充分发挥办公室档案信息资源的作用分析

周玉梅

（中国水产科学研究院东海水产研究所，上海 200333）

引言

办公室档案信息的管理涉及的内容比较多，为能将档案信息资源得以充分利用起来，这就要求相关管理人员能从多角度出发展开设计，从而才能保障各项档案信息资源的利用效率有效提升，保障各项工作高效化开展。面对愈来愈高的管理要求，在实际档案信息资源的管理工作开展当中，就要能融入创新的观念以及方式，提高办公室档案信息资源的整体应用质量水平。

一、办公室档案信息资源管理问题

当前办公室档案信息资源管理工作的开展中，涉及的问题比较多样，从几个层面进行阐述，如档案信息资源管理人员的意识薄弱，没有采用创新的方式进行管理，专业化管理的能力素质相对比较低下，在这一基础工作方面没有得到强化，这对办公室档案信息资源的作用发挥必然会产生很大程度影响[1]。办公室档案信息资源的管理当中，方式的运用和实际的办公室工作进程不相符，管理的整体效率比较低下，影响了档案信息资源的整体应用价值的有效发挥。

二、办公室档案信息资源作用发挥措施

为能将办公室档案信息资源作用充分发挥出来，这就需要从多角度出发实施相应措施，从以下措施的落实方面要加强重视：

（一）专门档案区域科学设置

办公室档案信息资源的应用作用充分发挥出来，需要从不同的角度出发进行积极优化，专门档案区域的设置是比较重要的。注重办公室档案的科学应用以及加强对监管，设置专门管理以及借阅档案的区域，办公档案管理专区的设置下，分成不同的区域，如防磁柜，智能密集架，实物陈列柜等等，通过现有档案管理流程设置相应档案监管机制，按照“八防”思路构建档案专区，以及配置相应的硬件设置[2]。专门档案区域的设置下，注重从安全管理角度出发加强重视，布置档案监控器以及防晒遮光专用窗帘和自动灭火器等等，保障档案信息资源的安全，为其作用发挥打下坚实基础。

（二）多层次档案管理网络建设

办公室档案信息资源的科学应用下，要充分注重从档案管理网络的建设方面加强重视，多层次的档案管理网络的建设能够从整体上提升档案信息资源的应用作用，为实际档案信息资源的管理活动顺利开展起到促进作用。办公室档案信息资源的管理工作要充分重视，完善组织架构，配备完善润硬件，按照从上到下次序进行搭建不同层次的档案组织以及管理网络，档案网络内部分管领导进行指引方向，如办公室主任负责档案管理牵头工作，档案中心和相关职能部门对档案分管，全面的档案监管保障档案信息资源的管理网络完善，这对档案信息资源的作用充分发挥有着积极促进作用[3]。

（三）办公室档案信息资源数字化

将办公室档案信息资源的作用充分发挥出来，这就需要将信息资源数字化，当前的科学技术不断发展下，数字化技术在各领域中都得到了广泛应用，为人们的生活以及工作带来了诸多的便利。办公室档案信息资源的管理工作开展当中，就要充分注重从档案信息资源数字化的发展方面加强重视，将档案信息资源的价值充分发挥出来，将办公室工作过程间连接特点鲜明突出，通过外包公司进行设计完整的档案系统，做好各类文本归档以及保管。数字化的档案信息资源的管理，通过数字化技术，将文本档案数字化，这样能大大提升档案信息资源的利用效率，在对档案信息的查询以及应用方面都比较便捷，从整体上将档案信息的资源整合效率得到了显著提升[4]。办公室档案信息资源数字化的整合，需要在OA系统的设计应用方面进行多方面的考虑，办公室综合档案室存档信息数字化，要注重OA系统归档和档案信息数字化整合方式，系统运行文件要通过归档环节，将数字化文件转化成档案。系统设计要对文件和档案转化接口这一要点充分重视，将电子文件进入档案数据库顺畅化实施。

（四）注重档案信息资源管理机制健全

为能保障办公室档案信息资源的应用作用充分发挥出来，这就需要有相应完善的机制作为保障，将档案信息资源的价值作用充分发挥出来，通过完善机制作为保障，才能真正有助于将档案信息资源的利用效率得以有效提升。档案的制作以及接收和归档等各方面都需要有完善的制度作为支撑，从而才能保障档案信息资源的整体管理质量，才能将档案信息自愿的额整体应用效果良好呈现出来，最大化提高档案信息资源的利用率。

三、结语

总之，办公室档案信息资源的作用充分发挥出来，需要在不同的环节加强重视，从管理的理念思维以及方式等方面都需要进行积极优化，从而才能真正促进办公室档案信息资源的应用效率，从整体上提升办公室档案信息资源的应用水平。希望通过上文中对办公室档案信息资源的作用发挥的研究，为实际工作的顺利开展起到积极作用，有助于档案信息资源的充分利用。