文书档案管理信息化建设利用率与安全保护研究

王精莉

摘要：信息化已经随着网络信息技术和计算机技术的发展成为现阶段我国各个行业和领域的主要发展趋势之一。文书档案作为记载着各单位重要的文件信息的重要档案资料，在推动其朝着信息化方向发展的同时，也要保障好档案资料的安全。本文以文书档案管理工作为主要研究对象，着重对文书档案管理的信息化建设利用率以及安全保护措施进行研究和分析，旨在促进我国文书档案管理信息化水平的不断提高。

关键词：文书档案管理;信息化建设;安全保护

文书档案管理工作在现阶段我国各单位工作的开展过程中占据着重要的地位，无论是生产经营企业，还是促进国家和社会发展的政府单位，都需要依靠文书档案的管理工作来保证各项资料的安全。而在现代社会的发展过程中，文书档案管理工作的信息化发展趋势在提高工作效率的同时，也很容易产生一定的安全问题。对文书档案管理信息化建设的利用率与安全保护进行分析，对提高我国文书档案管理工作的安全性具有重要的意义。

一、文书档案管理信息化建设和安全保护的必要性

在工业4.0时代的背景下，网络信息技术以及互联网技术在促进现代各个行业发展的过程中发挥着重要的作用。其在发展的过程中推动各单位朝着更加信息化的方向发展的同时，也使得信息化建设逐渐成为各单位内部各种工作的主要发展趋势之一[1]。对于文书档案管理工作来说，由于各单位在开展工作过程中会涉及到许多机密的资料和信息，以往的纸质档案在记录和管理过程中存在着管理和记录难度比较大的问题。在促进文书档案管理的信息化建设过程中，尽管信息化的档案管理工作能够大大提高整理和分析文件资料的效率，但对于这种机密性的文件来说，只有保障文书档案管理的安全才能够促进各单位工作的正常有序开展。

二、提高文书档案管理信息化建设利用率与安全保护的具体措施

信息化建设在提高文书档案管理工作效率的过程中发挥着重要的作用，对于文书档案管理工作来说，其在工作的开展过程中最主要的就是要保证档案资料的安全。而在推动文书档案管理工作朝着信息化的方向发展的过程中，提高信息化建设的利用率与安全保护工作质量，会对文书档案管理工作的质量和保密性造成较大的影响[2]。在对提高文书档案管理信息化建设利用率以及安全保护的措施进行分析时，主要可以从以下几个方面来入手：

（一）建立文书档案的信息化管理机制

管理机制是能够对文书档案管理工作的行为进行有效规范的最主要措施。对于文书档案管理工作的信息化建设来说，由于其在建设过程中会应用到许多现代化的网络信息管理系统和信息化技术，这一技术在连接网络的过程中会因为网络的虚拟性而产生比较严重的安全问题。为了能够更好的保证各种档案资料的安全，在促进文书档案管理工作朝着信息化的方向发展的过程中，最主要的就是要建立文书档案的信息化管理机制。

具体来说，在建立文书档案的信息化管理机制过程中，首先要对各种档案资料的文件来源以及复制、备份、整理等工作的相关信息和数据进行明确，以便能够在更好的分类整理各种档案资料的同时，也能够提高档案资料管理工作的质量。其次，在建立文书档案信息化管理机制的过程中，由于文书档案管理工作的信息化建设本身就需要借助一定的网络信息技术，因而其档案资料的储存和整改方式也会产生一定的变化。现阶段，电子档案已经成为文书档案管理的主要工作形式之一。在应用电子档案的过程中，管理机制的建立不仅需要符合法律法规的相关规定，还要能够建立与电子档案相适应的管理机制，对电子档案的工作行为进行更加有效的规范，在一定程度上保证档案资料的安全。

（二）提高文书档案管理的信息化水平

信息化作为现阶段我国文书档案管理工作的主要发展趋势之一，在提高文书档案管理工作信息化水平、提高信息化建设利用率的过程中，需要重点满足信息共享、信息查询以及信息核查等三个方面的要求。信息共享主要是指在推動档案管理工作朝着信息化的方向发展的过程中，通过管理平台的建立来实现档案资料的查阅和分析。信息查询则主要是通过信息化管理平台的建立来提高查询信息资料的时间和效率。信息核查则主要是能够通过网络化的信息管理系统和平台来提高信息核查工作的质量，在突破以往的资料查询受到的时间和空间限制的同时，保证档案信息管理的高效性。

（三）建设高质量的专业文书档案管理人员队伍

档案资料作为各单位在开展工作过程中重要的机密性文件，在促进各单位的发展过程中发挥着重要的作用。档案管理工作的信息化建设在改变了以往档案资料的储存和管理方式的同时，也对管理人员的专业能力提出了更高的要求。在开展档案管理工作的过程中，为了能够在保证档案管理工作质量和效率的同时也能够保障档案管理工作的安全，最主要的就是要在做好安全防范工作的同时，通过提高档案管理人员的专业能力和水平来建设高质量的专业文书档案管理人员队伍。通过开展一定的专业培训工作和制定引进人才的政策，不仅能够对提高管理人员的专业能力起到一定的效果，还能够在不断壮大文书档案管理专业队伍的同时，推动文书档案管理工作朝着信息化的方向更好更快的发展。

结论

保障好文书档案资料的安全，对提高我国文书档案工作的质量和水平具有重要的作用。现阶段，各单位在开展工作的过程中越来越认识到文书档案管理工作的重要性。在推动各个行业和领域朝着信息化方向发展的过程中，要想保证文书档案管理工作的质量和安全，不仅要健全和完善信息化建设的管理机制，还要在做好安全防范工作的同时，积极转变档案管理人员的工作态度，促使其积极提高自身的专业知识和技能。

参考文献

[1]孙英.试论文书档案管理信息化建设利用率与安全保护[J].科技风，2021（13）：113-114.

[2]李晓莉.浅谈文书档案管理信息化建设利用率和安全保护[J].农家参谋，2019（21）：170.