。 由于高校经费类别较多， 不同类别的经费审批要求不同。 因此， 要依据经费类别对审批程序进行全面梳理， 确定每一类经费的审批流程。 审批流程应在系统里进行设置， 并在线上流转。 由于各级审批领导往往比较忙， 审批的操作要尽量简化、方便， 不能增加审批的工作量， 而且应该做到在系统顺利实施后线上审批比线下审批更加简便。 同时， C大学财务部门在多种场合向校领导和各二级单位负责人进行智能财务宣传， 获得了各级领导的大力支持和认可， 是智能财务系统能够顺利上线的重要保障。

3. 制定全面的规则和标准。 这是智能财务系统成功实施的重点。 要实现智能填报和会计凭证的智能处理， 必须制定全面的规则和标准， 包括发票类型和会计科目的对应关系， 会计科目、经费项目的核算要求和内容， 各类费用的包干标准等。 只有这样， 才能将系统采集到的经济业务信息与会计科目、经费项目等会计核算必须的要素相对应， 系统才能根据相应的规则和标准自动进行报销业务的处理。 为高质量完成这一任务， C大学财务部门抽调了会计核算工作经验丰富的财务人员， 与系统开发公司专业人员组成工作小组， 逐一将之前线下报销业务对应的各项规则、标准、科目和数据植入线上系统， 并经过反复测试， 力求使业务与规则相耦合以及操作简洁便利。

4. 完善内部控制制度。 财务报销的风险防范至关重要， 完善的内部控制制度尤为关键。 在实施智能报销后， 控制环境、控制活动、面临的风险点等都较传统的财务报销模式发生了很大的变化。 因此， 应根据智能报销的特点， 建立基于大数据的实时内控稽核管理系统， 打通与工商、税务的票据信息传递渠道， 实现财务报销业务的事前控制、事中防范、事后稽核， 确保智能财务报销业务的质量和安全。 财务信息化过程中最重要的是系统安全， 同样， 智能财务报销系统的安全也是首先要考虑的问题。 智能财务报销实现了会计档案的全电子化， 包括电子发票、报销单据、审批签字、记账凭证等， 今后在规则允许的情况下将不再打印保存纸质档案。 要设计好系统的安全策略， 必须通过一定的安全设备和信息技术保证会计档案信息不被篡改、丢失、泄漏。 为实现上述内部控制目标， C大学财务部门会同系统开发商与合作银行， 与工商、税务等业务往来单位进行沟通合作， 实现了数据端口的对接。 同时， 做好系统的安全测试并建立数据资料备份制度， 以确保智能财务系统的安全可靠。

四、C大学智能财务系统推进过程中面临的问题与障碍

1. 线上线下混合过渡。 由于部分出差人、采购人、报销经办人、二级单位财务审批人的习惯和意识难于及时改变， 决定了智能财务系统与之前的投递报销系统只能是一种混合并行的状态。 财务部门不能强制要求业务经办人与审批人全部将业务转移到智能财务系统， 毕竟提高师生满意度本身就是推进智能财务系统建设的一个主要动因。 为增强智能财务系统的吸引力， 财务部门与系统开发公司和入驻商家进行了多轮讨论， 通过简化业务流程、多用线上原始凭证（如使用智能差旅平台所发生的诸如电子行程单、登机牌、住宿费等， 系统会自动将相关凭证推送到智能报销系统）、推出账期支付（如使用物资采购平台购买物资， 采购人无需垫款， 由平台和商家定期结算）、最小化经办人线下办事路程等措施， 并在全校进行广泛宣传， 以引导广大师生由线下投递转向线上系统。 但是， 并不是所有的原始凭证都能通过复印件方式作为会计凭证存档， 为防范重复报销风险， 部分业务的报销资料最终还是需要经办人在线上审批环节全部结束后送交到财务部门， 这潜在地削弱了智能财务系统的吸引力。

2. 智能财务系统数据不够完整。 更为棘手的是， 当业务资料和数据被分割为智能财务系统与线下投递系统两个部分时， 在很大程度上降低了数据的分析与决策价值。 比如， 对于采购业务而言， 智能财务系统可集成有关采购业务的多维数据， 但由于大量采购业务并不通过该系统完成， 导致该系统收集的采购业务数据不完整， 而基于不完整的业务数据进行分析的结论很可能是有偏差的。 在这种情况下， 如何根据不完整的数据调整分析模型和分析目标， 对财务部门数据分析团队提出了新的挑战。

3. 外部支持条件不能满足智能财务系统需要。 根据目前会计资料存档规则， 保存在智能财务系统中的关键资料需要打印出来作为会计资料存档， 这极大地增加了打印、整理和保管会计资料的工作量和存储的物理空间要求， 与智能财务发展趋势不符。 未来需要在财政主管部门的指引下， 通过有资质的第三方对智能财务系统进行认证， 以确保会计资料不落地的目标得以实现。

4. 如何最大化利用智能财务系统收集的多维颗粒度数据， 对财会人员提出了极大的挑战。 一方面， 需要财会人员全面理解高校愿景与目标、有效识别组织面临的重要发展机遇和业务风险， 以及在不同决策场景中建立数据与决策事项的因果关系; 另一方面， 需要模型、算法、算力等数字化技术的支撑。 尽管后者可通过引入专业的系统开发公司进行联动设计以获得较好的解决， 但前者必须依赖组织财会人员的格局、意识、管理与沟通技能、数据分析能力和因果逻辑思维能力等的提升， 而要实现这一点， 在短期内是非常不易的。

五、总结与思考

本文基于C大学智能财务系统建设与实施的案例， 对组织推动财务智能化的动因和目标， 智能财务系统的架构与模块、工作组织机制， 智能财务系统实施过程中面临的问题与障碍进行了介绍和总结。 首先， 从动因上看， C大学财务部门推动财务智能化工作的最直接动因是希望解决高校师生普遍反映的“报销繁”的难题， 从而提高师生满意度。 其次， C大学校领导对财务智能化工作的高度重视和不断督促是智能财务系统建设能够快速推进的重要原因， 也为该系统建设和运行提供了强有力的组织保障。 基于此， 本文有以下几点思考：

1. 财务智能化制度变迁。 根据制度经济学理论， 一项制度一旦运行后， 就容易形成制度惯性、产生路径依赖， 这会给制度变迁带来阻力[5] 。 推动制度变迁背后的力量源泉有两个：一是相对价格的变动， 如要素价格的相对变化、信息成本的变化、技术的变化等; 二是偏好（口味）的变化， 包括相对价格变化在内的多种原因， 导致心智构念的变化， 观念、教义、时尚以及意识形态成为制度变迁的重要来源[6] 。 在本案例的场景中， 诸如智能识别技术、云端服务器、微信公众号等新的IT技术和互联网平台， 降低了智能财务系统的建设和运行成本， 对于财务智能化的制度变迁有了相对优势， 而学校领导的高度重视和财务部门基于财务工作未来发展趋势的认知， 也从观念和意识角度进一步提供了财务智能化的制度变迁动力。

2. 从C大学智能财务系統建设的实践看， 推进财务智能化要具备系统化的思维。 在当前我国公办高校的管理实践中， 不同部门业务数据的信息管理系统各不相同， 如财务核算系统、国有资产管理系统、科研管理系统、教务教学系统、人力资源系统等使用的很可能是不同的管理系统， 如果这些系统无法互联互通， 则会形成管理实践中普遍存在的“信息孤岛”， 从而极大地降低管理效率和数据价值。 在本案例中， 三个智能平台即智能差旅、物资采购与智能报销涉及两个信息系统， 其中， 前两个系统必须与智能报销系统对接， 而智能报销系统与现有财务核算系统也必须对接和同步。 基于上述考虑， C大学依托现有财务核算系统公司， 开发了智能报销系统和智能差旅平台， 同时积极协调另一家系统开发公司（负责开发物资采购系统）， 共同推进智能财务系统建设。 两家系统开发公司在本案例中沟通配合得非常顺畅， 背后的原因在于：在不同组织、不同场景中进行智能财务系统开发， 不可能依赖一套通用的标准模板， 而在系统开发过程中， 系统开发公司也从“干中学”中积累了宝贵的经验和技能， 这对于系统开发公司自身的专业能力和场景化系统开发经验的提升也有重要帮助。

3. 对新时代会计人才培养的思考。 近年来， 新科技革命对会计行业以及会计人才培养造成了巨大的冲击， 倍感焦虑的会计人士广泛呼吁对会计人才培养进行重大改革， 多所高校相继推出智能会计或智能财务方向的专业班级， 这些培养方案大都注重对会计学生IT知识和技能的培养与训练。 然而， 从C大学财务部门、合作银行与系统开发公司共同推进智能财务系统建设的实践来看， 在新科技革命背景下， 会计人才培养的重心并不应该导向计算机领域， 而是应该导向管理决策和组织价值创造领域。 这并非说IT技能对于会计人才不重要， 但IT技能本身并非会计人才的核心竞争力来源。 新时代会计人才的培养目标应该是以培养数据为基础的能更好支撑商业决策的人才， 即知道需要什么数据、数据来源于哪里、如何利用数据进行机会识别和各种决策。 这就要求会计人士站在组织全局视角看待和发掘会计的价值创造功能。 而这种能力的培养， 一方面需要在会计人才培养方案中加入更多的战略管理、组织行为学、创新管理等课程， 另一方面也需要会计人士掌握数据结构知识（如统计学、计量经济学）和增强数据分析能力。 更重要的是， 会计人士需要进一步提高观察、解释问题和现象的能力（明白现象、问题之间的因果关系）， 这是将数据与决策相联系的最为重要的思维。 此外， 会计人士还需要培养与计算机专业人士协同作战的能力， 而非希冀自己成为计算机专业人士。

【 主 要 参 考 文 献 】

[1] 刘梅玲，黄虎，佟成生，刘凯.智能财务的基本框架与建设思路研究[ J].会计研究，2020（3）：179 ～ 192.

[2] 刘勤，杨寅.智能财务的体系架构、实现路径和应用趋势探讨[ J].管理会计研究，2018（1）：84 ～ 90+96.

[3] 张敏.智能财务十大热点问题论[ J].财会月刊，2021（2）：25 ～ 30.

[4] 张庆龙.智能财务七大理论问题论[ J].财会月刊，2021（1）：23 ～ 29.

[5] North D. C.. Structure and Change in Economic History[M].New York：W.W. Norton，1981：1 ～ 240.

[6] North D. C.. Institutions， Institutional Change and Economic Performance[M].New York：Cambridge University Press，1990：1 ～ 159.