精益资料管理到智慧管理的实践

李 扬 齐 进

(江苏省江都水利工程管理处，江苏 扬州 225200)

目前水利工程针对资料管理提升的研究集中在完善管理制度，提升资料管理者技能水平，加强资料规范化、标准化管理，加强数字化、信息化建设，强化安全管理与共享等方面。也有水利工程开展了资料信息化的试点建设，主要设计完成了一套计算机信息管理系统以及实现资料的数字化录入。例如山西省水利建筑工程局通过ASP.NET技术、ADO.NET技术，使用Visual Studio软件和 SQL Server软件进行了系统和数据库的开发，设计了水利工程材料管理系统。峡江水利枢纽工程建立了具有可自定义模块，模拟库房、自动生成分类目录等功能的资料信息化管理系统[8]。

江都水利工程管理处运用精益运营的理念持续改进资料管理水平，2013年选取浦东机场二级排水系统江镇河泵闸开展了精益资料管理的提升。实现了资料室资料的快速取用归还，现场管理资料设立目视化管理板进行立面动态化管理。2018年选取江都第四抽水站管理所作为智慧资料室建设试点，实现了自动打开密集架，语音、led坐标指引纸质资料取用，非保密电子资料自建云盘存储，手机电脑随时调用等功能。智慧资料室实现对资料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理、云端管理。并可通过局域网实现资料的网上浏览和远程查借阅功能。系统全面运行后，极大提高了工作效率，提升了资料工作服务的水平和质量，实现资料由管理向信息研究与利用的质的转变。

1 传统资料管理的缺点

一是资料查阅耗时长。传统资料管理方式下，由于资料繁多，查找资料时，需要先根据资料类型找到对应档案架，再根据资料的编目信息在档案架中寻找档案编号对应的档案架分格，一旦资料归档时由于操作失误而放入与编号不匹配的分格，就会耗费大量时间精力在档案架中逐一分格逐一档案进行排查。二是影像资料的查阅不便捷。由于资料数量种类众多，包含了工程建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件和专题学习用的影像及音频资料，而传统资料对影音资料的存档方式大多是刻录在光盘上用于存储，给查阅影音资料内容带来了极大的不便。三是对失效资料的管理滞后。有效期限是资料价值体现的重要标志之一。超过有效期限的资料需要销毁以减少对资料库存资源的占用。但是，由于传统管理模式下对资料有效期限管理需要定期对所有短期和长期档案逐一盘点，资料越多种类越复杂管理人员对资料的有效期限信息就越不能准确掌握，部分过期资料不能被及时销毁，形成冗余资料，造成资料管理的恶性循环，给管理人员带来极大负担。四是同一资料无法多人查阅。江都第四抽水站资料大多为原件装订，在资料被借阅出资料室至归还期间，其他查阅者将无法调阅，带来极大不便。

2 精益资料管理

传统的资料管理方式通过编制资料盒目录，明确每一个资料盒摆放的架号、层号、位置，取用、归还严格按照目录进行。精益资料管理的目的的是通过可视化等手段的运用提高资料盒取用归还的效率。

2.1 区域定位

通过在资料盒上张贴不同颜色的标志线，不同区域用不同的颜色进行区分，如图1所示。江镇河泵闸电气系统图、控制系统图、PLC接线图等用红色标记，置于最右上角的区域。通过颜色指示，第一时间就可以找到资料盒所处的区域。

图1 不同颜色定位线标示

2.2 区域内定位

每一个区域内，资料盒的放置位置也是固定的，通过一根斜线的方式进行定位，如图2所示。例如江镇河出海泵闸电气试验记录位于该层第六位，当资料盒取用后，该位置空缺，归还时，通过斜线的连续性可以第一时间找到应当放置的位置。

2.3 管理流程资料可视化

不同的资料取用频率是不同的，针对取用频率高的资料，通过制作目视化管理板进行工程现场立面布置。便于现场运行人员及时进行更新，也便于管理人员随时查看相关管理流程、进度。江镇河泵闸将专业需求与对应、组织流程、工作记录、指标管理、信息传达与记录、异常统计分析、持续改进七方面与管理相关的资料进行立面放置，如图3所示。

图3 目视管理版、异常处理流程

通过精益资料管理的开展，提高了资料的取用效率，实现了管理过程的可视化。

3 智慧资料室建设

目前水利工程的资料管理仍以人工管理为主，大量采用人工手摇式密集架进行纸质资料存放。有的工程开展了资料电子化管理，将纸质资料扫描后录入管理系统，但仍只支持本地调用。江都第四抽水站通过智慧资料室的建设，实现了非保密资料云端取用，保密资料自动定位，自动开启密集架，语音、灯光信号指引信号取用，并实现了温湿度自动控制、人体自动检测控制，烟雾监测手机报警等功能。

3.1 系统架构

四站智慧资料室的系统架构如图4所示，由指引系统、触摸屏系统、语音播报系统、安全系统、自建云盘、电脑控制软件、手机APP等子系统组成。

图4 智慧资料室系统架构

所有数据汇集到服务器，非保密资料扫描件存储在自建云盘，和服务器物理隔离。以服务器为核心构建的站内局域网与外网断开，智能密集架通过无线联入局域网中，电脑端安装有加密密集架控制软件，控制软件数据库存储资料名称、编号、内容、在密集架中的存放位置等数据，密集架通过局域网访问服务器内数据库来快速定位资料位置，手机APP也可通过局域网访问数据库在线查看案卷扫描件内容。

3.2 指引系统

指引系统由行走机构、语音指引系统、灯光指引系统组成。

行走机构主要由电机和近程传感器构成。四站资料室设有5组密集架，每组密集架下方装设电机，控制密集架在轨道上双向移动。柜体下方布置有CHE18-8NA-A710型电感式接近开关，通过轨道布置的感应磁片，控制密集架打开的最大幅度。通过相邻两组密集架对装的接近开关进行控制，当两组密集架接近后停止电机运转。

语音指引系统负责语音播报所调取的资料所存放的具体位置，以及进入人员的安全提示。

灯光指引系统由横向和竖向的红色led灯和后台控制系统组成。通过每一层的led灯构成了一个立面的x轴，每一竖列led灯构成了y轴，如图5所示文件在第一个密集架4层2列。每一个资料盒的存储位置信息存储在服务器。

图5 灯光指引定位

3.3 控制系统

控制系统主要由密集架触摸屏系统、电脑端、手机APP组成。同一时间仅可采用一种方式取得权限后方可控制。

触摸屏系统由1块主控屏和4块分控屏组成。主控屏用于获取控制权限，输入需要调阅的资料名称，控制密集架自动打开，如图6所示：土工竣工图，编号010102，1区1层位置靠左4节5层第一本。分控屏仅用于打开本密集架，不具备输入查询功能。主控屏和分控设有互锁功能，当人员进入后自动锁定该间隔，当需要进入其他间隔时必须确认该间隔无人解锁后方可进行。

图6 主控触摸屏

电脑端通过密集架管理系统实现档案查询、借阅查询、档案借阅、提档请求、档案归还等管理功能，如图7所示。

图7 资料查询界面

3.4 安全系统

安全系统有红外监测、烟雾监测、阻挡监测、温湿度监测等功能，如图8所示。其中红外检测包括密集架进入检测，在1号和5号密集架外侧分别对装CHE/JK-10NA-B710型红外漫反射光电开关，如图9所示。当监测到人员进入时，密集架停止移动，自动锁定，语音提示：“有人进入密集架，停止移动。”当接收到关闭指令时，内部每一列密集架地脚桩处装设光电开关实时监测，一旦检测到内部有人，即可停止移动。烟雾监测装设在柜顶，当检测到烟雾后立即语音报警：“发生火情，请即可查看。”同时推送火情报警到管理人员手机。温湿度监测装置和空调以及除湿机通过无线的方式互联，自动保持资料室温度处于14～24℃，相对湿度处于45%～60%，当超限时，自动开启空调或除湿机，如果温湿度长时间超限，则通知管理人员手机APP，提醒管理人员进行查看。

图8 安全监测

图9 对装红外漫反射光电开关

4 总 结

精益资料管理的过程是以低成本的管理手段提升管理水平，通过彩色定位线的方式对资料盒进行优化，有效提升了资料取用归还的效率。通过现场目视管理板实现了管理流程的可视化管理、资料的动态管理。智慧资料室是“智慧水利”的有机组成部分，通过智慧资料室的建成运用，节约资源，减少了原件复印的需求，减少了纸张等耗材消耗；提高了办公效率，自建的云端资料库使办公人员可以随时调阅非保密资料。纸质原件也实现了智能化调取；与手机APP的联动也进一步提高了资料管理的安全水平、智能化水平。精益资料管理到智慧管理的实践对水利行业资料管理有一定的借鉴价值。