关于高职院校档案管理工作的探讨

王国琴

贵州农业职业学院

但是当前高职档案管理工作仍然采取纸质档案模式，在档案信息收集、处理等环节过于依赖人工方式。同时高职院校各部门各自为政，为档案信息开发与利用带来了不利影响，这需要高职院校引起足够的重视，不断改进档案管理工作模式，引入现代化设备与技术，培养高素质档案管理人才，保证高职档案管理规范化水平的提升。

一、高职档案管理工作的重要性

档案管理在高职院校教育管理工作中占有重要地位，也是高职院校管理工作中的重要内容，对档案管理工作来说，能够为高职院校教育质量与管理水平的评估与衡量提供可靠依据，完善的高职院校档案管理应体现出对档案的科学管理水平。但是当前很多高职档案管理中还有缺陷，管理制度不完善，管理方法过于单一，档案管理人员专业能力不强。对此，高职院校要充分认识到档案管理工作的重要性，不仅要优化档案管理体制，还要注重档案管理监察工作，对档案管理方式进行创新，培养更多素质高、能力强的档案管理人员。这样才能保证高职院校档案管理工作质量与效率的提升，真正体现出档案的价值，为高职院校的改革与发展创造有利条件。

二、档案管理对策

1.利用信息技术。

对本部门档案管理工作负责，学校的照片档案、视频档案、电子档案都需要及时、有序归档，并且不断完善。怎样落实校长工作要求，把照片档案、影像档案工作做得更好。在强调档案管理工作的重要性之后，对学校的档案管理工作做简单的回顾，她盘点了学校已有的档案资料及相关器材，肯定针对目前学校档案管理工作中存在的分类不明确，归档不及时，档案不完整的问题，提出了两点办法：利用“爱数云盘”汇集所有文字音像资料，实现互通有无，资源共享。校办、学生处、教务处、总务处、电教中心、学生广电中心的相关资料，都要求“三备份”：一备份放“爱数云盘——学校影像资料文件夹”中，二备份各部门自己存档；三备份放移动硬盘中，每学年结束前将移动硬盘交到校办档案室存档。

2.做好培训教育。

档案管理工作，尤其是音像资料管理工作的重要性及意义。影像档案，照片档案收集不完整，管理不到位，我们还要加强管理，提高水平。学校信息中心的工作要更进一步加强规划，大家要力争做到学校档案管理规范化，把校长的要求落到实处，做好声像档案管理工作，为学校留下宝贵资料。创造历史的人很辛苦，是学校的功臣；但是留住历史的人，也很重要，同样是学校的功臣。根据国标、行业标准从档案收集、档案确定、档案分类、档案排序、归档要求等做详细讲解，并强调档案的归档范围、保管期限的甄别确定和分类编号的严格有序。在提问环节，针对老师们在实际工作中遇到的问题，结合实例对文件归档各个环节的具体要求逐项说明，帮助大家增强档案收集意识和提高整理技巧。另外，在学校档案室，王红光教授还对档案的分类、归档、整理等细节进行了指导。高校档案管理工作是高校最宝贵的信息财富之一，既是对高校事业发展和教学等各项工作的真实记录，又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的重要依据。随着我国高等教育改革的不断深入，特别是民办高校取得快速发展的态势下，档案管理工作的重要性日益凸显。近年来，学院非常重视档案管理工作，不断完善档案管理制度，档案归档质量有了一定程度的提高，在教学评估、文件流转、巡视诊改等重要事项上发挥了积极作用。档案管理工作是学校一项基础性工作，涉及面广，与每一位师生都有不可分割的联系。

希望各位老师能充分认识到高校档案管理的重要性，共同进档案管理工作规范化，为学校未来的发展提供可靠准确的档案信息支持。学校开展本次培训，不仅是深入贯彻习近平总书记新时代中国特色社会主义思想和十九大精神，也是学习贯彻习近平总书记查摆和纠正形式主义、官僚主义问题做出的重要讲话和指示精神，以高标准和扎实的工作作风做好学校档案管理工作。培训结束后，老师们均表示对档案管理工作有了全新的认识，领悟到了档案管理对学校发展的重要意义，也初步了解和掌握了归档立卷的业务流程。这将为学校建立健全档案管理工作打下良好的基础。

三、结束语

高职院校主要承担着培养技术型人才的重要职责，做好档案管理工作，将为高职院校的建设与发展创造有利条件。档案作为高职院校发展的真实记录，可以将教学活动、科研工作和学生管理等情况反映出来，并为教学改革提供可靠依据。