李彩虹
摘要:在高职院校中,非常重要的一项工作内容就是档案管理,它不仅在行政管理中属于非常重要的内容,还具备了社会服务性和自然性的特点。在开展高职院校档案管理工作的过程中,相关工作者不但需要实时更新档案信息,还需要销毁那些已经失去价值的档案,并全面消除档案管理工作中出现的盲点,有效提升档案管理工作的效率。基于此,本文深入探究了高职院校档案管理存在的问题与对策。
关键词:高职院校 档案管理 问题
档案管理工作过程涉及的内容非常多,而且各种各样的工作都会形成相关的一系列资料,需要进行后续保存,为高职院校未来的发展提供详细的档案记录。
在高职院校实际发展过程中,档案管理工作属于非常重要的内容,而且实际档案管理工作模式也在进一步完善和成熟,相应的服务性功能也在进一步凸显。
如今高职院校档案管理工作仍然存在一定的问题,高职院校必须采取有针对性的措施来改善档案管理工作的现状,全面提升高职院校档案管理工作的水平,全面凸显高职院校档案管理工作的价值和意义。
一、高职院校档案管理工作的职能
对档案管理工作而言,人们越来越认识到档案管理工作的重要性。从档案功能的角度分析,开展档案管理工作不但可以全面提升高职院校的行政管理效率,而且对于其本身的职能而言,还具备社会服务性和自然性的特点。
简单来说,首先,高职院校档案管理工作具有一定的基础性功能。高职院校档案的收集和保存工作,主要是将高职院校在招生就业、科研、社会实践等方面的真实情况客观地反映出来;其次,高职院校档案管理工作是基于新时代背景的,还具有一定的社会服务功能。
与传统的高职院校档案管理工作相比,我国现阶段的高职院校档案管理工作已经有了非常巨大的变化,在逐步朝着系统化和规范化的方向发展。但是在实际工作开展过程中,仍然存在着一些问题,导致高职院校管理工作的顺利开展受到了一定的限制和阻碍。
第一,高职院校档案管理工作存在较大难度。由于在实际发展过程中,高职院校不但存在学生的人员变动,还存在体制等一些客观影响的因素,最终影响档案管理工作的顺利开展,导致高职院校不但不能及时更新档案,同步相应的档案信息,而且会导致档案管理工作的滞后性,降低了档案工作本身的可信度。
第二,高职院校档案工作内容自身的缺失。在当前阶段,我国大部分高职院校都会采用合并或者升级的方式管理档案,档案管理标准仍然存在不够健全和完善的问题,导致高职院校档案信息的完整性受到影响。例如,一部分高职院校的学籍档案已经中断了相应的学前信息,还有一部分档案的构成方式极为简单,只是由在校的成绩构成,制约了学生未来的发展。
第三,实际的信息化建设水平严重落后。在档案管理工作开展过程中,信息技术的应用为档案管理带来了更大的活力,但是要想全面完成高职院校档案管理工作信息化的建设,就要加大资金和人力的投入力度,而现如今在实际档案管理工作过程中,高职院校并没有加大信息化建设的力度,也没有投入大量优质的资源,这制约了高职院校的档案管理工作现代化建设。
第四,高职院校档案管理工作没有得到合理有效的应用。理想状态下,高职院校档案管理工作者应该更加重视档案的采集和整理,但是在实际工作过程中,档案工作者并没有重视档案的采集和管理,也没有将相应的档案工作和生活全面结合在一起。
对于教师的教学档案而言,教师在制定教学大纲和教学内容的过程中,需要查阅大量的教学档案改善教学内容,但是就现在的档案管理工作而言,档案的使用概率非常低;对于学生档案而言,不论是相关教师开展教学工作,还是企业开展后续招聘工作,都与学生的档案有着紧密联系,但是高职院校档案工作者并没有重视档案在此方面的应用,而学生也没有重视利用自身的档案。
在高职院校档案管理中,这些问题是潜在的隐患,如果档案管理工作者不能进行系统地分析和有针对性的改善,就会使得高职院校档案工作的全面持续发展受到消极影响。
二、优化高职院校档案管理的措施
1.提高重视程度,完善各类档案
要想全面改善高职院校的档案管理工作,首先,档案管理工作者要以学校内部实际情况为出发点,重视相关的档案管理工作,并加大对相关工作的重视程度。只有提升自身的思想意识,才能全面提升档案管理工作水平。
高职院校必须加强对档案工作的重视程度,加大对高校档案工作的投入力度;一些负责档案管理的工作人员必须加强自身的责任心,认真对待档案管理工作;教师和学生也要提升自身对档案运用的意识,提高高职院校档案管理工作对自身的帮助力度。高职院校应更加重视相关档案工作,进一步降低高职院校档案管理工作的难度,提高高职院校档案管理的实效性,促进高职院校的发展;其次,从社会的角度进行分析,不论是政府,还是企业,都必须提升对高职院校档案管理工作的重视程度,在与相关高职院校进行沟通和交流的过程中,有效运用高职院校的档案管理工作,全面改善档案管理工作的整体现状。
2.成立专门的管理机构,培养高水平人才
高职院校必须提高自身对档案管理工作的认知程度,并以自身的实际情况作为主要出发点,进行相应的档案管理工作。
首先,高职院校必须建立一套从上到下的档案管理系统,全面改变传统的档案管理的混乱性,避免出现相关工作者管理不到位的情况;其次,高职院校要进一步加大对档案管理工作的力度,建立统一的档案管理机构,使档案的安全性得到保证,还要以各部门的实际使用情况为依据,分类储存或者备份实际的使用情况,既能统一档案管理的权利,又能避免各部门在使用档案的过程中受到影响;最后,高职院校要想全面建立完善的档案管理系统,还需要全方位培养档案管理人才。
只有保证执行的专业性,才能使各类规则和计划实施的完美性得到保证,所以高职院校必须加大人才引进力度,对档案管理人员进行相应的专业培训,档案管理工作人员也应该主动学习先进的管理方法,提升自身的职业素养,最终有效落实先进的档案管理理論和策略。
3.完善档案管理制度,加大宣传力度
首先,高职院校以自身的实际情况作为依据,对档案管理工作方法全面完善和细化,并设立相应的监管机构,公平公正地实施赏罚措施。与此同时,还要保证相关措施的有效落实。其次,高职院校要加大档案管理工作相关法律法规的宣传力度,全面提升整个高职院校的法律意识,减少高职院校档案管理工作的违规现象。
三、结语
总而言之,现如今社会需求在不断变化,对于高职院校而言,其本身就具备一定的优势,但是在实际发展过程中,高职院校档案管理工作仍然存在一定的问题,所以高职院校必须认真反思实际存在的各类问题,采取有针对性的措施,提升高职院校的档案管理工作的实效性,促进高职院校的全面发展。
参考文献:
[1]朱燕.数字环境下高职人事档案管理的变化、问题与对策[J].办公室业务,2020(19).
[2]曾范红.高职院校档案管理中存在的问题分析及对策研究[J].财富时代,2020(4).
[3]许海涛.区块链技术在可信电子文件管理中的适用性研究[J].山西档案,2019(6).
[4]汪佐民.区块链技术在高校档案信息化管理中的应用初探[J].湖北科技学院学报,2019(4).
[5]吉志林.高职院校档案信息化管理的问题与对策研究[J].泰州职业技术学院学报,2020(5).
[6]徐玲.信息化背景下高职院校档案管理存在的问题及对策[J].江西电力职业技术学院学报,2020(1).
(作者单位:天津电子信息职业技术学院)