机关文秘写作能力调查报告

毛艳

（辽宁省沈阳市法库县党校，辽宁 沈阳 110400）

一、调查的主要内容

（一）调查时间：2020年10月

（二）调查方式：线上+线下

（三）调查对象：微信群成员、机关文秘，包括各年龄段、各个机关办公室

（四）调查方法：设计问题、普遍调查

（五）调查人：XXX

二、调查情况分析

（一）调查研究情况

调查中，总计有183人答题，在答题中呈现出一些问题，同时结合对典型研究对象的访谈，发现机关文秘在写作中存在的问题主要表现为以下几个方面。

（二）写作存在的问题

1.公文体式不规范

公文不同于其他文中的特点之一就是体式不同，我国政府机关对公文用纸、印制、要素排列顺序和标识规则都做出了严格规定。公文写作过程中，部分文秘存在着体式不规范情况，如，标识与字体使用不规范、向上级机关报送文件使用平行文或下行文版头现象、公文标题与内容不对应等等，都会影响到公文质量，给人一种不专业的印象。

2.公文文种不规范

根据相关规定，公文种类分为13种，但在法定公文之外行政机关处理日常工作时经常使用事务性公文，要求文秘要能够给根据机关职权、行文目的、主送机关的行文关系等要素来选择公文文种。在行文实践中，经常出现文种不规范、不准确的情况，很容易造成工作误判，如，“报告”与“请示”不分、行文内容混杂，用“报告”代替“意见”（报告属于向上级反映情况，意见则是侧重于对问题提出解决方法），“请示”与“函”混用等。公文文种不规范会影响到行文目的，给单位工作顺利开展造成一定困难。

3.写作语言不规范

很多从事文秘工作的人员并非专业毕业，语言应用不够规范，在缺乏长期严格专业训练情况下根据写作经验会出现种种问题。调查中，很多文秘反映在公文写作中大量使用不规范口头语言，仅仅满足于一般会议录音整理和会议纪要来书写公文，缺乏对内容深入研究和提炼、加之相关知识匮乏造成公文写作中经常出现不严谨情况。实际上，部分机关文秘缺乏文体概念、不具备语言意识，为了追求简单语言往往前言不搭后语，或采取大量修饰语言影响到公文的严肃性、简明性和庄重性。此外，公文语言不够简练，部分公文内容繁多、表义重复，甚至有的洋洋万字，影响到观感，把应表述内容淹没在无用语言当中。

（三）形成上述问题原因及策略

结合上述出现的问题来探讨原因，与机关文秘交流中发现有着以下原因：（1）文秘人员流动性大，从事文秘工作人员工作量大、责任重，相对于其他处室骨干受到重视程度较低。业务部门职工中很多人不愿意从事文秘工作，导致机关办公室人员流动性较大；（2）部分文秘人员能力较低、责任心不强，对于级别较低单位中从事文秘工作的人员往往学历不高、加之缺乏积极向上学习心态平时不注重进行研究，个人整体素质和能力堪忧导致在公文写作中经常出现不必要小错误造成质量不高问题；（3）主管领导重视程度不够，领导事务繁多、很少有足够时间来指导进行公文写作和修改，心态上认为只要能把事情办成就好。还有极个别领导不懂公文格式或要求，管理中无法为文秘提出建议和意见，下属文秘撰写好的标准格式和内容经过修改后往往不够规范，影响到公文质量；（4）公文过多过滥发放，有的部门公文过多，办公室文秘主要精力用于公文接受和发放等事务性工作之中，很难有足够精力来撰写优质公文、无法集中精力审查公文内容是否符合要求，在工作中容易发放质量较低公文，给单位工作带来负面影响。

通过上述调查、对存在的问题进行相应梳理及原因分析，本文提出提升机关文秘公文写作水平策略：（1）提高公文写作的紧迫感。目前，公文范围不仅仅只是机关单位间相互行文，还应用于其他场合反映政府执政理念，成为依法行政不可或缺的重要工具。公文水平直接关乎到政府公众形象，机关领导要从内心重视公文质量，切实抓好公文写作工作；（2）保持机关文秘队伍稳定性。一般来说，合格的公文写作人员不单单要会选择合适文种、正确书写内容，还应当精通本部门相关的政策与业务、准确解释文中内容、熟悉相关法律。通过上述要求，唯有保持机关文秘队伍稳定性才能确保办公室人员掌握机关动态、把握政策精神、理解法律精髓，保障公文写作质量；（3）加强文秘写作培训。培训是提高能力的重要途径，以往很多部门把培训作为一种支出负担，应当树立全新培训观、变革培训方式和手段，加大经费支持力度来做保障培训工作顺利进行。此外，邀请高水平文秘来进行能力培训，把培训重点放在公文格式、内容等方面，实现基础知识与能力并重，以多种多样方式来提升文秘队伍整体素质；（4）完善相关制度来提供保障。把公文管理纳入到年度考评机制，让文秘人员从内心重视公文写作质量，尽量降低出现错误的概率。严把公文“出口”和“进口”，办公室主任和分管领导要严格审查公文格式、内容，对不符合条件公文发回重写，涉及重大事项公文由一把手亲自审阅，在源头上遏制不规范公文出现。此外，单位还应当建立公文数据库，整合历年优秀公文来实现信息共享，为文秘撰写公文提供参考、有效提升公文写作质量。