高校档案馆网站信息化服务方式拓展分析

周继明

武汉城市职业学院

2014年教育部就高校档案管理下达了指导文件，要求学生超越万人且建校50年、集中保管档案及资料超三万卷以上的高校需要建设档案馆。彼时高校档案馆建设开始兴起，之后随着互联网技术不断成熟，高校档案馆也在纷纷向信息化管理转变，其中网站信息化服务方式成为各大院校争相研究的对象。但时至今日，各大院校档案馆网站信息化服务方式具有雷同性，创新性不足，这对高校档案馆的发展形成了制约。

一、高校档案馆网站信息化服务方式拓展必要性

1.通过多元化信息化服务来对接不同主体，提供丰富的服务内容。

例如让学生可以获得以往毕业生毕业论文内容，促进学生信息素养提升；留存高校建设档案，对未来高校软硬环境建设提供参考；收集高校教学档案，为高校教学研讨提供支持；有效提高学生档案管理，保证毕业生档案顺利交接；结合学生留学、考研等需求，提供国家有关政策以及学习资料等；向国家教育机关提供高校档案，利于教育部门出台政策；收集本地科教、文化等资料，为本地科学、文化、教育的发展做出贡献。

2.提高高校档案馆服务效率。

通过网站具有的各类板块来分流业务，让档案馆具有的服务、咨询、收藏、管理等业务能够齐头并进，推进高校档案馆管理上的组织设计上的变革，实现了业务精细化管理，避免了传统高校档案馆管理工作中的重点不突出、内容不明确的弊端。

3.改变了高校档案馆服务领域，促使其融入社会体系之内，发挥出一定的社会功能。

社会功能使高校档案馆自然功能获得改善。换而言之，通过高校档案馆社会功能实现，使其成为了高校和社会对接的一个窗口，可以避免高校教育封闭性，实现教育和社会经济、社会文化、社会政治的对接。

二、高校档案馆网站信息化服务方式拓展存在的问题

1.高校网站功能尚不全面。

大部分网站都是关于高校档案馆基本介绍：档案馆介绍、新闻动态、服务指南、归档流程、校史展示、学术在线、下载导航等。这些板块基本上能确保档案馆自然功能、社会功能的发挥，不过仍然不够细化。会导致用户（学生、教师、社会公众）的一部分需求无法满足。例如关于风俗、民俗方面的板块不足，该专业学生不能在此获得充裕的资料；高校发展轨迹缺乏更为详尽的视频资料，当高校对外宣传时缺乏相应的素材。

2.网站信息单一。

作为社会档案系统的有机组成，高校档案馆网站当中缺乏对教育界、经济界、政治界、军事领域的信息收集。大部分内容都是围绕本校而产生的，导致新闻内容单一，继而影响到了网站的关注度，对高校品牌知名度建设形成阻碍。

3.缺乏互动，使用体验不佳。

主要是后台留言没有专人回应，影响了网站咨询服务功能的发挥。其和档案馆的服务观念没有转换有关，服务人员缺乏主动服务意识。另外高校档案馆并非真正的档案馆，其功能等介于档案馆、档案室之间，整个系统处在封闭、半封闭状态，致使除了部分学生、教师登录之外，少有社会群众登陆。

4.智能端网页建设滞后。

目前根据全国网民数据显示，手机网民的总数明显高于传统网民数量，这证明大部分人都习惯从手机端浏览信息。然而大部分高校档案馆网站都属于PC版，少有高校迎合现代人信息采集习惯开辟出智能端网页。另外，微信平台微网站等也相对滞后，这些都在一定程度影响了用户使用体验。

三、高校档案馆网站信息化服务方式有效拓展的策略

1.丰富高校档案馆网站信息服务方式。

首先，在保持目前服务内容之外，尽可能采集当地、全国乃至于世界范围内的重要经济、文化、政治、科技等领域信息，并将信息归类立档，用以满足学生、教师、社会群众的工作学习所需。其次，对高校各方面比较珍贵的影像、图片、文字资料予以归类、归档，要尽可能丰富本校各类素材，包括高校建设过程里的施工图纸、电气工程图纸等，方便高校制作宣传材料，以及高校建设部门随时利用。再次，能够延长学生档案管理内容，可以和各地人才市场、人事部门建立紧密对接，对历届毕业生的毕业走向有充分掌握能力，并且可以总结毕业生信息为高校教学改革提供参考。然后，能够积极地对接各地人才市场、人事局等，能够发挥市场调研作用，探测社会人才需求趋势，为高校专业设计教学创新提供参考。

2.丰富网站内容，优化网页设计。

首先，如前文所述增加经济、政治、军事、科技等内容，因为内容增多，二级页面等变得更加复杂，会让网站的运行速度有所减慢，故此需要对网页进行优化，能够缩短网页跳转缓冲时间，提升用户体验。其次，于网站中按照日常服务、特殊服务等分别建立不同的交互软件，例如日常服务可以设计在线咨询的QQ，对于特殊服务可以设立智能回答程序这样浏览者只要找到自己关注的问题点开之后便有对应的答案。再次，在网站上提供各类证明的办理流程指导，以及接受一些可以在线办理的业务例如出国留学证明的开具。

3.改变网站工作人员服务观念，提升服务质量。

高校需要针对性培养一批在线咨询工作服务人员，并通过持续培训提升他们的服务意识，改变过去散慢的工作方式，能够对用户在线提问做出积极应答。为了切实落实服务第一这一理念，需要档案馆对在线服务人员形成绩效考核，将考核成绩和薪资、奖金等挂钩，通过这样的方式提升他们服务积极性和培训积极性。

4.及时建设智能端网站。

高校档案馆要积极地面对用户采集信息，分析构建智能端网站的可行性，若是条件允许需要积极地联合第三方机构来设计网站，以迎合用户浏览习惯，提升网站的关注度和利用率。一般此类网站都具有导航的简洁性、后台服务的迅捷性，很受用户的欢迎。

5.发挥创业培训、毕业就业教育功能。

如今几乎所有高校都在积极地开展创业培训、就业培训，但是大部分都是照本宣科，内容不够生动。若是在档案馆网站中专门开通“双创”培训，提供就业指导，并可以利用网络技术实现和历届毕业生互动，便可以让教育活动变得更加灵活。同时因为这一版块的开辟，也必然增加本校学生的登陆频率，有效提升高校档案馆百度排名，对于高校知名度培养也有很好的促进作用。

四、总结

高校档案馆网站信息化服务方式拓展需要对接实际情况来采取可持续发展的方式来不断丰富，这样能够避免一些超前功能闲置，避免没必要的人力财力浪费。需要积极地完善自然功能，并丰富其社会功能，力求高校档案馆工作打破服务于本校的限制，能够和社会互动，提升其信息收集功能，为当地文化、经济、科技等发展做出应有的贡献。