浅析企业物资管理存在的主要问题与对策

屈红霞

摘要：物资管理与企业的经济效益、生产效率息息相关，完善的物资管理体系可以使企业从计划、采购、结算到库存管理保持井然有序的流程，保证企业正常的运营发展，在降低成本、保持既定库存、保证现金流等方面发挥作用，从而推动企业持续稳定发展。本文从企业物资管理中存在的各种问题出发，寻求问题根源，根据问题的薄弱点逐个击破，制定行之有效的解决措施，提升物资管理在企业管理中的水平，达到管理精细、核算精准，助力公司降本增效。

关键词：企业;物资管理;强化对策

一、企业物资管理概述

所谓物资管理，是指企业在生产过程中，对本企業所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织和控制。物资管理的目的是通过对物资进行有效管理，以降低企业生产成本，加速资金周转，进而促进企业盈利，提升企业的市场竞争能力。

企业的物资管理，包括物资计划制订、物资采购、物资使用和物资储备等几个重要环节，这些环节环环相扣、相互影响，任何一个环节出现问题，都将对企业的物资供应链造成不良影响。主要内容有：物资采购供应计划的编制和执行;积极组织货源，搞好物资订货、签订合同、采购、调剂、运输、调度等工作;搞好物资市场调查、预测，制定先进合理的物资储备定额，控制物资的合理库存量;提高仓库管理工作水平，做好物资的验收、保管、维护、发放和账务处理等工作;确定先进合理的物资消耗定额，综合利用，提高物资利用率等。

二、企业加强物资管理的重要性

（一）企业管理水平得到提升

物资管理工作在企业管理中至关重要，随着企业管理工作的不断升级，物资管理工作也实现相应的升级。无论是任务、程度还是信息传递工作都在不断增加工作量。如何合理使用这些信息，不断整理和调用物资，这是当前重要的课题。特别是对于企业在物资管理方面存在的问题进行分析探讨，并提出对策和措施具有十分重要的现实意义。

（二）企业财务核算更加规范

物资采购是物资管理的开端，也是保障整个物资供应管理的一项最为重要的内容，想要提升企业的采购管理水平，就需要做好物资采购计划，针对物资的优化管理做出相应的调整。物资结算条款的约定是物资管理的第二道关卡，制定对公司有利的结算条款，有助于利用资金的时间价值，节约现金流的同时给公司带来效益。物资仓储的管理是物资管理的保护伞，一套完整的出入库流程对于规范物资储运大有裨益。物资管理涉及计划、结算、付款等诸多流程与企业财务核算息息相关，完善的物资管理体系可以使企业的财务核算更加规范。

（三）助力企业实现降本增效

物资计划的制定要严格按照公司实际需求，有计划地开展物资管理工作流程，不仅可以提高效率，帮助企业实现管理科学化，还能降低资金的占用率，对资金支付能够起到有效降低的作用，助力企业实现降本增效，提升企业的竞争力。

（四）使企业的内控体系更加完善

物资管理涉及企业内部的各部门，财务部负责制定计划，采购部门进行采购的同时，与不同各部门进行合同的签订，财务部门挂账付款，仓储部门负责管理物资的出入库。整个流程需要各部门通力配合、各司其职，每个环节都需要有严格的制度支撑，通过对上述工作的有机组合，可以将各项业务实现良性传递沟通，因此构建一套完备的内控流程有助于企业物资管理的顺利开展。

三、企业物资管理存在的主要问题及成因分析

（一）企业物资管理存在的主要问题

1.物资需求计划不完备，制度不健全

物资需求计划是物资管理的前置性工作，计划的制定直接关系到物资管理的最终结果，没有计划的工作是一纸空文，无法进行。物资需求计划涉及企业的各个部门，生产的各个环节，因此制定健全的物资需求计划对企业物资管理是十分重要的开端。

在现代企业中，随着企业的不断发展和市场的变化，企业所需的物资也在不断的变化，因此给物资需求计划带来了很多不稳定的因素。计划制定不够全面、精准，制度建设不够健全具体，都会给企业的物资管理带来诸多不便。

2.物资采购管理不完善，执行不到位

物资采购环节是物资管理的关键，首先要保证所需物资的准确性，其次合同相关挂账、付款条款的约定以及质保金的约定等，直接影响物资采购的效果。

企业生存的目的是为了盈利，保障公司运营各环节所需的物资、资金等是企业各部门的职责，而采购部门的职责就是要打通物资采购环节，从供应商的选择、合同签订、质保金约定、付款条款等都需要按照既定的流程来执行。

在现代企业中，物资采购往往存在管理不完善的现象，比如对于付款条款“先挂账后付款”的约定就存在模糊的概念，第一天挂账第二天付款和当月挂账次月付款，同样都是先挂账后付款，但是给企业和供应商带来的效果完全是不一样的。进而影响公司资金预算执行率。

另外，关于大宗物资质保金的约定，在物资采购过程中也是十分重要的环节。尤其对于需要安装调试和后续维护保养的物资，以及有既定指标的物资来说，签订相应的质保金条款是十分有必要的，但是在物资采购具体的过程中，质保金的相关约定往往是被忽视的一环，给企业带来风险的同时很可能直接影响生产，给企业造成一定程度的损失。

3.物资结算付款不及时，单据不齐全

物资采购完毕后，需要办理结算手续，根据相关财务制度的规定，分管领导、相关部门的负责人等在结算单据上签字审批，在实际业务中，存在结算单据不齐全、不规范的情况，直接影响到结算的进度。

4.物资仓储管理不严格，入库不规范

首先，物资采购完毕后，需要办理验收入库手续，不同的物资验收入库的标准不同，有时候需要有专业人员参与，然而在企业管理中，仓储管理往往是比较薄弱的一环，直接影响物资入库的效率。

其次，仓储管理的不规范也给物资管理带来一定的风险性，比如办理了出库的物资，仍然由库房保管，使用部门只做了领取，仓储部门没有时间交付使用，给物资管理带来了不便。

第三，月末、年中、年终的盘点工作，需要仓储人员和财务人员的配合，盘点最终要落实账实是否相符，由于各种原因造成的账实不符，仓储管理的不严格是直接原因。

（二）企业物资管理存在的问题成因分析

从物资管理的各个环节暴露出来的诸多问题，根源上讲还是制度不够健全，管理松散。没有从企业管理的角度出发去考虑物资管理的相应措施，同时由于企业具体业务的不确定性，企业战略决策的变化、人员岗位的调整等因素，给计划的制定带来困难，从而影响采购环节的继续。

从财务角度来看，计划的制定不够全面，在具体执行过程中，一方面直接影响到计划执行率，另一方面也给资金支付计划带来了影响，直接关系到付款的及时性和企业的信誉。

四、加强企业物资管理的对策

（一）物资计划管理方面

1.制定行之有效的物资需求计划

物资需求计划是站在企业角度制定的，既要精准全面又要符合公司实际。参照公司上年各项消耗指标数据，同时结合公司成本要素等各方面因素，制定满足生产需求的物资计划，需要涵盖公司所需的所有物資，比如大宗原料、材料、燃料、备品备件、机器设备、低值易耗品、福利品、科研项目、检修维修以及改扩建和资本性等所需的各项物资。

制定物资需求计划同时还要考虑各项市场因素和不稳定因素的存在，要全面综合考量，要有全局观念和全局意识，从企业生产的各个方面各个环节入手，制定行之有效的物资需求计划。

2.建立健全物资需求计划相关制度

（1）明确分工，划分各部门的具体职责，明确责任，疏通物资管理的各个环节。

（2）根据生产物资的使用消耗情况，将物资需求计划分为年度计划、季度计划、月度计划。属于年度计划编报范围的物资品种，应根据年度生产经营计划确定物资需求总量，并将需求总量逐月分解。在年度物资计划执行过程中，当月度需求量与年度计划中的申报量出现较大差异时，使用单位应提前一个月调整计划。

（3）编制物资需求计划编报流程。由于企业生产所需要的各类物资消耗的程度、需求的及时性和周期性不同，因此针对不同类别的物资需求，需要制定不同的计划流程，比如日常性的物资，要明确分工到固定的部门，形成闭环，保证物资计划的准确性;对于大宗的物资计划，需要使用部门牵头，依据各项指标以及历史数据进行预测和核算，计划编报流程力争责任明确，同时规定相应的审批权限，严格保障计划的可行性。

（4）规范物资计划的编报要求。物资需求计划中必须明确物资分类、物料号、物料描述、计量单位、物料组、数量、计划价格、库存量、需求时间及用途等信息。同时明确编报时间节点，保证计划按时下发。

（5）制定物资计划考核机制。企业各部门要严格履行本单位的职责，物资计划管理执行月统计，季度、年度考核兑现原则。针对计划类别制定考核项目，从计划的及时性、准确性、物资的定额、两金占用、到货验收情况等方面建立考核标准，做到奖惩分明。

（二）物资采购管理方面

1.形成一套完备的采购流程

各采购员接到计划员下发的采购明细后，根据公司“直购—招标—询比价”的采购顺序要求，对需要采购的物资选定采购方式：

（1）属于需要招标的，编制招标计划—招标文件会签——招投标过程—中标结果或定标会议纪要——合同会签单——合同盖章签字;

（2）属于直购或者询比价且采购价值低于招标额度的，填采购申请表——组织谈判或询比价—采购审批表——合同会签单——合同盖章签字;

（3）虽达到或超过招标额度的，填采购方式审批表——组织谈判或询比价—采购审批表——合同会签单——合同盖章签字。

2.加强采购合同的签订的管控

（1）严格按照审批权限执行。各部门进行物资采购时，严格按照公司关于合同签订的有关制度规定签署物资采购合同，除零星物资采购业务外，严禁无合同采购物资。对于没有签订合同或未按正常手续发生的采购业务、以及不符合规定的单据等，财务部不予办理结算。

（2）优化审批环节。根据内控相关制度的规定，采购部门进行合同会签时需会同财务部、法律部等部门，对采购环节可能带来的风险进行把关，财务部门需要认真审核付款条款、结算周期，充分考虑资金的安排，避免给企业带来信用

风险。

（3）质保金的约定。为了保证备品备件以及特定的物资等的产品质量，降低采购风险，需要与供应商单独对质保金加以约定，签订合同时单独对质保金金额、约定的时间给予明确约定，保证公司权益。

（三）物资结算管理方面

1.严格规定物资采购的结算流程

业务部门应在满足合同约定条款的情况下办理物资采购业务结算手续。业务部门在办理财务结算时，需向财务部门提供物资采购合同、财务结算单、增值税专用发票、物资验收入库单、质检单等资料，待财务部门审核无误后方可进行账务处理。

各部门应严格按照合同约定条款，按时办理各项物资验收入库、质检等手续并按照规定的时间节点前完成结算资料的报送，超期或者未按期报送的，制定相应的考核机制，纳入绩效考核。

2.按时上报资金计划，及时付款

业务部门将结算资料报送财务之后，应该按照相关资料的金额上报资金计划，资金计划要列明合同或者项目的名称、供应商名称、上月末余额、本月预计增加金额、申请付款金额，财务部根据业务部门提供的资金计划，根据账务数据审核付款的总金额并列明现金或者承兑的比例、金额等。待资金平衡会召开以后，下达至业务部门，业务部门根据下达的资金批复制作付款申请单，待相关负责人、公司领导签批后，及时录入账务系统，做账完毕审核无误后进行资金的支付。

（四）物资仓储管理方面

1.加强业务培训，提升仓储人员管理水平

針对特定的物资，应该加强对仓储人员的业务培训，对于企业物资管理人员来说，必须摒弃落后的管理理念，要接受先进的管理理念，努力提高专业素养，企业也要加强物资管理人才储备，对现有人员进行专业培训，吸收高素质人才，从根本上改善企业仓储管理工作。

实行弹性的绩效考核机制，对于仓储人员的专业技能、工作情况进行量化评比，奖励先进，提高仓储人员工作积极性，使物资管理工作的重要性深入员工内心，也很大程度的促进了员工对于企业的归属感，有利于工作效率的提升。

2.强化物资出入库管理

企业在提高物资管理工作效率的同时应该注意制定完善科学的管理制度，用于实际工作的监管，强化出入库管理。

物资到达储运地后，仓储部门人员应在规定的时间内依据合同、到货清单组织相关人员参加验收。根据物资品种不同进行外观检验，必要时进行取样化验分析检验。检验过程中，如发现资料不全，由采购部门签字确认所缺资料，待手续齐全后办理入库验收手续;因产品升级、换型等原因，到货设备、备件与合同技术参数有出入时，由采购部门确认并出具证明材料后，仓储部门办理入库验收手续;直接送至现场的物资，仓储部门相关人员到现场进行验收。

公司应对物资实行集中仓储，避免出现物资积压、损失等情况。需用单位领用物资时必须出具领用单，由仓储部门办理出库单后，双方进行签字确认方可领用所需物资，禁止打借条领用物资。

3.定期组织盘点，做到账实相符

企业应该建立完备的盘点制度，每月末组织对辅助材料、备品备件进行抽盘;每半年末和年末采取全面盘点的方式组织对各类物资进行半年盘存和年度盘存。要分组、分项、分种类进行盘点，在规定的时间节点内，财务人员依据账上导出的数据会同仓储人员、使用部门的人员进行物资的盘点，严格管控，盘点结束后制作相应的盘存台账，由仓储人员、业务人员、财务人员共同签字，责任到人，做到账实相符。

五、结束语

加强企业物资管理对提高企业经济效益有着重要的意义，企业物资管理不仅是生产过程和产品制造的过程，还是材料消耗的过程，为了提高物资计划管理的质量，确保物资采购和供应流程的顺利实施，保证企业生产所需的各项物资，不断提高效率，建立健全公司物资管理流程对于企业的发展是十分有利的，企业应该不断走出去，借鉴和采用其他同类企业的先进管理理念和工作流程，不断提升业务管理水平，达到为公司降本增效，不断提高企业的核心竞争力的目标。

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