基于“互联网+”的事业单位档案管理工作优化浅议

付琼丽

（简阳市疾病预防控制中心，四川 简阳 641400）

信息化时代下，“互联网+”的快速发展，使得各行业都出现了较大程度的变化。当前，事业单位的档案管理工作信息化发展已经成为必然趋势。而且将“互联网+”相关技术应用到事业单位档案管理工作中，可以促进其与档案管理工作的深度融合，让档案管理工作效率得到全面提升，档案信息的应用更为高效，事业单位能够更快更好的发挥自身的公共服务职能。

一、事业单位档案分类及特征

（一）事业单位档案分类

一般而言，事业单位档案主要分为文书、专门、科技、声像等多个类型。事业单位行政的行政管理事务活动，会形成文书档案，具体涵盖命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划、总结等内容。事业单位的生产技术、自然科学研究与基础建设等方面形成壳鸡蛋干，涵盖图纸、图表、文字材料、计算材料、证书等科技文件材料。在所开展的具有较强专业性的活动中，为了确保相关职能目标实现，所形成及使用，存在利用、查考及保存价值的历史记录，涵盖财会、科研及出版刊物相关的档案信息。各部门或个人在社会实践活动过程中，所形成的与社会、国家及单位相关、且具有较高保存价值的影片、录音、录像等，具体涵盖事业单位所进行的各类主要职能活动、工作成果和存在问题的声像，知名人士及各级领导参与本单位相关重要活动的声像和组织参与重要会议及外事活动，及其他存在保存价值的声像等。

（二）事业单位档案资料的呈现特征

1.承载介质异质化。

在“互联网+”时代下，档案资料的承载介质变化是事业单位档案资料变化的首要表现。传统模式下，档案资料基本都是以纸质形式进行存储，随着信息技术的发展，依次出现了光盘、磁盘、U 盘、移动硬盘等各类存储介质，实现对视频、音频及图片等各类资料的存储。随着“互联网+”时代的逐渐发展，部分档案资料已经开始向着无介质的云盘、网盘方向发展了。

2.资料形式更为多样。

“互联网+”时代下，事业单位的档案资料所体现出的另一明显特征是资料形式更为多样。其主要体现为，当前事业单位对于档案信息的记录形式，由之前的纯文本形式，逐渐拓展为图片、文字、音频、视频、网页及数据库等多个形式。多样的资料形式，直接影响档案资料的收集、整理、存储与应用，使得档案管理工作面临诸多问题。

3.数据信息量巨大。

“互联网+”时代下，海量的数据信息是事业单位档案管理工作的特点之一。较传统保存期限短、内容相对简陋的纸质信息记录而言，海量的电子信息需要以GB、TB 为单位进行计量，所以巨量的数据信息，已经成为事业单位管理档案工作的重点之一。

二、“互联网+”时代背景下对事业单位档案管理工作进行优化的重要意义

（一）提升档案管理工作的效率

通过应用“互联网+”相关技术，可以让事业单位将“互联网+”和档案管理工作相结合，在此基础上创建新的模式，使得相关工作的效率得到有效提升。事业单位档案管理相关的工作较为繁杂，涵盖单位工作的多个方面。在当前事业单位持续进行体制改革的基础上，其所形成的信息数量不断增加，所以要求事业单位能够通过对互联网平台的合理利用，更为高效的收集和处理档案信息，切实提升档案管理的工作效率。

（二）有助于保障事业单位的高效运转

事业单位的档案作为原始记录材料，负责记录事业单位过去的工作情况。提升其在档案管理方面的水平，能够让档案信息的查询和应用更为高效，能够更好的支持事业单位开展相关工作，为其提供具有更强专业性和实效性的参考依据，充分体现自身价值，促进企业更快更好的制定决策，保障事业单位的高效运转。

（三）有助于建设事业单位的信息化管理体系

结合“互联网+”相关技术，对事业单位的档案管理工作进行优化，能够让其在信息化方面的建设水平得到显著提升。通过构建高效率的档案管理信息平台，能够促进事业单位各部门和档案管理部门之间的关联，对档案信息资源进行及时的收集和整理，切实保障当前信息的完整和安全。而且在事业单位的信息化建设过程中，档案管理的信息化建设是其中的核心组成部分，通过促进其信息化建设水平的全面提升，能够为建设事业单位的信息化管理体系夯实基础。

三、当前事业单位在档案管理方面存在的不足

（一）管理层对于档案管理缺乏足够重视

事业单位在任用人才、安排工作日程和资金周转等核心关键内容方面，管理层都会予以高度重视，但对于档案工作，则容易忽略太多。对于当前档案管理体制不完善的情况，未能合理制定有效的工作规定，未能确保档案信息的及时更新，网络资料的同步性没有达到相关标准，从而导致诸多关联问题的出现。

（二）管理人员自身的专业素养和综合素质存在不足

高素质人才是档案管理工作提升的重要基础。未掌握专业技能的档案管理人员，势必缺乏大量的管理技巧，难以紧跟时代脚步，对管理方案进行持续的优化与更新，甚至会因为在管理过程中所形成的数据资料不准确，而对事业单位的正常运营产生影响的情况。

（三）管理形式不够规范

想要提升事业单位的档案管理工作质量及效率，就必须要做好相关的必要准备工作。如果管理人员在工作过程中，缺乏一些先进完善的基础设施和知识，其管理效果会大打折扣，难以实现预期。当前互联网及信息技术已经得到快速的发展，但依然存在着部分事业单位的管理人员，继续沿用传统的资料管理形式，管理措施的落后、现代化程度的不足及思维层面的局限，导致事业单位在档案管理方面存在严重不足，从而导致档案管理的质量较低、专业性较差、管理效率较低等情况。因为缺乏完善的规章条例，管理人员无法根据相关的规章制度进行资料统计和处理，无法判断哪些数据需要制定、哪些数据没有问题，即便是按自己的想法进行分配处理，从而导致档案数据信息误差较大。

四、基于“互联网+”的事业单位档案管理工作优化措施

（一）健全其档案相关的管理制度

事业单位需要积极引进和应用互联网相关思想，贯彻落实互联网思维，突破当前的禁锢。在与外界进行交流的过程中，要能够主动、积极的了解相关新技术，充分掌握相关的知识和技能。通过单位内部开会研讨的形式，使用集体献策的方式，确定互联网相关技术在档案管理工作中的实践应用，在对互联网技术的具体使用过程中，要充分结合自身的具体情况，对档案管理的模式进行变革创新，同时要采取不定期的方式全面检查和分析事业单位的基本资料电子化信息，确保档案管理的准确和高效。

（二）强化其档案管理能力

随着互联网相关技术与事业单位的档案管理工作逐渐融合，能够大幅提升操作便利性，但对于部分商业管理工作者而言，相关技术的掌握还存在一定难度，需要花费一定的时间进行学习。在工作过程中，通过培养管理人员的互联网思维，促进其逐渐强化基于互联网的档案管理能力，达到推动管理工作有序发展的目的。还可以采取事业单位内部培养的方式，结合对外交流的形式，获得基于互联网的档案管理相关知识，提升管理人员的管理技能。事业单位还可以领导档案管理人员自行建立相关的学习团队，在业余时间进行学习交流，分享管理工具的使用经验。并采取定期比拼工作技能的方式，通过应用合理的激励机制，奖励学习能力较强、思维较为活跃的档案管理人员，以此形式，能够较好的解决档案管理人员工作消极等问题，保障档案信息的及时和完善。

（三）确保事业单位档案管理的与时俱进发展

互联网相关技术的发展是与时俱进的，随着科学技术的发展革新，事业单位也应当就自身的档案管理工作进行持续的优化升级，持续关注信息技术的发展，对档案信息的管理工作进行持续性优化，切实提升其使用的便捷性。所以要求事业单位必须从各角度共同入手，真正做到与时俱进发展。

1.对网络数据进行优化，提升归档质量。

当前的“互联网+”时代背景下，随着各类先进技术应用的逐渐增加，档案管理工作的复杂程度也大幅上升。在此背景下，要求档案管理人员必须要能够紧跟时代发展脚步，优化网络数据，切实保障网络数据的归档质量。此外还可以采取与新媒体运营商深度合作的方式，强化网络数据的收集与分析工作，结合事业单位网络数据用户实际特点，针对性的进行归档处理，提升归档质量。

2.构建档案信息的管理平台，建设相关数据库。

在档案管理过程中，其基础工作之一是开发档案信息所蕴含的各类资源，所以要求档案管理部门充分把握当前“互联网+”相关历史机遇，深入了解“互联网+”，合理增加人力、资金和技术层面的投入，通过共同推进软件及硬件设备设施的建设工作，加强对各类信息资源的整合，让档案管理能够与互联网深度融合，在此基础上构建健全的档案管理信息化平台，促进档案管理工作向着信息化的方向有序发展。此外，在具体工作开展过程中，事业单位还需要按照自身的具体情况，积极促进档案管理的数字化建设，合理分类档案信息，对档案信息的服务渠道进行拓展延伸，使得档案信息的使用者能够在查阅和检索档案信息时，获得更为便利的服务。

3.对信息化环境进行优化，切实提升档案信息的安全层次。

信息安全是档案管理工作过程中的重要组成部分，软件、硬件、人员、信息、内容环境及社会环境等都可能会导致安全问题的出现，其中信息的安全保密工作是其核心内容。在对档案信息开展保密工作的过程中，需要基于规章制度和运行环境等层面入手。在当前互联网环境下，传播和共享信息都存在一定的开放性，如此使得档案管理过程中的保密工作难度较大。所以想要保证档案信息的安全保密，不仅需要就内部管理强化相关的体制建设工作，对工作人员进行严格要求，同时还需要落实信息系统的安全管理工作，关注各类计算机病毒的变化情况，及时修复相关漏洞，并制定完善的应急措施，切实保障档案管理信息化环境的安全。

五、结语

在当前的“互联网+”时代背景下，各类挑战和机遇共同存在。事业单位档案管理部门必须要充分认识到“互联网+”相关优势，明确自身在档案管理方面所存在的不足之处，合理采取有效措施，健全档案相关的管理制度，强化档案管理能力，确保事业单位档案管理的与时俱进发展，对网络数据进行优化，提升归档质量，构建档案信息的管理平台，建设相关数据库，对信息化环境进行优化，切实提升档案信息的安全层次，多方角度共同入手，有效优化事业单位档案管理工作。