资源共享视域下自然资源档案数字化管理策略研究

闫欣

（黑龙江省自然资源调查院，黑龙江 哈尔滨 150036）

引言

资源共享视域下数字档案管理的最终目标是实现档案利用，公共档案数据的开放以及同类档案数据的聚合利用都更利于发挥数据的价值。将区域数字资源和档案资源融合起来，在提高档案管理数字化水平的同时，将档案资源利用融合到档案利用中去。

一、当前自然资源档案管理存在的问题

（一）自然资源档案管理制度不完善

自然资源档案管理包括多个环节，档案的规范化管理需要理顺工作机制，实现各个环节的高效管理。然而当前，自然资源档案管理工作机制仍有待进一步完善，当前许多中下级的自然资源管理部门没有完善的档案管理制度，自然资源档案管理不统一。各个部门、各科室形成的文件材料，为便于查找，存在各自存放的现象，档案资料散落在各个办公室，很难进行集中收集，极易造成档案材料的丢失与损毁[1]。

（二）自然资源档案信息化管理程度不高

自然资源档案信息化建设已经成为自然资源部门适应新时代发展需求的必然举措，前文已经提及自然资源管理部门文书档案数字化工作已经取得了一定的成效，但其他类别档案的数字化程度仍较低，总体而言，自然资源档案信息化建设的成效不够突出。下一阶段，需着力开展档案信息化建设，以提升自然资源档案的信息服务能力。自然资源档案信息化建设是一项相对繁杂、系统的工程，需要持续投入与更新，信息化建设进程缓慢主要源于以下几方面：一是认识不到位。部分自然资源管理机构的领导尚未意识到信息化建设对于档案管理的重要意义，对档案的智能化管理和在线利用认识不足，在很大程度上阻碍了建设进程。二是投入不足。信息化建设需要大量的人力、物力和财力来支撑，但很多机构对档案工作的投入难以满足档案信息化建设的资金需求。三是人才缺乏。档案信息化建设需要专业的信息化人才支撑，但专业型人才缺乏是大多数自然资源档案管理机构面临的共同难题[2]。

二、资源共享视域下自然资源档案数字化管理的策略

（一）完善档案管理体系建设

完善的工作机制是档案管理工作顺利开展的前提。自然资源管理机构需从以下几个方面着手：一是健全档案管理制度，参照相关的标准，结合本单位档案工作实际出台档案管理相关制度，明确各部门档案工作的具体要求，对档案工作的各个流程进行规范化管理。二是建立监督机制，档案机构负责档案的收集、整理、鉴定、保管及提供利用等工作，各职能部门应做好档案的平时收集工作，为档案工作的有序开展奠定基础。三是建立考核激励机制，针对档案工作开展绩效考核，充分发挥绩效的激励作用，引导机构各部门正确对待档案工作，共同做好档案管理工作。

（二）多举措推动数字化建设

不断增强自然资源档案管理能力。就网络控制下的自然资源数字化档案管理系统来讲，必须通过数字化建设推动自然资源档案共享性发展。自然资源内部档案管理层面，建议全面推动信息化向数字化转型。

（三）逐步开展信息化建设

一是完善信息化基础设施，配备必要的软硬件设施，建设档案智能化库房，配备智能密集架，安装温湿度控制检测系统等等，这是开展档案信息化服务的基础。此外，还需购买或开发符合单位档案管理工作实际的档案管理系统，通过系统实现档案的录入、检索、统计、利用等工作。二是构建档案利用网络平台；逐步实现纸质档案的数字化建设，通过外包或自行开展数字化的方式将馆藏纸质档案完成扫描形成数字资源，便于今后工作的开展。

（四）高效获取档案数据资源

自然资源档案数字化管理涉及大量信息设备的使用，包含各类区域网络、硬件设备及软件等，所以自然资源档案管理需完善数字化档案管理配置，并重视自然资源数据库管理，从而推动区域档案资源共享，为区域生态建设和资源发展贡献力量。一是有针对性地开展自然资源档案管理调研。通过实地调研自然资源档案管理对象的方式掌握基层档案需求数据资源，获取有效的自然资源档案管理基础数据。二是利用现代技术梳理档案自然资源历史管理数据。通过查找、数据浏览等方式，了解自然资源档案管理历史记录，明确区域自然资源共享方向。三是利用自然资源档案数据系统进行综合测量，对获得的自然资源档案管理基础数据进行综合汇总。

（五）提高自然资源档案管理人员的业务素质

自然资源部门应积极加强档案管理专业人才的引进，特别是引进既熟悉档案又精通信息化的核心骨干，增强档案管理的现代化、专业化发展。同时，对现有兼职的档案管理人员做好继续教育工作，采取请进来与走出去相结合、专家授课与个人自学相结合、集中培训与分类指导相结合等方式，进行有计划的业务培训，不断拓展档案工作人员的知识面，提高他们的档案管理意识和业务水平。

结束语

自然资源档案信息化建设已经成为自然资源部门适应新时代发展需求的必然举措，前文已经提及自然资源管理部门文书档案数字化工作已经取得了一定的成效，但其他类别档案的数字化程度仍较低，总体而言，自然资源档案信息化建设的成效不够突出。下一阶段，需着力开展档案信息化建设，以提升自然资源档案的信息服务能力。