文物库房清点及科学管理的实践与探索——以北京奥运博物馆为例

赵媛

（北京奥运博物馆，北京 102008）

一、北京奥运博物馆库房现状

北京奥运博物馆库房发展经历了三个时期：

2009年—2016年，北京奥运博物馆库房在奥林匹克园区，保管部只有奥组委给予的奥运物资交接单，只包含物资名称、节目名称以及物资数量等，并没有详细的藏品信息，没有摸清具体的家底。

2017年，保管部完成顺义文物库房的搬迁及第一次藏品整理工作，藏品分布在8个库中，便于更准确的分类统计和管理，将所有藏品分成服装、文献、勋章徽章证件、实用器物、旗帜、书刊传单、音像制品、货币邮票和杂项，共计九大类。同时在藏品整理和分类的过程中，开展基础信息采集登记工作，保管部按照文物普查藏品信息采集规范要求，对藏品性质、照片、定名、年代、类别、质地、数量、质量、尺寸、完残状况等数据进行了采集和记录。保管部有了电子化的《文物信息表》，经过对文物库房和展线藏品的整理、统计，初步摸清了家底，我馆共有藏品1698879件，对藏品的保护和科学管理奠定了基础。

2020年，保管部开始进行第二次藏品整理工作，我馆根据馆藏品现状，按照上级领导要求，结合《北京奥运博物馆藏品定级标准》、《北京奥运博物馆文献资料留存标准》要求对奥运藏品进行再次筛选。这次整理库房，精简了4个库房，只留下1号、2号、3号、4号库。每个库的功能不同，1号库保管奥运会开闭幕节目服饰和相关奥运书籍及报刊；2号库保管各类奥运实物藏品；3号库是专门存放2022年冬奥会藏品库房；4号库是北京奥运博物馆藏品备用库房。同时设立了精品库房以及借展藏品周转库房。通过这次整库对我馆藏品进行了再次梳理，形成了纸质版和电子版《藏品清单》，也是对第一次整库的复核与查对。

通过历次的清点以及整库，摸清了家底，补充了藏品信息，便于对藏品进行科学化管理。

二、开展库房清点工作对于藏品管理的重要意义

首先，库房清点是藏品管理的重要内容，是必要且必须的。根据博物馆藏品管理办法的有关规定，在博物馆面临重大变更时，清点是必要的，如库房搬迁；在文物管理人员变更时，尤其是负责人变更时，库房清点是必要的；藏品管理工作的发展也使库房清点成为必要，文博事业蓬勃发展，藏品管理越来越科学化、系统化、标准化。国家文物局相继出台多项制度、规范对藏品管理工作提出新的要求，藏品管理体系不断更新，藏品信息不断补充，旧有的藏品管理方式必须与时俱进。

其次，库房清点是博物馆摸清家底的唯一途径。对于我馆来说，从建馆后就没有清点过藏品，我馆藏品种类丰富、数量众多，只有通过库房清点，才能明确各类藏品的收藏情况。只有通过清点，才能准确掌握馆藏文物数量，明确文物数量是藏品管理的首要任务。同时，藏品不断地被利用，或展览、或保护修复等，难免会出现藏品管理混乱、数目不清情况。因此，对文物藏品进行定期的全面清点与核对，不仅能杜绝藏品管理上的漏洞，还能为开展进一步管理工作打下基础。

再次，库房清点有利于藏品管理工作进一步的提高。通过库房清点，有利于发现藏品管理工作中存在的不足和失误，及时纠正存在的问题，开展库房清点中发现有的藏品用途不清晰、藏品计件单位不规范等问题，通过清库，这些问题都能得到及时的发现和很好的解决。

最后，库房清点是博物馆开展其他业务工作的基础。文物随着时间的流逝不断发生着各种变化，清点时详细记录文物现状是库房清点的重要内容，这次整理时发现有的藏品破损严重。同时通过清点，保管部人员对馆藏文物有了比较全面的了解，有利于提高参与人员的业务工作能力。清点、核对的各个环节都直接接触文物，这就要求所有工作人员都必须熟悉和遵守有关制度和法则，确保文物安全，确保工作的高质量、高效率，因此这项工作也是对文物管理工作的一次大检验。同时，通过对藏品进行规范定名、统一计量方法、补录完残状况、准确统计数据等做法，有利于专业人员专业知识水平再次得到锻炼和提高。

三、库房清理工作中发现的问题及应对

这次库房文物清点，保管员各尽其责，明确整库目的，要有高度的责任感，保证文物的安全、掌握藏品现状，规范有秩序地对各类文物藏品进行清点核查并认真填写了《藏品清单》。

下面就这次整库，针对一些发现的问题，做以概述：

（一）各种类别藏品现状不好的、且影响展览使用的，都在这次清点备注中做出了有破损记录。如书画类，有撕裂、破损、开粘、起翘、污迹等；金属藏品出现了生锈、脱落等；工艺品镜框装置破损等。

（二）这次按照上级要求对物资进行精简，这次精简的原则是体现不了奥运精神、奥运文化，与2008年奥运会无关的相关物资放在5号、6号、7号、8号库，比如3万余件衣架、工作餐券、设备设施等。对于数量多的藏品，每种基本保留5-50件，如奥运会开闭幕服装、道具等，其余也放入已精简库中。

（三）细化包装，方便提取藏品，如请柬、明信片几十件藏品同时放在一个箱子中，为了更好找到藏品，用透明收纳袋放置，并在每个收纳袋里放入纸质说明，包含藏品名称和数量，这样的包装就方便日后提取。

（四）统一规范藏品名称，要反映藏品的主要内容和本质特征，外文藏品按照封面名称命名。

（五）这次整库的同时排好上架号，1号库分为1-18架，每架分为上中下；2号库分为1-16架，每架分为上中下；并在藏品清单中明确，整理完的藏品按照上架号整齐排列，箱子朝外一侧张贴纸质箱号，方便保管员查找和提取。如《论语》服装，上架号位置在1-1-中，即1号库1号架中层；箱号123，在中层找到123号箱即可。2号库藏品同样放置。

（六）在2017年第一次整库时，藏品按照9大类来分类，今年整库在上次分类的基础上，对藏品进行了合并同类项，便于更好的科学管理。

（七）对于一级、二级、三级藏品将继续装入2019年制作完成的囊匣中保存。

（八）今年整库因为疫情原因，保管部人手有限，没有分组进行清点，所有人员一起清理，按照库房顺序整理，分工有序，一名工作人员记录整库日记，详细记录箱号、藏品名称以及数量，一名工作人员负责清点整理藏品，一名工作人员负责记录《藏品档案》。每件藏品的整理、清点、记录都要经过三人之手，保证了整库的科学性和正确性，工作人员对所有藏品有了总体掌握和了解。

（九）现已整理完所有藏品，我部门一名工作人员专职负责录入电子化《藏品档案》，通过录入，进一步查缺补漏，同时形成最新版电子化藏品数据，便于后期的藏品管理工作。

四、把握四个环节促进科学、规范的库房清点

通过历次清点整库，我们认为牢牢把握四个环节，才能促进科学、规范的库房清点。

第一，库房清点要选择合理的时机。库房清点是项科学的、系统的、规范的工作，同时又是繁琐的、细致的、精确的，这项工作的完成不是一蹴而就的，往往需要人力、物力的较长时间投入，因此，科学合理的时间安排尤为重要。同时，文物不同于一般的物品，不适合进行经常性的触碰，尤其要避免反复性的清点，那么清点时间的选择就要统筹兼顾、合理选择。库房清点时间的选择应根据我馆的实际情况，结合一定的契机，大环境具备，人员具备的条件下进行。也可以根据需要，以专题、专项的形式小范围内开展，小范围开展清点工作，时间上更为灵活，方式选择上也可相应变化，有利于实现清点的目的。

第二，明确库房清点的目标。库房清点的目标是要进行库房清点的前提条件，清点目的不同，清点方式、参与人员就会有所不同。清点计划的制订要依据清点目标来制定。如我馆第一次整库在库房迁址后开展，从原库房打包的藏品几个种类都放在一个箱子中，第一次整库清点目标较多，没有底账，同时又要对藏品进行分类，先要把搬迁过来的箱子打开，拿出每件藏品拍照、量尺寸、称重，完善藏品信息、然后进行分类，再装箱，时间紧，工作人员又不断变化，不能很快上手，无形中增加了工作强度和难度。所以在制订清点计划时要充分考虑目标如何实现。

第三，要制订切实可行的清点方案。在具备清点时间、明确清点目标的前提下，制订清点方案，是进行库房清点的首要工作。如今年保管部整库，基于以上提到的清点目标，本次清点计划共涉及以下几个方面的内容：

（一）进行方式：成立藏品库房清点整理小组。保管部人员负责具体清点工作，清点以库房小组为单位进行，明确各自责任。

（二）制订清点工作时间：明确具体的整库时间，明确时间节点。

（三）明确清点具体操作程序。

（四）明确规定操作注意事项。

（五）完成清点整库报告。

（六）做好整库验收工作。

清点方案制订完成后，应上报领导小组，由领导小组组织有关人员讨论后，确定切实可行的操作方案。

第四，库房清点的实施过程中要注意细节。清点实施过程中，工作人员应在明确各自责任的前提，以最为合理的方式协调工作，多沟通，确保文物安全。严格按照清点方案中的步骤执行。正如前面所提到的库房清点是项科学的、系统的、规范的工作，同时又是繁琐的、细致的、精确的。那么前期工作越细致、准备越充分，越有利于实现清点目标。无论清点目标是什么，以哪种方式进行库房清点，以下工作要点都是必须注意的。

1.清点工作应在《文物保护法》、《博物馆藏品管理办法》和我馆馆各项规章制度的指导下进行。

2.库房清点作为藏品管理工作的重要内容，清点内容、方式、方法也应紧随藏品管理工作发展的步伐，与时俱进。

3.房清点应得到馆领导的足够重视。馆领导的大力支持，是清点工作顺利进行的保证。

4.时刻树立牢固的文物安全意识。由于清点人员较多，工作量大，文物安全要时刻注意。

5.对清点人员应严格要求，不仅要有严肃、认真的态度，工作期间着装也要有明确要求。衣服应简洁、着平底鞋、无佩饰、戴帽子等，避免对文物造成安全隐患。

6.做好前期准备工作。前期准备工作包括：库房彻底清洁，清点工作开始前，完成库房内的清洁；完成工作中所需要的各种表格；准备好清点所需工具、设备；明确清点工作制度；培训工作表格的规范填写等等。

7.清点过程中，清点人员应明确各自责任，各司其职，同时做各自的记录。清点是需要清点人员相互配合，应协调沟通，逐渐磨合，形成一定的工作流程。

8.清点有关表、资料汇总至保管部负责人处。

9.做好后续工作。清点工作的目的不只是明确文物数量，更重要的是为下一步藏品工作提供基础。后续工作更为重要，如清点工作过程中发现的问题应逐一解决，应根据藏品现状提出下一步文物保护措施等等。

文物藏品的保管工作，需要与时俱进。随着馆藏文物数量、信息量的不断增加，文物库房的清点及管理工作仍在不断地进行着。创立好一套科学有序的管理机制、及时掌握藏品增减的实时动态，是对国家的文化财产负责、对博物馆的文物藏品负责。只有不断加强文物库房管理的科学化和规范化，才能不断提升藏品管理质量和水平。适时地做好文物藏品的清点整库工作，意义深远。