信息时代医院档案管理工作的创新浅谈

张凡 王帅 徐俊哲 张明章

（承德医学院附属医院，河北 承德 067000）

档案管理主要是指档案信息整理与档案实体整理，通过分门别类，妥善保管，为档案利用者提供各项服务。医院在发展过程中，会产生大量的数据信息，包括行政党务、医疗药品、科学研究、仪器设备、基本建设等，如果能够充分利用信息技术开展档案管理工作，进一步拓展档案信息化管理的宽度和广度，既可以节约管理成本，又可以提升管理效率，使档案的价值得到充分发挥[2]。随着档案的价值越来越受到重视，只有不断加强档案管理工作的多方面软硬件建设，坚持改革创新，才能提高档案信息的利用率，发挥档案信息在医院发展中的作用[1]。

一、档案管理现状分析

档案管理工作是每个单位运行和发展的重要内容，但传统档案管理模式有着明显的局限性。随着医院规模的不断扩大，需要留存的档案资料也愈来愈多，档案管理人员工作量也愈来愈大，但传统的档案管理模式又存在着一些不足和问题，致使档案利用效率欠佳，未能发挥其应有的作用。

（一）对档案管理工作重视不够

由于档案管理工作的特殊性，档案管理人员一般都是默默无闻，只知埋头认认真真整理归档资料，不事张扬，工作内容、工作强度不为外人所知，再加上档案管理工作不会给医院带来直接经济效益，因此，很多单位领导对于档案管理工作依然存在认识上的不足，不够重视。

（二）档案管理人员专业素质不强

目前，档案管理人员多为其他专业转行而来，很少档案专业人员，因此，既缺乏档案专业知识，也缺乏档案专业技能。在实际工作中，还普遍停留在资源保管层面，缺少现代化的管理手段和方式，导致各种类型的档案材料无法在工作中得到有效利用。此外，由于相关管理制度的不健全，有些重要资料无法得到及时收集和保存，甚至出现丢失、损坏等情况，从而造成巨大损失。同时，由于一些医院对档案管理工作重视不够，直接导致档案管理人员对自身工作的重要性认识不足，进而主观上不愿提高自身的专业素质，不愿主动去改进工作。

（三）标准化和规范化程度不够

档案信息的标准化和规范化，是档案信息化建设的重要组成部分。只有大力加强医院档案管理工作网络信息化建设，才能进一步推动档案管理工作的有效创新，才能使档案管理工作步入正轨[3]。但有些医院的档案管理工作目前还仅仅只是对信息资料进行简单的收集、分类和保存，未能严格按照国家规定的相关标准对档案资料进行统一分类和编码。同时，由于对档案管理工作的不重视，对档案资料的重要性认识不够，在库房设施、空调设备、橱柜等硬件方面还不够完备，甚至缺少相关的检索工具，导致使用人员不能快速、有效利用档案资料。

二、信息化档案管理创新措施

信息化档案管理，就是在传统档案管理的基础上利用信息技术开展档案管理工作，以保障档案管理的有效性，提升档案管理的效果和效率。信息化档案管理既是信息化时代发展的要求，也是档案管理工作的需要。

（一）转变档案管理理念

首先是领导要转变观念，充分认识到档案管理工作的重要性，并在人力、物力、财力等方面给予支持。其次是档案管理人员要从根本上改变传统档案管理工作重保存、轻利用的错误观念，建立健全各种规章制度，增强服务意识，在档案管理过程中不断创新工作模式，充分运用信息技术，发挥好档案的利用价值。目前，电子档案的运用使医院的档案管理工作效率得到大幅提升。

（二）加强档案管理人员素质建设

作为档案管理工作的主体，档案管理人员的专业素养是信息化档案建设工作的基础。档案管理人员自身综合素质、创新能力和管理能力直接决定了档案的管理水平。因此，档案管理人员必须经常参加培训学习，与同行多沟通，多交流，不断补充最新知识，努力提高业务水平，并在工作中不断提升创新能力。档案管理的创新应该是由内至外、由表及里的，只有积极创新，强化管理，才能为使用者提供更加便捷、高效而又全面的档案查阅服务。

（三）完善信息化档案管理

网络时代，信息技术飞速发展，各行各业都处在大变革之中。档案工作也面临着新的挑战，信息的类别、数量在不断增多，涉及的内容较为庞杂，效率低下的管理模式早已无法满足医院突飞猛进的发展需求。因此，我们必须牢牢把握住发展契机，将新的管理模式、先进的信息技术应用到档案管理工作中，对各种资料进行科学、妥善管理，让档案的利用率得到大幅提升，既提高查找速度、查找准确度，又节约劳动力成本，节省存储空间，进一步降低管理成本。

三、结语

新形势下，医院的运行环境及管理模式正在逐步改变，既有发展机遇，又有不断加大的运行风险。因此，医院在逐步发展壮大的过程中要注重加强全方位管理，并注重科学性、合规性。档案是医院发展中不可或缺的一部分，只有上下联动，引进高效的现代化管理模式，加强信息技术应用，才能将信息化档案管理的价值充分体现出来，才能使档案管理工作迈上一个新台阶，并为医院的高质量持续发展提供可靠保障。