大数据在物资招标采购管理中的应用探析

樊晓萍 大庆油田化工有限公司

一、引言

随着网络和信息技术的发展，大数据技术已经在各行各业发挥了巨大的作用。近年来，物资招标采购也逐渐向信息化和电子化发展，在物资招标管理中用好大数据技术首先要建立健全的物资招标数据，加强物资招标的标准化管理，提升物资采购相关数据的准确性。在物资招标采购管理中全方位应用大数据技术，能够帮助企业采购人员全面掌握和了解物资情况和供应商信息，通过优化整理，能够在众多的供应商中科学快速地选出性价比最高的供应商，帮助企业降低采购成本，实现物资招标采购精细化管理，提高物资采购效率和质量。

二、传统物资招标采购管理中存在的问题

企业要降低成本就需要在物资采购过程中选取各方面更具优势的供应商。招标采购无疑是比较好的方式，企业进行招投标活动之前要公布相关信息，保证招投标活动的公开公平。采用招标的方式在一定程度上增加了市场供应商之间的竞争，需求方可以利用信息不对称的优势，在多个供应商之间选取价格和质量等各方面最优的供应商。

通过招标的采购方式虽然能够降低企业的采购成本，但是与此同时，传统的招投标方式要求采购人员了解采购物资的市场行情和供应商的行业口碑。对采购人员的个人经验和能力要求较高。另外招标采购流程繁琐会增加采购的时间成本，一般来说一整套的招标流程走完之后，需要耗费较长的采购周期。采购效率比较低，因为物资采购不及时，甚至会影响企业的正常生产。再加上招投标是一个多方博弈的过程，有时候在多方博弈的情况下反而会失去战略合作伙伴，影响采购物资的质量和企业最终的产品。招标采购还可能出现局部最优但整体来看却增加成本的情况，比如单独来看同一装置的不同部件来自不同的供应商，质量和价格都非常合适，但是当整套装置出现问题时，维修和保养要找不同的售后，管理难度大且后续的维修保养成本高。

在物资招标采购管理中应用大数据技术这些问题就能得到解决，只要有足够多采购的数据作为支撑，系统就会为采购人员推荐最优的供应商，即使缺乏足够的工作经验，采购人员也能做出最好的选择。因此，在物资招标采购管理中应用大数据技术，通过计算机从海量的数据中对比优选出全局最优的招标采购方案，可以为企业节约采购成本，提高物资招标采购的效率。

三、大数据在物资招标采购中的优势

(一)企业应用大数据能够促进物资招标采购逐渐向集中化、电子化和信息化发展。企业一般在生产或者项目准备开工之前就进行集中采购，一方面降低采购成本，另一方面为后续工作保证充足的物资。传统的物资招标采购过程需要大量的招投标文件，大数据时代实现电子化的招标采购管理模式能够大大简化采购流程，降低交易成本。而且电子文档的准确性更高。电子化的招标采购过程更加公开透明，避免各种关联交易产生。另外采用信息化的招标采购管理，能够实现对整个招标采购的全流程管理，大数据强大的数据库会详细记录采购信息和流程信息，工作人员可以对相关流程进行优化，根据以前的采购数据预测未来的市场形势和采购价格，及时掌握物资动态，实现企业各项物资的合理分配，提升物资采购的工作效率和质量。

(二)企业应用大数据必须加强采购过程中的数据管理，有利于提高企业信息化水平。传统的物资招标采购管理中，各种采购数据和文件大多是纸质化管理或者是存在采购人员单独的电脑中，随着时间的推移，如果保存不当或者电脑出现问题很多有价值的信息就会逐渐丢失，给采购人员的工作带来很大不便。大数据时代，数据资产对于企业来说是一笔巨大的财富，企业在物资招标采购过程中应用大数据分析和决策必须要建立一套招标采购数据库作为支撑，并在基础采购数据库的基础上开发物资招标采购大数据管理平台，通过网络化管理企业采购招标信息化水平将会极大的提升，物资采购管理人员做好数据维护，就能够大大节省各项传统的数据查询和比对时间，提高工作效率。

(三)在物资招标采购管理中应用大数据技术有利于提升企业采购人员的综合素质，为企业培养一批信息化采购人员。企业建立大数据物资采购平台要求采购管理人员具备一定的信息技术水平和数据分析能力。企业负责人要加强对采购人员的培训，提升采购人员的信息素养，让他们懂专业更懂数据分析，这样才能更好地发挥大数据的优势，在物资招标采购管理过程中做出科学的决策，为企业节约采购成本。

(四)在物资招标采购中应用大数据技术有利于实现企业的精益管理。精益管理模式已经成为目前企业降低成本的重要管理手段。大数据技术的应用为物资招标采购的精益管理提供了可能。物资采购管理者可以通过大数据技术分析物资供应市场的形式变化，预测物资价格未来的涨跌情况，利用客观数据进行分析判断为采购部门提供优质的供应商，帮助企业及时规避各种潜在的风险，提高企业的精益管理水平。

四、大数据技术在物资招标采购管理过程中的应用

将大数据应用于物资招标采购管理过程中需要企业对传统的采购流程进行标准化改造，做好数据准备工作等基础工作才能最终评估通过招标选择的物资供应商的合理性。具体来说，在物资招标采购管理过程中应用大数据主要包括以下几方面工作。

(一)收集整理历史的物资招标采购数据，并对数据进行治理。要在物资招标采购过程中应用大数据技术，首先要收集并整理过去杂乱无章的采购数据。借助大数据分析技术对数据进行判断和治理，剔除错误数据，补充缺失数据，按照应用需求对数据进行分类、筛选等操作。整理一套高质量的历史采购数据库，为后续大数据分析打下坚实的基础。采购管理人员要尽可能地挖掘物资采购过程中的数据，挖掘的数据越详尽，后续进行大数据分析预测的结果越准确。

(二)根据招标采购业务特点应用大数据分析技术解决关键问题，提升物资采购招标业务的管理效率。一般来说物资招标采购流程主要包括以下四个方面，一是物资分析；二是招标分析；三是供应商分析；四是专家分析。物资分析过程中可以利用大数据分析技术对物资采购范围内的供应商提供的各项数据进行分析，提取关键信息作为招标的重要参考依据。可以通过大数据分析方法优化物资分类方式和招标分包策略。确保优化后的招标策略能够实现各方面最优。另外可以借助大数据对供应商的产品进行分析，为不同类型的物资选取最优的招标方式。大数据技术会对物资类型和招标方式进行匹配，并从中选取最优的几种组合方式供评标专家选择。最后评标专家对大数据分析得到结果进行点评，根据实际情况对供应商评分公式进行优化，综合考虑物资的质量和价格等各方面因素，优中选优，挑出最合适的物资供应商。物资招标采购流程结束后，要将整个的供应商选取过程和结果都记录到物资采购数据库当中，有足够详实和丰富的数据做支撑，大数据技术在以后的招标采购过程中会做出越来越正确的选择。

(三)对大数据分析结果进行评估，明确大数据技术应用条件。采购管理人员要对大数据技术在采购招标流程中关键节点的分析结果进行评估，明确大数据技术的应用条件。相较于计算机来说，采购人员了解采购业务流程和供应商的具体情况，计算机利用大数据技术分析得出的结果是否合理，需要有经验的采购人员进行全方位的评估。一方面采购人员对正确合理能够产生应用价值的数据和方法要做好更新和应用。另一方面，对于计算结果不合理的大数据分析方法要不断完善，明确大数据技术的应用条件。通过科学合理的评估让大数据分析技术在物资招标采购管理中发挥其最大的优势。

(四)企业管理人员要加强对物资招标采购管理工作的重视程度。物资采购环节直接影响企业的生产经营成本，企业管理人员要认识到物资采购环节的重要性，为物资招标采购环节应用大数据技术提供软硬件支持。加强对采购人员的信息技术培训，让采购人员能够灵活应用大数据平台对采购数据进行分析处理，从企业全局利益出发，优化招标采购方案，科学选择物资供应单位，为企业的长远发展奠定基础。

综上所述，大数据技术的发展在物资招标采购管理工作中大有可为，为物资采购信息化提供了发展契机。传统的物资招标采购方法费时费力，对采购人员的经验和能力要求很高。企业要提高物资招标采购管理的信息化水平，就需要完善物资采购标准化管理制度，加强对采购人员的信息技术培训，不断提升采购数据质量，借助大数据技术优化物资采购招标方式，降低企业的采购成本，节约物资采购招投标时间，提高物资采购的工作效率。■