办公室后勤管理提升水平和质量的措施

王华卫

（驻马店市公路规划勘察设计院，河南 驻马店 463000）

一、办公室后勤管理存在的问题

（一）管理制度滞后，规章有待完善

1.管理制度滞后。随着社会政治、经济和文化的不断发展变革，办公室后勤的现状与最初制定的管理制度不相符合，不再适用于办公室后勤工作的开展。2.管理制度不清晰。办公室后勤工作具有种类繁多、事务杂乱等特征，同时多伴有突发性状况，若缺乏妥帖有序的管理制度，管理者极易遇事慌张，无章可循，出乱出错。此外，很多企业并没有将办公室后勤事务进行明确的分工，存在职责和职能交叉重叠的问题，所以很难落实职责。

（二）专业人员短缺

在进行办公室综合管理的工作中，各企业都有自己的特点。这就要求了从事办公室综合管理工作的人员具有很强的专业能力。目前，在市场上专业性较强的管理人才比较稀少，以至于部分企业从事办公室综合管理的人员是由企业的管理人员担任的，如此一来，他们的工作量增大，难度系数也变大，在办公室的管理工作中也会出现问题。

（三）员工素质不高，亟须专业人才

专业人才的缺乏是办公室后勤管理所面临的重要挑战之一。后勤保障团队整体素质偏低，具体表现在年龄结构老化、技术水平不高、文化程度较低、管理人才匮乏等方面。经调查发现，有较高比例的后勤员工的教育背景、工作经历大相径庭，素质水平参差不齐。很多后勤员工并非通过应聘选拔而是通过关系获得的工作，因此其专业素质水平较低。同时，出于资金短缺、时间紧迫等等原因，许多后勤员工在开展具体工作前并没有接受相关的专业培训，而专业技能方面的不足，使这些员工不能够很好地适应高校的实际情况和发展变革。

二、提升办公室后勤管理的策略

（一）完善后勤管理制度

办公室后勤管理的基本内容包括环境管理物资、设备管理、生活管理、医疗管理和接待工作管理。精细化管理的实施不是无止境的，而是需要以制度的形式加强。实施精细化管理，必须依靠坚实的制度支撑。比如物流生活管理，针对食堂管理，需要在工作中优先制定精细化管理政策，并在此基础上开展精细化管理工作。我们可以通过以下管理规章制度对食堂进行精细化管理，加强食堂管理，如《食品采购与索票管理条例》《食品粗加工管理条例》《食堂从业人员管理条例》《食堂食品采购与索票条例》《食堂餐（用）具洗涤》《消毒管理条例》《食堂餐厨废弃物处置管理条例》《食堂卫生管理条例》《食堂消防安全管理制度》，对于后勤环境管理，要对公共场所、办公室和个人办公区、宿舍和走廊的卫生要求、重点场所的个人卫生要求、卫生和秩序要求、机关条幅、标语、广告牌和广告牌的管理规范进行监督。

（二）工作流程优化

办公室的后勤管理工作相对其他部门的工作来说综合性较强，更加复杂，为提高管理效率，构建一个科学简约的工作流程变得十分重要。类似企业工厂中的流水线生产方式，对产品的生产过程进行整体性分解，分解为流水线上的每一个小环节，再根据逻辑性对每个环节进行有序衔接，从而使得各个员工能够依照流程办事。对该流程而言，设计时要确保目的明确，各环节间无缝衔接，各员工间有效配合。这样的流程优化对于实现精细化的办公室后勤管理能起到极大的促进作用，特别是在对任务或工作的分析和处理上，能够做到快速准确，及时完成目标任务。管理者能更为直观地审查结果，并更为快捷和高效地提出相应决策方案。因此，在办公室后勤管理中，不断优化和完善的工作流程，是管理质量提升的保障和前提。

（三）培养专业性人才

实现办公室后勤管理对每位员工的素质水平都提出了更高的要求，为培养更专业的后勤员工，可从以下两方面着手：1.加强针对性招聘。人事办公室应不断完善人才选用标准，根据公平、公正、公开的招聘原则广纳专业人才。通过这种方式招纳的员工具备专业性基础，更利于后期培养和提升。2.加强专业性培养。管理者应积极为员工创造学习进修机会，夯实员工的专业技术，提高员工的素质水平。管理者应不断对员工提出职业化要求，使每位员工的职业素质和技能融入日常工作中，逐渐形成精细化工作习惯，从而提升整体后勤团队的业务能力。

（四）明确后勤管理办公室各岗位具体职责

作为该厅后勤管理的一部分，需要明确界定后勤管理厅每个员工的具体责任，并以问责制度的形式赋予每个员工。后勤管理厅每个员工的具体职责如下:办公室主任、办公室副主任、基础设施管理干事、伙食管理干事、公用事业管理干事、财产管理干事。(1)关于办公室主任一职，需要说明的是，他是整个后勤管理办公室的主席，负责协调生产、营销、公共部门等部门之间的工作关系。并规定了该部工作人员的具体专业责任；(2)需要建立后勤管理系统，起草后勤办公室年度工作计划、摘要、报告等。并组织相应计划的实施。

结束语

后勤办公室是整个后勤工作的一个运行中心办公室，若想高效完成工作任务，就必定从后勤办公室的工作抓起。在此过程中，必定也需要经常去实践和思考，总结出相应的经验教训。更需要每一位全体办公室的工作人员，尽心尽力的配合，努力地工作，提高自身的思想文化修养，运用更加科学的方法去发展后勤工作，真正提高后勤办公室工作的效能。