基于“双套制”模式的高职院校档案信息化建设策略研究

姜 波

泸州职业技术学院

一、档案管理“双套制”模式发展概述

在当今网络时代，信息技术的突飞猛进对档案事业的影响也日益明显，现代化、多元化的趋势逐渐贯穿于档案的收集、整理、保管和利用各个环节，传统档案管理模式亟待改进。

2008年8月，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，第十五条要求“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”；2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，对纸质档案和电子档案的同步双线管理作出明确要求，指出“各档案馆(室)要大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用。采取措施严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露，对涉密档案进行数字化要严格遵守保密规定。”2020年6月，全国人大审议通过了新的《中华人民共和国档案法》，第五章“档案信息化建设”部分中要求“将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用”。本文将这种“纸质化+数字化”相结合的档案管理模式称为“双套制”，即对同一份档案资料实行纸质、电子两种载体形式同步保管的模式，这是新形势下档案管理模式的新发展、新要求。可见，对于高职院校来说，档案管理“双套制”解决了档案保管与利用之间的矛盾，必将带来工作效率的提高。但在实现传统档案纸质化保管向“双套制”模式转变的过程中，也面临着经费、流程、安全、真实性等方面的挑战，因此“双套制”模式既是大势所趋也是自身发展需要，既是机遇也是挑战。

二、高职院校档案信息化建设面临的问题

1.档案信息化建设发展滞后。

由于各高校对于档案“双套制”的理解还不透彻，没有达到切实有效的档案“双套制”同步管理要求，缺乏对档案数字化的前端控制手段，数字化档案信息的格式和流程尚未规范统一，只能对档案资料采取先归档后数字化的处理方式，但大多数情况下同步数字化程度较低，既未同步、何谈共赢？这种滞后的建设现状在很大程度上限制了档案信息化成效的发挥，使得档案信息化建设流于形式而失去意义。

2.档案管理信息孤岛严重。

由于档案材料中包含有某些涉及个人隐私、国家安全、科研秘密等信息，因此各高校几乎都自开发或定制独立的档案管理软件系统，各办公软件的数据库语言环境和流程设计不能兼容，这些软件系统不仅与校内其他办公系统相互独立，更不与其他外部业务管理系统相互对接。这种各自为政的状况，使得档案信息未能实现统一管理、有效对接和数据共享，势必造成数据信息的重复提交，大大降低工作效率。

3.数字化档案信息的凭证价值遭受质疑。

由于档案数字化进程滞后，造成高职院校档案管理部门所提供的数字化档案信息的真实性、及时性不能受到普遍认可，不能有效满足利用者的需求，难以直接发挥档案的凭证价值，反而在一定程度上造成了资源浪费和工作效率低下。

4.电子档案保管不当。

与纸质载体相比较，电子档案载体的寿命相对较短，比如，磁盘的使用寿命在6年左右，U盘、移动硬盘等在10年左右，光盘在30年左右，即便是目前比较高端的蓝光光盘也只有50年左右的有效期。此外，还受到硬件载体、数据格式、网络带宽等限制，不同类型、格式、体量的档案资料对传播途径提出了更高的要求。因此，电子档案的保管条件比纸质档案更为苛刻，成本投入也更高。目前很多高校虽然还保存了数十年前的唱片、录像带、磁盘、磁带等形式的电子档案，但目前缺乏相应的使用运行设备，使得档案失去利用价值，仅仅成为历史纪念品。

三、“双套制”模式下高职院校档案信息化建设策略

1.加大保障投入力度。

档案“双套制”工作是一个较为庞杂的系统性工程，不仅仅涉及到档案工作本身，还涉及公文制作与收发、办公系统的优化和整合、数字校园的信息传输与数据安全、音像制品的载体转换等诸多方面。整个工作规模大、投入高、耗时长，如果仅靠档案馆（室）进行管理必定独木难支，因此必须建立以校（院）长为组长、分管领导为副组长、各部门负责人为成员的专项工作领导组，统筹整体规划布局，将有关部门纳入档案“双套制”工作中共同推进，同时，加大资金、人力、政策投入，让高校档案管理工作与其他业务活动一样成为支撑科研事务的重要力量。

2.健全完善管理机制。

高校档案管理机构要努力在档案存量数字化的基础上，逐步实现增量电子化，要深入调研各个部门对各类档案数字化的实际需求，形成相应的调研报告和工作方案，提前预设问题并提出解决措施，积极向有关领导汇报并争取支持，参考借鉴其他单位的先进经验，建立起相应的档案信息化管理体系、规章制度、标准规范、业务流程和目标管理等体制机制。

3.建立电子档案收集制度。

按照《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）中的有关规定和要求，在坚持纸质档案归档的基础上，建立起与之匹配的电子档案收集制度，解决收集的范围、标准、流程、载体、格式等问题，让学校在各项工作中形成的电子文档，从产生之初就明确去向，实现随时归档。

4.完善电子档案保管制度。

前文已述，与传统纸质档案相比，电子档案的保管难度更大。因此，必须因势利导，不断完善电子档案保管制度，根据电子档案的不同载体、不同来源、不同用途进行分类保管，明确档案元数据的检查和载体转换周期。同时，还要加强和学校网络信息管理中心的合作，对档案数据库进行必要的维护和升级，确保数据存储安全稳定。

5.加强电子档案安全保护。

在网络环境中，必须建立和完善电子档案利用制度，制订严谨的电子档案利用流程，采取物理隔离、防火墙、身份认证、权限设置等方式，严防电子档案信息在利用过程中遭到泄露或篡改。同时，树立和维护电子档案的权威与效力，尽力解决电子档案的凭证价值问题，遵循“一站式服务”宗旨，让用户仅通过一次检索即可满足档案利用需求。

6.挖掘电子档案内涵价值。

高校档案管理部门要转变观念、主动出击，在实现电子资源保管和利用的基础上，深入研究电子档案价值，充分整合和挖掘档案信息资源，利用多种媒体平台和校园文化活动，积极开展线上线下专题展览、展示、讲座、论坛等宣传活动，提升档案工作影响力、关注度和认可度。

7.积极引入新兴技术。

当前，区块链、机器学习、大数据分析等技术已经在数据管理中开始应用，档案管理机构可以积极将这些新技术引入到档案信息管理中。以区块链技术为例，可以利用块链结构、加密算法等特性解决档案数据隐私安全问题，借助其智能合约技术解决档案管理标准不统一问题，利用其去中心化、共识机制等解决共享动力不足问题。

8.着力提升业务素质。

高校档案工作者要与时俱进，及时转变工作思路，加强对《高等学校档案管理办法》、《档案法》等政策法规的理解，加强对档案管理收集与鉴定技能、档案登记与统计技能、档案检索技能、档案保管与利用技能、档案编研技能等的提升培训，了解图书馆学、情报学、管理学、计算机科学等学科的理论知识，通过对新知识、新技术的学习与掌握，满足新形势下档案工作的需要。