事业单位文书档案规范化管理措施研究

朱培峰

摘要：事业单位强化文书档案管理工作效率和质量，能够为各项工作和决策的制定提供重要参考。本文主要分析了事业单位文书档案管理现存问题，并针对性研究了有效的管理措施。

关键词：事业单位;文书档案;规范化管理

文书档案工作从多个角度和层次记载了事业单位过去的一系列发展历程，展现了当前事业单位的发展现状，属于事业单位档案管理工作不可缺少的重要部分。作为事业单位的档案管理人员，需要明确自己的工作使命，根据档案管理实际工作情况，分析存在的问题和有效的解决方法，有效避免在事业单位文书档案管理中存在不利因素，高效完成一系列文书档案管理工作，为事业档案行政工作、党务工作、决策工作制定提供重要参考依据。

一、事业单位文书档案管理现存问题分析

1.对于文书档案管理存在错误认知

一部分事业单位认为，档案管理工作属于附属性工作，对于文书档案管理不够重视。片面的认为文书档案主要是完成各部门业务资料的收发，技术含量比较低，无法为事业单位直接带来经济效益和社会效应。受到此背景影响，负责事业单位档案管理的工作人员，工作积极性比较差，对于自己工作性质认知不明确，影響了该工作质量的提升。

2.文书档案收集不及时

事业单位文书档案的原始资料形成跟其他业务部门不同，各工作部门并没有专业从事资料档案收集和报送的工作人员，因此往往原始资料都是半年，或者是一年才会汇报给工作部门，导致文书档案收集和建档不够及时，影响了文书档案建党的时效性。在档案收集管理中，大部分原始资料丢失和损坏，影响了文书档案本身的真实性。

3.文书档案管理经费不足

一部分事业单位并没有在财务预算当中专门设立文书档案相关内容，导致文书档案管理经费没有制度保障，经费贯彻落实不到位，档案管理工作质量难以提升。经费不足还会导致文书档案存储条件比较简陋，大部分文书档案原材料存在内容缺失、数据不真实的情况。

4.管理人员素质有限

一部分事业单位并没有设立专门的文书档案管理工作人员，很多管理人员都是兼职完成工作，人员调配随意性比较大，并不真正符合事业单位文书档案管理的综合性要求。现有工作人员专业素质低，是影响文书档案管理效果的主要原因。

二、事业单位文书档案规范化管理有效措施

针对事业单位文书档案开展规范化管理工作，能够有效促进事业单位的现代化发展，为事业单位各项决策制定提供重要参考依据。

1.明确文书档案管理的重要性

只有从意识上认识到，事业单位文书档案管理规范化、标准化的重要性，才能够真正实现文书档案管理工作质量提升。事业单位的领导需要认识到在事业单位发展过程中，文书档案规范化管理起到的重要价值，积极制定出有效的经费保障制度，优化人员配置，改善文书档案管理环境，为文书档案的规范化管理打下良好的基础。负责进行文书档案管理的工作人员，需要明确自己的工作职责，具备创新的工作理念和良好的工作态度，在工作当中贯彻落实文书档案规范化管理要求，把文书档案管理和事业单位发展联系在一起，努力满足文书档案管理，各项规范化要求。

2.形成规范化的文书档案收集、存档工作制度

具备科学合理的文书档案规范化管理制度，能够促进规范化管理工作的快速贯彻落实。事业单位档案管理工作部门，需要在该单位领导的主持下，跟相关业务部门共同协调在一起，形成符合单位实际需求的文书档案收集和存档制度，要求其他各业务部门能够共同参与其中，明确从归档实用工具、时间、手段到归档的条件和形态，及时弥补传统文书档案收集和存档中存在的漏洞。文书档案产生量比较大的业务部门，需要专门配备文书档案的收集汇总人员，确保文书档案能够及时归档，避免出现原材料丢失的情况。档案管理工作部门要设计出标准化的文书档案收集、移送流程，在保存过程中能够制定出合理的分类存档目录，为后续文书档案的再一次利用创造良好的条件。

3.强化管理人员的培训工作

当前文书档案管理受到人员素质不高的影响，还无法真正满足文书档案，规范化管理要求。因此需要事业单位采取多样化培训教育方式，不断强化文书档案管理工作人员的业务能力。首先事业单位需要形成定期参与业务学习的制度，要求，有组织，有计划地带领工作人员学习先进的档案管理理念和方法。选择具有创新意识和发展潜能的工作人员，进入到高等学校当中接受档案管理专业知识学习，不断强化工作人员的业务能力。不同事业单位之间可以开展档案管理部门的工作经验交流会议，各个单位能够相互取长补短，相互促进共同提升工作能力。要积极完善档案管理工作人员的考核制度，利用考核来激发员工的参与积极性，主动提升个人能力水平。

4.创新文书档案管理模式

当前，社会发展已经离不开信息技术的应用，传统的档案管理模式也无法满足事业单位的创新发展需求。因此事业单位需要紧跟时代发展步伐，积极利用信息技术来实现信息化文书档案管理，实现管理模式的创新，把计算机技术和数字档案管理技术优势充分发挥出来。通过文书档案的数字化转化，需要在事业单位中建立档案全文数据库，用来保存数据信息，在其中设置档案电子目录便于检索信息，建立单位的官方网站以及档案远程查询系统，为档案利用提供便利条件。要积极以网络信息技术作为工作载体，设计出多角度、宽口径、不受时间空间限制的文书档案管理模式。信息技术的应用系能够帮助管理人员减轻工作压力，也能够避免员工失误的出现，优化文书档案的归档、存储、查询和再次利用等工作效率，提升文书档案管理质量。

结语：

综上所述，随着事业单位的不断创新发展，文书档案管理起到的作用越来越突出。文书档案管理能够收集获取更多的信息资源，为事业单位各项决策的制定提供重要参考依据。事业单位需要对文书档案管理工作加强重视，组织负责档案管理的工作人员参与到规范化培训教育当中，结合现代化信息技术的应用，保证文书档案管理质量的同时，强调文书档案管理的规范化和标准化，逐渐促进事业单位的稳定发展。

参考文献：

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