大数据背景下高职院校档案管理中的问题与对策

王娜

[摘  要]随着信息技术在我国的普及，高职院校档案管理也逐步信息化。在大数据发展迅速的今天，高职院校如何更好地发挥大数据的作用，是每一位高职院校负责人需要面对和解决的难题，而在档案管理中如何合理利用大数据则是每一位档案管理人员要研究的重要内容。文章通过对大部分高职院校仍沿用原有档案管理体系、信息化手段运用不到位、无法充分发挥大数据作用而导致的档案管理难以适应高职院校发展要求等问题的深入剖析，旨在结合大数据平台寻找解决这些问题的对策，以期为高职院校提升档案管理效率提供一定的参考。

[关键词]大数据  高职院校  档案管理

基金项目：杨凌职业技术学院人文社科基金项目“高职学生学籍档案信息化管理的研究”（项目编号：GJ19075）。

引  言

信息技术如今已经深入到人们生产和生活的方方面面，对人们的生产和生活产生了巨大的影响，它不仅改变了人们的生产和生活方式，还改变了人们的生产和生活理念。高职院校档案管理是保证高职院校顺利开展各项工作的基础，大数据背景下高职院校档案管理也迎来了新的发展机遇，各高职院校积极响应国家的扩招政策，但随着学生人数的增多，学校档案的数量也急剧增加，这需要档案管理人员在有限的时间内将各类档案进行科学分类和管理，繁重的工作使得部分档案管理人员对自己的工作产生了厌烦情绪，而这非常不利于档案管理人员工作效率的进一步提升，加之档案内容是需要进行严格保密的，这就更进一步加大了档案管理工作的难度，而要改变这一状况，就离不开科学技术的发展和大数据的支持。

高职院校档案管理中的问题

现在国内大部分的高职院校不是很重视档案管理，这导致档案管理过程中存在很多问题，这些问题的存在非常不利于档案管理的顺利开展，而且会对高职院校的竞争力产生一些不良的影响，高职院校档案管理中存在的问题如下。

1.档案管理模式简单，存在片面性

高职院校开展档案管理的时间比较短，因而其管理模式也就相对比较简单，大部分工作都由人工完成，档案也主要是以纸质版为主。高职院校由于资金不是很充足，因而其档案管理流程一般都是先采集信息，然后整理后再密封，大部分信息采集都是由管理人员通过电话等方式完成的，这种工作方式不仅增加了档案管理人员的工作量，还不能确保信息的完整性和准确性，中间需要多次核对才能完成档案所需要的内容。高职院校的档案主要分为两种：一种是学籍档案与教职工档案，另一种是学术档案。由于这些档案隶属于多个部门，档案管理人员在采集信息时就会有诸多的不便，有时可能会忘记某一部分档案的归类和检索，这种单一的档案管理模式也受时间和空间限制，非常不利于档案管理效率的提升。

2.缺乏专业的信息人才，发挥不出大数据的作用

高职院校档案管理需要具备一定专业知识的信息人才，只有这样才能做好学校的档案管理，但由于高职院校大部分管理者并没有意识到科技创新给学校档案管理带来的机遇，这造成高职院校档案管理缺乏专业的信息人才。而现有的档案管理人员大部分是年长的退休教师，他们对大数据缺乏一定的了解，无法有效操作学校引进的一些设备，而且他们学习档案管理知识的欲望也不够强烈。

3.档案管理手段比较传统，未紧跟大数据发展步伐

信息化技术的引入使高职院校实现了档案管理电子化，大部分紙质版档案可以输入云端保存。但高职院校并没有配备相对比较完善的数据系统，采集的信息大多都是由单机完成的，这就导致其他信息化设备的闲置，并且大多数高职院校对大数据的利用还仅仅停留在表面，没有挖掘大数据的隐藏价值，这非常不利于其档案管理的深入开展。

利用大数据创新高职院校档案管理

传统档案分为书本、音像带、相片等，但科学利用信息化技术可以将传统的实体资料转化为电子版保存在云端，这样做不仅能更好地确保档案的安全，而且使得保存方式也变得更加方便快捷。高职院校档案管理对本校的科研工作、教育教学任务及教职工、学生信息的安全保护有着重要的价值。新课改的推行和扩招政策的实施使高职院校档案管理愈发复杂，传统的人工管理已不能满足当下高职院校档案管理的要求了，而大数据独特的优势可以帮助高职院校将档案管理工作做得更好。

1.数据处理系统快速，节省时间

高职院校可以利用大数据对大量的档案进行快速处理与分类。管理人员利用数据处理系统建立实时查阅程序，这对档案的归类和有效利用都是一件好事，使用者通过app还可以不限时间、地点、方式翻查档案，学校工作人员通过手机、电脑就可以借阅档案，数据处理系统还可以有效保证学校档案管理和后台系统的运作，其分辨快速且系统稳定。

2.云计算维护系统安全，提升保密性

大数据中的云计算可以利用终端设备对上传的档案加密，这对系统安全有辅助作用，而且高职院校各类档案保密性高不仅对学生和教职工的个人信息保护有益，同时还不会泄露学校的科研成果和学术研究等信息，在终端处理数据和信息，云技术可以有效地提高系统的稳定性，并且学校还可以单独使用一份数据系统，能更有效地保证档案的严密性，这对提高高职院校竞争力也有着重要的作用。

3.有效的数据处理方式，利于档案管理人员掌握档案管理结构与规律

大数据内拥有大量的数据信息，其中一部分对健全学校档案管理有极高的使用价值。在处理大量信息时，大数据会对不同产品和信息实施定位，然后建立数据模型，档案管理也不例外。在使用时学校的档案管理人员可以根据已建构的数据模型分类不同的档案，等再维护和查找档案时就会方便很多，同时还有助于档案管理人员形成自己的档案管理模式，进而掌握档案管理结构与规律，提升自己的档案管理能力。

大数据背景下高职院校档案管理中的优势

1.更新档案管理人员观念，完善档案管理体制

高职院校档案管理引入信息技术，需要档案管理人员具有一定的信息化档案管理理念及能力，档案管理的核心是对档案信息的有效检索和归纳，所以档案管理人员应改变传统的管理观念，革新自己的档案管理模式，科学地利用信息技术提升自己的档案管理效率。档案管理人员还应结合不同的档案内容建立信息化模块，然后通过放置不同的内容重新组合档案结构，提升档案归类的合理性，有效利用云端数据对现有信息进行加工，提高数据的利用率和信息的有效性。

做好档案管理还应建立完善的管理与监督机制，实现档案管理的现代化发展。首先，高职院校要建立一支信息化档案管理队伍，对不同级别的档案进行合理的分配与监督，同时要求各级部门的档案管理规范化，要求其设置严格的检索和借阅流程。例如在借阅时需要对借阅档案的名称、时间等进行登记，健全审查手续，避免检索时出现文件损坏或遗失的情况，定期检查档案信息，利用大数据资源完善档案管理。例如可以定时更新学校的发展情况、科学研究成果等信息，为学生今后的学习提供多而准确的资料。

2.丰富档案管理人员的信息知识，促使其创新档案管理模式

由于高职院校档案管理人员信息知识比较薄弱，因而高职院校要多对档案管理人员进行相关培训，使其能够掌握和大数据相关的操作方式，使档案管理人员能及时创新工作模式，还可以引进信息技术人才充实档案管理队伍，为档案管理队伍注入活力。为顺应大数据的发展趋势，高职院校也要尽力为档案管理人员提供相应的信息技术培训，可以聘请数据专家来校授课或开讲座，通过这一系列的措施提升本校档案管理人员的信息技术水平和其对数字的敏感度。学校还可以多培训本校相关专业的学生，在他们学习了专业知识之后，安排他们在校内档案管理部门实习，进一步提升他们的档案管理专业技能。定期举办讲座、论坛等，使相关专业的学生与档案管理人员有更多的专业交流机会，保证档案管理工作的信息化手段能紧跟技术的发展趋势。

信息处理方式的变化使档案管理人员的工作方式也跟着发生变化，大数据背景下档案管理人员不需要实地调查和搜集档案，只需要督促相关人员把信息上传至档案系统即可。采用这种方式可以使上传的档案内容更加齐全，且其可以与原始档案合并形成详细的档案系统，这样既能避免档案管理人员需要将零散材料整理合并的麻烦，又能很好地提高档案管理的效率。档案管理人员只需要熟练掌握操作管理系统就可以把档案进行归类，再进行检索时就能缩短检索的时间。这不仅减轻了档案管理人员的工作压力，还能使档案管理人员快速分辨海量的档案信息，通过对档案中不同信息的处理，达到快速查漏补缺的目的，并确保每一个档案的完整性。

3.配齐档案室所需设施，加强信息技术建设

高职院校要想更好地发挥大数据的优势和价值，就需要更新现有的档案配套设施，特别是规模较小的高职院校负责人一定要高度重视本校档案管理，加大对档案管理系统的投入，逐步形成完善的大数据档案管理体系。高职院校可以提前做好档案管理预算方案，在学校能够承受的范围引进相关技术和设施，包括云技术平台、数据处理系统等，以保证档案在云端的安全，避免因相关资料的泄露而造成的数据损失。同时要做到定期对引进的数据设备进行维护和检查，保证其運转正常。

将信息技术融入档案管理各环节，从对档案的搜集、管理、使用到建立档案网络数据库，对档案的去向和所在位置实行动态管理。利用网络数据完善档案库时，需要对不同级别的档案实行分层管理与考核，对处理信息、建档方式及其他微小细节进行考核。例如对系级档案与校级档案的归类质量进行考核，保证不同需求的人在提档时可以有效使用档案。档案管理的信息化可以有效地促进档案管理的全面性，运用信息技术管理档案，可以更好地提升档案管理效率和使用率。

结  语

高职院校运用大数据进行档案管理是大势所趋，也是顺应高职院校现代化发展的必然。科学地利用网络和大数据平台，改变传统的档案管理观念，合理利用信息技术健全档案管理体系，为“百万扩招”及其他政策在高职院校的有效推行提供档案基础。使用大数据还能改变档案管理人员的工作方式和档案管理观念，使其抛弃传统的手动管理，向信息化、科学化的档案管理迈进。而且打造高职院校档案管理现代化体系，可以更有效地提升高职院校的运转效率。

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作者单位：杨凌职业技术学院药物与化工分院  陕西杨凌