浅谈提高档案信息化管理策略

王洁

摘要：在网络信息、电子信息技术和计算机网络技术飞速发展的今天，这些技术也得到了进一步的传播和普及，这些技术打破了传统的产业结构，广泛应用于各个领域，促进了各种产业结构的发展。档案信息旨在帮助人们记录人类和社会的进步和发展，在人类历史的各种变迁中发挥着重要作用。在此背景下，有关单位必须高度重视档案管理工作，结合当前社会发展的特殊情况，加快档案信息化建设，提高档案管理的实际影响。

关键词：档案;信息化;管理策略

档案首先是其日常工作的真实记录，为单位今后的发展提供历史依据和参考依据，其意义不可忽视。随着我国信息化的快速发展，传统的档案管理与现代化的发展越来越不相适应。管理人员必须不断优化管理流程，充分利用信息化的优势，提高档案管理的效果，避免文件因差错丢失或泄露，提高档案管理的安全性和可靠性。

一、档案信息化建设的意义及内容

（一）数字建设化

要想实现更好地档案信息算化，首先要保证数字化的进行，这也是完成信息化的重要前提。数字化设计主要是将信息文本中的表格登记表和数据库转化为电子数据，使用户获得更加方便快捷的服务功能。

（二）网络建设化

当今时代，人们的日常生活与互联网息息相关，可以说互联网已经成为人们生活中不可或缺的一部分。在互联网时代，人们可以不受任何限制地通过网络方便地传输和交换信息，这在某种意义上也提高了信息的交流和时效性。档案信息化旨在将档案信息的管理融入各地区的网络结构，构建完善的信息管理体系，在提高管理效率的同时实现资源信息的交换，为档案信息的交换奠定理论基础。

（三）一体化建设

通过对目前我国档案信息建设实际应用的分析，发现档案信息的可用性属性非常重要。综上所述，可以看出档案信息化建设可以大大提高档案信息管理的实际作用。因此，档案管理的实际影响具有重大的现实意义。

二、档案信息化建设存在的主要弊端

（一）网络化建设的协调能力不足

我国在档案信息管理的实际建设中，尤其是在资源共享和信息化领域，还没有能够构建全面的网络管理。我国还没有建立起高效完善的管理制度，更加注重网络传输共享和便利，但由于我国组网不协调，还缺乏明确的网络环境管理体系。目前，我国档案信息多分布在网络的不同部分和区域，尚未实行统一集中管理，也使得高效资源无法合理、快速地共享和使用，在某种程度上造成大量资源浪费。

（二）档案信息化建设与相关辅助能力不足

过去采用传统的档案管理方式时，由于信息管理量大，计算机在存储过程中无法及时、高效地管理所有信息内容。另外，在原始纸质文件的处理中，由于人工登记，经常会出现错误和遗漏，导致某些信息的丢失，这在一定程度上增加了管理难度，使得计算机在输入信息时难以管理数据库中的所有信息。

（三）档案信息数据真实性差

由于整个信息收集和存储过程会受到人为主观因素的影响，管理人员的疏忽会破坏信息的完整性，从而降低信息的可靠性，因此在建立档案时会存在很多未知因素，并限制了信息价值。在传统的档案管理中，数据的收集整理以人工收集为主，缺乏明确的监管，收集方法繁重低效，保留了很多不正确的信息。当信息的完整性和准确性在当前的信息处理过程中没有得到验证时，需要完整地输入信息，这会使人们发现许多数据信息是不正确的或存在一些错误，信息不完整，无法保证信息的可靠性和真实性，影响工作效率。

三、提高档案信息化管理策略

（一）拟定完善的档案信息化建设计划

公务机关要结合实际，做好信息结构协调工作，统筹兼顾，切实提高信息归档的速度和效率。同时，结合信息化工作的逐步开展，各档案馆要高度重视有关部门意见与具体情况的关系，以满足当前信息化需求。在信息化建设方面，档案馆也要贯彻落实科学发展观，确保与有关部门的有效沟通，以与一些信息结构完善的档案馆建立密切沟通。对于一些信息结构落后的档案馆，要结合其他优质档案馆，积极改进和完善，为档案馆建设助力，为档案管理工作的有效开展奠定良好的基础。

（二）推进文档一体化管理

以前，档案管理主要以分门别类的形式进行。但是，这种文件管理方式已经不能满足今天的工作要求了。在传统的档案管理下，档案与文献管理实际上处于互不干扰、相互分离的状态，这种档案管理的主要缺点是：经常造成档案管理的重复，这将导致整个档案管理过程中人力物力的巨大浪费。因此，根据信息化领域建设创新的发展需要，通过档案信息化建设不断推进文件综合管理是关键。文件的综合管理应包括以档案信息化建设为中心开展工作。在这个过程中，档案馆可以通过计算机技术真正实现档案管理和文件管理的云端存储，再安排档案管理员，通过信息存储的方式真正完成档案的综合管理。

（三）借助信息软件形成特色档案管理

综合档案管理系统非常有利于对一些特色数据档案的管理。结合具体操作，相关人员可以根据信息档案的特殊情况，建立有特色的电子档案数据库，将一些符合相关要求的档案数据加入到数据库中。此外，档案馆在将数据加载到云数据存储数据库中时，可以利用计算机信息技术，方便档案人员对这部分数据进行检索。这不仅有利于档案重要信息的保存，也能有效提高档案工作人员的整体工作效率。此外，通过这种信息化的档案管理形式，还可以一路推动档案信息化管理的发展，有效减少人力资源的浪费，使档案管理工作高效进行。

结束语

总而言之，档案信息化化是档案管理未来最重要的趋势之一。加强档案信息化的结构和安全性，提高其管理效率和可靠性，是下一步工作的重点。各相关部门应抓住机遇，迎难而上，与时俱进，意识到自身的安全问题，实施解决方案，构建信息化与创新相结合的档案管理新时代，发挥不同安全技术的优势并驾齐驱手段，推动档案信息化管理迈上新台阶。

参考文献：

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