高校办公室档案管理工作的优化对策

任雅楠

（乌兰察布职业学院，内蒙古 乌兰察布 012000）

伴随着高校行政体制的改革，办公室和各学院及党政机关的联系变得更加紧密。办公室职责划分更加细化，档案管理工作质量的有序提升被提上了日程。学校办学水平的高低一方面取决于教学、科研能力的高低，另一方面也是行政能力的体现，行政能力的提升简单而言就是办事效率提高，办公室档案管理工作内容琐碎，管理方式混乱。笔者通过从现实问题切入，继而提出若干档案管理工作的提升策略。

一、当下办公室档案管理工作具有的不足

（一）重视不足

从学校领导班子到具体分管档案管理工作的各级工作人员长期以来对档案管理工作存在轻视心理，是档案管理工作混乱的原因之一。档案管理工作作为行政部门工作，没有列入高校评价体系。几乎每所院校都有对教学。科研工作评定的详细准则和评价标准，但档案管理工作缺乏卓有成效的工作评价机制，直接造成了档案管理工作人员对工作的不重视。在实际工作中，档案管理工作因人员重视力度不够造成的后果由档案管理混乱，档案收放无序，甚至造成丢档事故。

（二）工作人员缺乏专业素养

高校进行办公室工作人员的选聘工作，往往不像其他公务员事业单位选拔人才那样设置较高的准入门槛。同时，出于吸引人才的目的考虑，高校机关办公室工作人员更多情况下是由教职工配偶担任工作。缺乏足够竞争招聘到的工作人员，专业素质很难保证。高校工作经验档案管理工作看起来不难，实际上因为高校行政部门较多，各部门文件收发十分频繁，且高校文件目录较多，档案管理工作十分考验工作人员的归档能力和经验。

（三）管理模式僵化

计算机技术的发展带来了技术上的便利，我们在进行文件整理和文件归纳过程常常借助计算例如按键进行档案编码分类、归总整理。但在高校工作中，因纸质档案的实效性和文件种类的复杂性，很少有工作单位会进行系统的档案编码工作，或者是使用不够科学、高效的档案管理办法。而思维模式的僵化是造成这种局面的重要因素，档案归总手续复杂，档案调用程序繁琐，这些都是档案管理工作的弊端，但办公室的工作氛围长期得不到改变，许多工作人员抱着多做多错的心态工作，最终导致了档案管理工作的不成熟。

二、高校办公室档案管理工作优化对策

（一）提高对档案管理工作的重视力度

提高对档案管理的管理力度，是对分管领导、档案管理工作人员和工作评价机制的多方面要求。分管领导作为办公室工作的直接责任人，更应该推动档案管理工作的优化程序，要让领导对档案管理工作的重视程度有所提高，应该注意让分管领导、办公室主任明白档案管理工作优化的先进性，从提高办公室办事效率、减少办公室出错率和推动办公室工作科学化等方面来进行论证。对于档案管理人员，要通过开设专业课程、设立考核机制的方法来引导档案管理人员提高自己的专业素质，做到对现代化档案管理工作的认识、掌握和理解。

（二）聘任专业档案管理人员

档案管理作为一种专业性极强的工作，对从业人员的基本素养有一定要求，在进行相关岗位的招聘时，可以考虑招聘诸如图书馆学、档案学出身的人员来参与办公室档案管理工作，他们的理论功底扎实，在进入工作后能更快熟悉工作环境和工作内容，为办公室档案管理工作的开展提供帮助。在不方便进行人员招聘时，譬如在编制员额编满的情况下，可以通过人事代理方法招聘相关专业从业人员，这部分人群工作经验丰富，熟悉档案管理工作，由他们进行办公室档案管理人员的技能培训，并通过开设辅导班、实地演练等教学方法，帮助部门人员快速进入工作状态，也能借机对相关人员进行专业知识和工作条例进行再学习。

（三）加强档案管理现代化建设

现代化档案管理方式科学且高效，高校可以通过引入市场上出色的档案管理系统进入学校的档案管理工作。基于互联网开发的档案管理软件大都具有很强的功能，办公室因其工作性质的原因，需要经常和其他部门进行档案对接，通过建立专门的档案管理网站可以将各部门联合起来，做到及时的档案传输工作，实际上做到了数据共享，极大提高了办公室的工作效率。但现代化建设也要进行充分考虑，对于纸质档案和涉密档案，则适用传统方案来进行保管。这种档案一般档案件数少，对其进行系统编号显得有些小题大做吗，同时也会增加档案泄密的风险，而通过传统方式对其进行保管可以提高文件的安全性。

三、结束语

目前国内高校的档案管理工作方法各有千秋，但大都信息化、现代化基础薄弱。档案管理工作若要取得卓有成效的优化，必须摒弃传统思想的束缚，大力推行现代化改革。通过科学的优化路线，足够的资金支持，工作素养的提高，高校办公室档案管理工作才能真正取得优化成果。