大数据时代企业档案工作的思考

罗祖涛

（贵州黎阳航空动力有限公司，贵州 贵阳 550016）

大数据时代也就是数据信息时代。在大数据时代背景下，企业要想做好档案工作，就必须积极转变思想观念，深度挖掘和利用大数据平台中有价值的资源，发挥出数据库的优势，不断提升档案工作水平，为企业的发展夯实基础。

一、大数据的基本概念

所谓大数据，是指在特殊的时间周期内，不能使用常规软件对数据集合进行捕捉、处置与管理，而需要采用发现力、决策力及引导力更强的技术手段，在不影响信息资产量化规模的前提条件下，实现集中化、规范化和精密化管理。大数据技术也是继互联网技术、物联网技术和云计算技术之后的又一个高尖端技术。

二、大数据时代给档案工作带来的机遇

（一）档案信息资源存储方式与管理方式的转变

大数据技术的应用转变了档案信息资源的存储方式和管理方式，使档案信息资源的存储与管理更加高效化、精密化与安全化。伴随互联网的快速普及与信息技术的日益完善，电子档案逐步取代纸质档案。一方面，大数据技术的应用，可以使档案信息资源的存储、管理及服务保持独立，避免纸质档案因反复利用而出现损坏，延长档案的保存寿命。

另一方面，利用大数据技术完成数据备份，可以使机密档案信息资源得以永久安全保存，保证档案信息资源的完整性和安全性。采用大数据技术可以快速且精确地对档案信息资源的增长情况与使用情况加以统计。基于大数据技术的档案信息资源管理理念，可以将档案管理人员从繁重的工作中解脱出来，节省大量的人力成本、时间成本和经济成本。

（二）档案信息资源管理系统的容量扩展

大数据技术的应用，扩张了档案信息资源管理系统的信息存储量，丰富了信息资源种类。大数据技术框架中的云计算技术，具有强大的信息资源调配能力与计算能力，可以根据用户的需求对信息资源加以配置，有效解决信息资源量暴增导致的数据库爆炸问题。

（三）档案工作体制的深化改革

大数据技术在档案信息资源管理中的应用可以从如下两个方向展开探究：从横向角度来看，大数据挖掘技术的应用，可以提供档案信息资源采集、整理与分析等一系列技术方案；从纵向角度来看，大数据挖掘技术可以为档案信息资源的用户关系分析以及用户需求预测等提供技术方案。

三、大数据时代企业做好档案工作的具体策略

（一）深化对大数据时代档案工作重要性的认知

第一，企业需要树立大档案意识，对档案展开合理分类，标记有利用价值的档案，以便后续调取。第二，企业需要转变档案存储观念，将大数据技术拓展应用到档案存储工作中，充分发挥计算机、远程通讯设备及资料柜库等存储媒介的优势，再利用检索功能对档案信息资源实行检索。第三，由于档案信息资源种类繁杂，体量庞大，在很大程度上增加了档案工作人员的压力。为此，企业应创新档案管理模式，明确档案分类规则，不断改善档案管理工作质量。

（二）创建完善的档案收集体系

在大数据时代背景下，企业内部的档案信息资源种类逐渐多样化。企业要想提高档案工作水平，必须创建完善的档案收集体系。具体措施如下：

其一，档案管理人员要摒弃以往的档案收集方法，对企业各生产环节产生的数据信息实行采集，确保档案信息资源的完整性。第二，企业档案管理人员需全面了解档案工作，合理分配工作任务，且如实掌控各个部门工作人员的计算机操作技术水平，将档案工作分配给各部门，提升档案工作的效率。

（三）拓宽档案利用渠道

从本质上来说，企业开展档案管理工作的目的是为档案利用提供优质服务。在大数据时代背景下，企业需拓宽档案的利用渠道，最大程度地发挥档案的利用价值。档案管理工作中，档案的利用渠道以借阅者上门查档为主。这并不符合大数据时代的档案开放化管理要求。针对此，档案管理人员可以在局域网环境下，利用大数据技术向经营管理者提供准确的档案信息。进而向档案利用人员提供精准化、个性化的档案利用服务。

（四）加强档案信息化管理人才培养

若想推行档案信息化管理模式，企业必须组建一支高学历、高水平、高素质的档案管理队伍。在大数据时代，档案管理人员不单单要具备一定的专业能力，还应具备较高的信息素养，可以灵活操控信息技术与大数据技术，优化档案管理工作的效率。

企业要定期组织开展档案管理人员培训活动，增强档案管理人员的信息素养，优化档案管理人员的技术水平，增强其责任感。不仅如此，在培训工作中还需培养档案管理人员的法律意识，从根源上杜绝违法乱纪问题的发生。另外，档案管理人员要秉承与时俱进的基本原则，积极参与各种业余培训活动，不断扩充自身的理论知识储备，熟练运用微课、慕课等形式开展档案管理工作。

四、结束语

综上所述我们可以获知，在档案管理工作中，相关人员必须转变思想观念，合理利用大数据技术，实现档案信息资源采集、整理与分析的智能化、安全化与精细化，充分发挥档案信息资源的利用价值。