互联网时代如何有效提升学校档案管理水平

王翠

（岳阳职业技术学院，湖南 岳阳 414000）

档案管理属于学校管理工作中非常关键的内容，在很大程度上关系到学校办学水平和教育管理水平的提升。在当前这样一个互联网时代下，学校档案管理工作者应当尽快转变传统思想观念，明确认识到信息技术为档案管理工作带来的新机遇，采取科学对策开展好档案管理活动，促进档案管理工作的创新发展，有效提升学校档案管理水平。

一、互联网时代给学校档案管理带来的机遇

（一）档案收集工作更加智能精准化

在过去的学校档案收集过程中，档案材料的收集往往会耗费大量的人力物力来完成，传统的手工操作模式不但很容易增加学校档案管理的成本负担，同时也不利于收集管理效率的提升，导致学校档案管理工作由于收集效率不高而难以有序开展。另外，过去的学校档案收集工作中往往会由于少数档案管理人员专业技术不熟悉，细节处理不到位等情况而导致一些重要的文件材料丢失或者损坏的现象，在很大程度上降低了学校档案管理工作效率。而在互联网时代下，现代信息技术的飞速发展及其在学校档案管理工作中的推广应用，促进了档案信息化建设的创新发展，不但为档案收集工作带来了信息化综合性管理平台，转变了传统那种人工纸质操作模式，档案管理人员将收集到的纸质档案材料按照统一标准和格式转化为数字文件进行统一存储归档，同时也推进了档案收集工作的精细化和规范化发展，大数据技术的应用也为档案材料收集处理提供了极大便利，真正确保了学校档案材料的精准、全面收集[1]。

（二）档案管理服务更加高效便捷化

互联网时代的来临让信息化技术在学校档案管理工作中得以广泛应用，不但能够让档案信息数据更为精准，还有助于促进档案服务水平和管理效率的提升。一方面，在互联网时代背景下，学校档案管理信息化建设进一步深化，借助于信息技术能够让档案管理工作流程不断优化，档案管理工作人员依靠计算机即可快速准确地获取档案信息，利用信息管理平台可以实现各种管理操作，有效节省了管理成本和时间，促进了工作效率的提升；另一方面，借助于信息技术的运用，能够带来更为快捷和准确的档案信息数据检索服务，让使用者通过登录并操作档案管理系统即可直接查找所需的信息资料，用户不但能够依靠多元化的渠道来检索与咨询其所需要的档案材料，还可以促进档案开发利用效率的提高，转变过去那种学校档案管理服务模式，真正促进档案管理工作线上与线下的充分融合，让学校档案管理服务变得更加高效且便捷。

二、互联网时代提升学校档案管理水平的策略

（一）完善档案管理制度

在互联网时代下，提升学校档案管理水平应当更加强调信息化建设的推进，制定完善匹配的档案管理机制，优化档案管理流程，从档案收集、整理、归档到开发利用都应当予以细化。唯有从制度层面进行规范才能够确保档案管理效率的提升，学校在制定档案管理制度的过程中应当对数字化档案资源的收集归档标准和格式予以统一，比如说文档一律采用doc、txt等格式存储，表格选择xls格式，图片统一为jpg格式等，确保各类档案在进行数字化处理之后都能够统一格式规范，有助于后期的开发利用。同时还需要建立健全监督机制和安全管理制度，确保档案管理人员在工作中能够严格约束自身言行，防止出现档案泄露或丢失的问题，确保学校档案的完整和安全。

（二）构建资源服务体系

在互联网时代下，学校开展档案管理工作必须要构建并完善档案资源服务体系，对档案管理所涉及到各项内容予以灵活规划和分配。在这一过程中首先应当根据当前学校教育管理实际和发展需求来进行综合考虑；其次应当积极运用现代信息技术对过去的纸质档案资源予以转化；最后要利用大数据、云计算等技术建立更加开放共享的档案服务平台。另一方面，学校在构建资源服务体系时，应当根据档案管理制度要求对档案材料实施科学管理和开发利用，建立符合学校实际需求的特色化管理体系，同时充分考虑到使用者对于档案材料的具体需求，让档案资源服务体系能够真正发挥出服务功能。

（三）建立资源导航系统

在互联网时代背景下，学校档案管理工作实施过程中应当尽快构建资源导航系统，从而让档案使用者可以更加方便快捷地获取所需要的档案信息。对于档案资源导航系统而言，档案管理工作人员应当充分发挥出信息化档案收集技术的优势，运用信息管理平台为档案使用者带来更加多元化的查询、检索和定位服务。比如说档案管理人员按照不同档案材料的来源实施细化分类，随后根据某一特征或规律来对档案资源予以筛选，借助于标签的形式对档案材料实施标准，能够让使用者更加快速方便地获得所需要的档案信息。

同时，档案资源导航系统的构建应当发挥出多媒体技术的作用，依靠网络多媒体对导航系统予以合理设计，科学确定导航目标，让导航系统能够发挥出更加多元化的功能。学校档案管理工作人员要注重档案资源的科学保存和高效开发利用，落实好档案资源整合工作，尽可能为使用者带来更加优质便捷的导航服务[2]。

（四）建设档案数据库

现阶段很多学校已经借助于信息技术推进学校档案资源数据库建设工作，也慢慢转变为以提供更加开放式服务为核心的档案管理模式。因此档案管理人员不单单要为学校其他各部门带来和档案资源相关的查询检索服务，同时还需要开展好档案数据库的建设管理工作，依靠存储的档案资源为使用者带来高效服务。比如说美国莫斯特中学和国内某市学校紧密合作，在充分整合OA资源的前提下搭建了Cornell档案资源数据库，在很大程度上满足了学校教育工作者对档案数据的使用需求，同时基于各种角度带来了长期保存档案信息的服务。学校档案数据库中所涉及到档案内容应当包括科学文献、会议报告、学术报告等相关内容，档案管理人员还需要积极联系其他部门开展好档案数据库的安全保障工作。

（五）加强档案安全管理

学校档案中很多文件材料是机密内容，档案资源的丢失很容易给学校带来非常严重的损失与负担，所以档案安全管理始终都是学校档案管理人员必须要重点关注的一环。在互联网时代下，学校档案信息化建设日益推进，为避免网络病毒或黑客入侵，档案管理部门要设置病毒防火墙以及识别监控系统来实现对档案数据库的有效保护，打造更加安全的档案存储平台。比如说可以搭建一个集成化的存储系统，利用IP来对SCSI数据和命令进行传输，从而实现对档案管理信息系统的保护。若档案数据库或信息管理系统受到网络攻击，集成化存储系统能够第一时间开启自动备份和保护功能，避免出现档案数据丢失的问题。该系统还能够提供故障自检、预处理、快速修复和数据完整性检测等功能，是现阶段很多学校档案室使用的策略。

（六）转变档案管理模式

学校档案管理人员在实际工作中必须要始终坚持以提供智能化、高效化、精准化档案服务为原则，尽快转变传统的档案管理模式，要积极深入一线，依靠各种方式来把优质服务送到教职员工手中，同时积极主动和学校各部门进行沟通交流，让广大教职员工能够了解学校档案管理的基本流程，积极配合与支持档案管理工作[3]。

同时，档案管理人员也应当认识到学校档案信息化建设是一项长期性的工作，在互联网时代下，档案管理水平的提升要求学校各方共同参与，才可以保证各类档案材料的完整性。比如说教学档案，需要及时把相关材料进行收集归档，若仅凭借档案管理人员来进行，不但会对档案收集归档效率带来影响，同时也可能出现信息录入错误的问题，影响到档案的开发利用价值。所以档案管理人员需要与各部门积极联系，发挥出群体力量共同促进学校档案管理工作的有序开展。

三、结语

综上所述，在互联网时代背景下，学校在组织推进档案管理信息化建设的过程中依旧还有很多需要解决的问题，但也应当认识到档案资料数字化、档案管理集成化已经成为当前学校档案管理的必然发展趋势。为促进学校档案管理水平的不断提升，不单单要重视思想革新和制度完善，同时还应当建立完善的档案服务体系，开展好档案数据资料存储管理，借助于信息化技术来促进档案开发利用效率的提升，真正发挥出档案管理对学校发展的价值与作用。