区块链思维在档案管理系统中的应用研究

刘乐乐 河北广播电视台

随着我国各大企业和事业单位对档案利用需求的不断提升，企业总部和所属公司之间的跨区域、跨公司的档案互相利用现象越来越常见。传统的跨地区档案借阅手续办理不仅费时费力，而且跨地区的档案邮寄费用和档案的安全性对企业来说久而久之也成了一种负担。为此，企业为了进一步提高工作效率，为企业降低一些运营成本和管理成本，那么档案管理的信息化建设必须要得到落实。在国际档案理事会的号召之下，各个国家都充分抓住了互联网时代数字技术的发展机遇，积极的把互联网数字技术融入了档案管理当中，并以此为时代的发展做出贡献。然而区块链思维是我国信息社会的新产物，融入档案管理工作中定然会成为档案管理发展的一个重大创新点。

一、区块链技术的意义

区块链是以多个节点的形式结合形成的一种分布式数据系统，节点由不同区块的时间为纽带，把节点连接在一起，不同区块都存在着不同的数据结构，其中记录了详细的信息数据，是构成区块链的基本单元。区块链在运行过程中会用到比较复杂和专业的算法技术，管理思维也在朝着新时期为导向，与传统思维通过硬件升级的模式来提升整个系统的管理能力有着本质上的区别，区块链技术主要是根据运行软件的算法来改革传统的管理思维。虽然区块链技术在一定程度上依赖硬件条件，但是并不依赖硬件技术来改革换代。根据区块链技术的应用范围和链结构能够把区块链技术细分成公有区块链和行业区块链、私有区块链这三类，其中特殊性比较强的就是公有区块链，公有区块链不仅具备开放、中心化的特点，还无法进行更改和撤销工作，所以抗审查性是比较强烈的。然而在传统的档案管理过程中，需要消耗大量的人力和物力，对复杂的档案进行备份，而且在备份的过程中还会应用很多复杂的技术，虽然一些企业会购买或者租赁服务器对档案文件进行储存和备份，但是这种传统管理方法在本质上还是属于中心化管理。然而公有区块链出现了之后，弥补了以往传统管理模式中的弱点。

私有区块链的特点也是比较明显的，其根本原因就是因为私有区块链的规则是比较容易修改的，并且在档案数据管理上需要花费的成本也是比较低的，甚至还能够限制系统的读取权限。共有区块链和私有区块链二者之间能够体现出不同的特点，而且互补性也是比较明显的，二者各自存在应用优势，有着非常广泛的应用空间，在档案管理系统中能够发挥出更好的效果。

对区块链进行设计的根本目的就在于，能够跨组织搭建类似的业务网络，实现各产业和行业内的数据资源共享，打破传统时代中的小圈子思维，保证各个区块能够以提前制定的规则为基础，按照规范来行事。传统档案信息管理时，为了进一步保证档案的真实性和有效性，往往会在数字水印、签名和管理工作上进行加强。但是在国外证书服务申请数字签名或者制度的合理性方面，可能都会给档案文件的有效性和真实性造成或多或少的影响。然而在区块链的作用下，档案管理中存在错误或者欺诈性的操作都可以被删除，但是在每一次的删除上会存在删除记录，这和以往的档案管理存在很多的相同点，若是二者能够实现充分结合，那么区块链技术会成为档案管理领域创新改革的良好载体，不仅具备开放性和共享性的优势，还能够进行直接储存，不需要在异地进行备份，可以实现多个节点的自动备份，实现档案管理工作的高效率、低投入，提升档案管理的利用率。

二、区块链思维在档案管理系统中的建设

（一）区块链思维在档案管理系统中的适用性

随着大数据技术和数字化技术的快速发展，区块链技术已经成了我国数据管理领域中的重要载体，并且区块链技术不仅在数据管理领域内取得了良好的发展，在其他领域也取得了理想的应用效果，同时也成了档案管理工作中的未来发展趋势。根据区块链思维，档案管理系统在构建上需要从下而上的进行，其中内容包含了网络层、数据层、合约层、共识层和激励层这五个板块。其中的网络层包括了算法操作系统以及对虚拟设施进行服务的云系统。共识层负责对多个网络节点的共识机制进行算法的封装；激励层的关系与经济关系是比较相像的，所以要想进一步推动区块链的良好发展，那么就要做好激励层的处理，因为激励层的关系直接决定了区块链的发展，所以是区块链发展中必不可少的内部因素。虽然从概念上来说，区块链思维是新时代下的产物，但是相关从业人员并不需要对区块链思维和区块链技术进行太多的了解，也不需要了解区块链底层技术的实际情况，只需要了解区块链的一些特点就可以以此为基础开展信息数据的建设工作。然而合约层需要满足档案管理的逻辑需求来建立系统簇，应用层是需要满足档案管理的需求就可以应用到系统当中。从我国当前区块链技术的档案管理发展形势来看，区块链思维在系统中的应用并不是把所有档案都进行上链，而是选择使用次数高内容标准能够满足更多人需求的档案信息。区块链上的各个节点在验证用户信息技术上能够采取到用户所需要的信息，在整个过程中用户信息能够有所应用，区块链中的所有设备都能够实现与网络的共享，所以要对区块链当中的合约层数据层和应用层做好一系列的规范，形成档案管理的行业特色。

（二）区块链思维在档案管理系统中的搭建

在当前可以把区块链理解成互联网+的升级版本，因为区块链技术在时代的发展中正不断融入各个领域和行业中去，并已经在各行各业中逐渐渗透，这会对未来我国各领域的创新发展造成巨大影响。区块链本质就是在以互联网+为基础上打破传统时代信息不对称和信息不能共享等缺点，这与集团化企业的档案管理以往遇到的难点是非常契合的，对于企业来说档案管理过程中曾经出现最大的问题就是各个分支机构的管理水平很难符合集团的要求，不能实现统一。但是档案信息化平台的建设是企业发展和档案管理发展的核心，需要对集团的档案作出科学精准的管理，所以对档案管理系统的建设也提出了更多严格的要求。

三、区块链思维在档案管理系统中的应用

（一）正确看待区块链思维

对于集团化企业来说必须要正确看待区块链思维，并不断关注区块链技术在新时代中的发展更新形式。区块链技术在以往虽然被广泛应用在了金融行业当中，但是随着科学技术的发展，区块链技术的真正技术面貌已经形成，而且所带来的便捷性和效率性远超过了一定的技术范畴。可以说区块链而不仅仅是技术、工具，更是一种现代化的思想。开放性、共享性、去中心化等特点都是区块链技术的核心内容，这些内容与集团化企业档案管理系统的信息化建设思想不谋而合。但是其中需要注意的是，区块链技术在档案管理行业中当前并没有一套完善的理论体系，若是需要形成统一的技术标准并在实际应用中得到快速转换，那么可能还需要很长的一段时间来实现。因此，需要对档案管理行业始终保持客观理性看待的原则，关注区块链技术在新时代下的发展趋势，结合档案管理的实际情况进行策略上的调整，保证在技术应用上能够灵活应对。

（二）加强技术的改革更新

档案管理领域要想进一步的适应区块链的发展，那么就必须要具备专业的技术储备。只有在技术层面加强开发和利用，才能让区块链技术真正融入档案管理项目中深入发展，并参与到档案管理系统后续的项目交流中去。因此可以进行小范围的探索和研究，积累经验和技术历练。

（三）对区块链思维的应用进行培训

档案管理领域要想更好地适应区块链思维，那么就要组织全体档案管理人员参与专业的区块链技术培训，主动认识并了解区块链，意识到区块链思维应用到档案管理领域当中的效率和影响性。在企业内部，需要加强对区块链和档案管理之间存在的联系进行宣传。同时组织专门的区块链研究团队去研究新时代下区块链思维融入档案管理系统中的一些方法和实践应用。需要积极观摩其他国家和其他发达地区已经被应用到档案管理系统中相对成熟的一些区块链技术，探索出一套最适用于本企业的管理系统数字化管理模式。另外，档案管理工作人员需要变成区块链技术的操作者和管理者，工作重心需要从原本的档案管理工作转变成兼顾档案管理价值挖掘的工作。随着时代的发展，档案管理人员的职能和责任也出现了很大的不同，为了进一步适应时代环境的变化，那么档案管理人员必须要形成终身学习意识，开阔眼界，为自身创造更多的岗位价值。

四、结语

区块链思维虽然在应用时还会遇到很多的局限，但是区块链技术为档案管理工作提供了新的思路，所以档案管理领域要想在互联网+时代作出突出贡献，那么就必须要跟随时代发展的脚步，不断创新技术、创新服务。企业当中的全体档案工作者必须要积极地参与到区块链档案管理工作建设当中，参与相关的规则制定和制度设定，掌握档案管理发展创新的主动权。同时还要理性的去思考区块链技术的长远谋划，运用区块链技术对档案管理中的具体问题进行具体分析。从当前区块链的思维和技术融入档案管理系统中来看是潜力无穷的，所以应用深度上还有待进一步研究。