公立医院财务报销流程优化的思考和建议

杨淑岚 云南省中医医院

随着公立医院收支规模的不断扩大，经济活动日益增多，资金的收支业务也在逐年增加，财务人员开展会计核算的工作量也越来越大。作为会计核算工作最基础的环节，财务报销效率的高低直接决定了财务人员在参与医院经济运行、财务管理工作中发挥作用的大小。然而，目前部分公立医院的财务报销仍然停留在传统的手工审批、手工报销的阶段，报销难、跑断腿、流程多、签字难、耗时长等问题长期以来被医务人员所诟病，造成医务人员“谈报销色变”。因此，如何优化财务报销流程，提高财务报销效率，解决报销难的问题，是值得每一位医院财务人员思考的事情。

一、医院财务报销的现状

目前，存在部分公立医院的财务报销仍采用传统的手工签字审批、手工填写报销单的情况。以作者所在医院为例，目前财务报销的流程主要分为业务审批和财务审批两个环节。

在业务审批环节，业务经办人要按照事前审批的原则提出用款申请，依次由经办人、验收或证明人、经办部门(项目)负责人、预算归口管理部门(经费管理员、部门负责人)、业务分管院领导审批，金额超过一万元的，还需经院长审批；若属于重大事项需要集体决策审批的，按程序提请院长办公会或党委会审议；至此，业务审批完成，经办人根据用款申请审批意见执行用款事项。

在财务审批环节，经办人要备齐用款申请、发票、决议、合同等相关报销单据，由会计对原始凭证及相关附件的合法性、合规性、有效性、合理性等进行审核，若事前审批完整、符合经费预算且报销单据合法齐全，由会计填写费用报销单，依次由主办会计、财务部门负责人、财务分管院领导审批，金额超过一万元的，还需经院长审批。至此，财务审批完成，会计将报销单及附件移交给出纳付款，报销完成。

二、医院财务报销存在的问题

(一)审批环节多，效率低

根据上述描述的审批环节，一笔经济业务从事前审批到完成支付至多要经过12个人签字，由经办人完成业务审批环节的7个人签字、由会计完成财务审批环节的5个人签字。出于医院内部控制监管的需要，一笔经济业务的开支既要符合相关性、必要性的要求，又要有经费预算、开支范围及标准也要符合相关财经法规及制度的要求，因此需要各职能部门及人员按照各自的职能和权限进行审批，环节较多。在业务审批环节，存在职能部门或医院领导因外出开会、上课、出门诊等原因而签不到字，需就地等候或择日再来，加上医院职能部门办公地点分散，经办人为完成审批签字要在医院的不同楼栋间反复奔走、耗费时间长。在财务审批环节，若审批手续不齐全、票据不合规、资料不完整、金额错误、单据有涂改、申请事项超范围、超标准，经办人可能会多次往返于职能部门与财务部门与之间，一方面经办人“跑断腿”，另一方面会计人员既要对审核发现的问题进行沟通、解释，又要重复检查报销资料是否合规，不但加剧了经办人与会计人员之间的矛盾，而且影响了财务报销效率，严重浪费人员精力和时间。

(二)经费合规性使用要求严格，财务人员审核压力大

近年来，财政专项经费和科研经费逐年增加，国家和有关部门对医院经济运行监管力度日益增强，经费合规使用的要求越来越严格，财务人员审核压力较大。由于很多报销事项的专业性较强，对其合理性、必要性的判断超出财务人员的专业范畴，财务人员对经济业务事前、事中进行监督的能力有限，主要是从经费预算、开支范围及标准、列支渠道、票据合规性、合同付款条款、相关附件的完整性、采购流程的合规性等方面进行审核把关，审核难度日益增加，负责初审的会计人员作为报销审核的第一道关口，要求具备较高的专业素质，审核责任较大。另外，会计人员还要手工计算、复核金额，填写费用报销单，工作量日益增多。由于财务人员的工作必须要严格遵守相关财经法律法规、纪律制度的要求和规定，对不符合要求的报销事项坚决拒绝，给医院职工留下了“事难办”“脸难看”“话难听”的不良印象，导致职工不满意的情绪增加。

(三)预算事前控制的力度不够，时效性差，准确度低

尽管医院的HRP系统上线了预算管理模块，但目前只能做到医院自筹经费的预算控制，并且预算管理系统未与经费审批流程关联，财政专项资金及科研项目经费也未纳入预算系统管理，仍然通过查询项目辅助明细账的方式进行经费管理。经办人完成业务审批后，一般由预算归口部门负责经费登记的人员将该笔业务的申请金额录入预算管理系统中，会计在完成财务审批后、移交给出纳付款前，会进入预算管理系统中查看此笔报销金额是否录入系统，审核登记的预算项目是否正确、是否还有预算额度。在这一过程中，存在预算归口部门负责经费登记的人员暂时没时间进预算系统登记，而报销的业务又是常规事项，会计在预估预算额度够用的情况下会先让出纳付款，提醒经费登记员过后再补录预算的情况；到了月底，会计又再次进入预算管理系统确认之前未录入的支出是否录入，将纸质的报销单与预算系统进行再次核对确认，无形当中增加了会计的工作量；由于会计审核过的报销单很多，一旦会计未能及地发现经费未录入预算系统，会造成遗漏，后续报销的支出就有可能存在超预算执行但未能及时发现的风险。另外，科研项目经费一般是由项目负责人对经费进行安排使用，由于业务审批流程环节多，偶尔会存在执行经费前审批签字未完成，但开展相关工作已经产生了费用，业务审批手续过后再补签的情况。因此现有的财务报销流程中暴露出了预算事前控制力度不够、时效性差、准确度低的问题，存在经费超支使用的风险。

(四)财务管理信息化程度低，报销进度信息传递不及时

目前医院的财务信息系统只有用友核算软件及HRP预算管理模块，两个系统未开发接口，信息不能共享，并且业务审批及财务审批仍沿用传统面对面的手工审核签字形式，财务管理信息化程度低。为避免报销单据在传递过程中遗失，要在专门的记录本上登记并签字交接，登记时要填写摘要、金额等信息，增加了工作量不说，报销效率也没有提高。特别是完成业务审批，进入财务审批环节后，经办人便无法及时掌握报销的进度，通常向会计或出纳询问，会计和出纳之间通过进一步的沟通、查找报销单据或银行回单后才能准确地反馈报销进度，信息传递不及时，浪费了相关人员的时间和精力，沟通成本较高。

三、医院财务报销流程优化的建议

(一)启用线上审批流程，提高审批效率

随着医院信息化的建设，实现线上审批的技术条件已经很成熟，医院要依托移动办公OA系统、企业微信等平台，开发能够实现流程审批、经费报销功能的财务报销系统，对不同的报销事项进行分类，根据内部控制的要求梳理有关部门及人员的职责和审批权限，绘制审批流程图并将审批流程固定在财务报销系统中，设计简洁明了，容易操作的一站式填报指引，只要按提示填写信息、上传相应资料及票据后就能进入下一审批环节。业务审批完成后，报销人在系统中提交财务审批申请，财务人员在系统中审核报销材料并自动生成费用报销单，若发现不符合报销要求的及时反馈给经办人；资料准备齐全后，经办人就能将报销材料及业务审批表一同交到财务部门，由财务人员完成财务审批后移交出纳付款。职工可以通过电脑、手机登录财务报销系统进行相关查询，实时关注审批进展。改变以往“跑断腿”、低效的线下审批模式，让医务人员不再穿梭于各职能部门，动动手指就能完成业务审批的流程，节约时间，提高审批效率。

(二)加强财务人员队伍建设，提高财务人员的胜任力

财务部门应加强财务人员队伍建设，定期组织业务学习，熟练掌握各项财经法规、政策、制度的内容，督促会计人员参加继续教育，提高岗位胜任力。财务部门做为财务报销的负责部门，应不断改进工作方法，创新工作方式，主动牵头开展线上审批的流程优化工作，增强服务意识，提高工作效率，消除医务人员对财务人员的固有成见，高效地服务全院职工。

(三)建立健全全面预算管理制度，强化预算的约束力度

医院应建立健全全面预算管理制度，将所有经费来源的预算管理均纳入信息系统管理，实现预算编制、审核、执行、调整、决算、分析、考核的全过程信息化管理，完善预算管理的规章制度，严格执行经批复的预算，严格遵守预算执行授权审批制度和各项审批程序，减少人为干预，形成全方位的预算执行责任体系，并将预算作为开展各项业务活动和经济活动的基本依据，提高经费预算管理水平和运行效率。

(四)加强财务信息化建设，定期开展财务报销的宣传及培训工作

医院应加强财务信息化的建设，将OA系统、财务报销系统、用友核算软件、预算管理系统、HRP系统、物流管理系统等建立接口，实现各信息系统的信息共享，提升经费管理的科学性、规范性。将业务审批及财务审批的各个环节纳入系统管理，确保每个审批环节都有痕迹管理和记录，相关人员能及时通过系统查询报销进度，及时跟进，从而提高财务报销效率，减轻财务人员的工作量，促使财务人员从繁琐的报销流程中腾出手来向管理会计转型，提升财务管理水平。

医院要定期开展多种形式的财务报销宣传及培训工作，制作宣传手册、报销指南、常见问题汇编资料，组织职工学习，让职工学会使用财务报销系统、了解事前审批的流程，知晓财务报销的要求和规定，通过宣传教育，让职工自觉遵守财经法律和各项规章制度，让医院的经费管理更加科学、经费使用更加规范。

四、结语

财务报销作为会计核算工作最基础的环节，其效率的高低直接影响着医院财务管理的水平，医院应以优化财务报销流程为契机，借助先进的信息技术手段积极推进财务信息化建设，不断加强预算管理和内部控制建设，提出切实可行的措施，努力解决职工“报账难”“跑断腿”的问题，提升财务工作效率，更好地为全院职工服务，提高职工满意度，提升财务管理水平。■