提升企业单位档案管理信息化建设的方法策略

刘畅

摘要：随着社会的发展，时代的进步，企业单位也得到了高速的发展，在企业单位的发展过程中，其中档案管理是最为重要的一个管理工作，由于企业单位本身的档案数量非常多，且许多档案涉及的信息又较为隐秘，因此传统的档案管理模式远远无法满足现状，因此基于这样的背景下，企业单位需要增强和提升档案管理的建设来满足当下企业单位的发展。

关键词：企业单位;档案管理;信息化建设

一、引言

改革开放以来，我国社会无论是从制度上还是政策上亦或是人们的生活、工作模式上都发生了巨大的变化，其中，企业单位也发生了较大的变化，尤其是在办公模式上。现在，由于企业单位的档案通常较多，且私密性较高，种类较多，档案管理是企业单位档案管理的一项至关主要的工作。档案管理或管理问题，都会给企业单位带来巨大的损失和隐患，因此为了更好的做好企业单位的档案管理工作，我们一定要对档案管理工作实行改革以及优化，从而满足企业单位的良好发展。

二、提升企业单位档案管理信息化建设的意义

（一）实现信息化检索

在当前企业信息化蓬勃发展的背景下，如何结合现代信息科技手段迅速地找到最有价值的信息，已然成为了制约企业单位发展的最主要原因。在信息化发展的时代，通过提升信息检索的能力，不但可以有效提升企业单位的实际工作能力和管理工作成效，还可以从根本上提升其他企业单位的档案管理工作质量。就传统形式而言，企业档案管理工作中的大数据信息检索过程面临着一定的管理效能问题，因此结合现代信息化发展的管理方法，可以极大提升企业档案信息检索的实际效能与管理工作能力。从整体的视角分析来说，信息化档案管理更多的是在数字化管理系统的模式下，通过结合电力设备和媒体技术来进行数据检索的管理工作，以便于管理人员根据自身需要检索相关的数据信息。另外，也能够迅速检索出所有符合条件的信息，同时借助现代计算机系统，计算数据信息的搜索速率，从而能够以最快的速率为用户提供有关数据信息，进而提升了数据的利用效果。

（二）优化档案存储环境。

就我国现阶段企业单位的档案管理工作情况而言，由于档案管理的主要对象依然为纸面资料档案，在资料保存过程和实际档案管理工作过程中，还是具有相当的困难。但随着信息时代的逐渐发展，信息化建设理念的产生对企业单位的变革与创新也提出了更高的要求，通过电子档案信息的记录可以有效节省人员的时间，从而减少了作业数量，最大化提高了工作能力与效率。信息化档案数据的管理，改变了传统工作中人员对纸质资源的依赖性，减少了外部环境因素对纸质材料的现实影响，从而扩大了资料保存的空间，有效节省了纸张资源的保存成本。

三、企业单位档案管理信息化建设的优点

（一）有利于永久保存档案信息

企业单位的档案管理工作主要是对档案的信息实行管理，并将这些信息分类统计好，永久的保存下来。因此这部分工作对于员工的细心程度以及工作的认真程度的考验非常的高，但是传统的纸张档案管理模式却做不到这一点，因为传统的纸张档案管理模式极易受到外界的因素的干扰，如火灾等自然灾害，就会使得档案发生损毁。而如今的档案信息化后，就能够使得档案中的资料至少能够不受到自然灾害的威胁，能够将档案中的资料更好的保存下来，后期实行档案的查找也是极其的方便的。

（二）有利于更便捷地查找档案信息

在企业单位档案管理当中，通过档案信息化管理能够更方便地查询档案，而相对来说，传统的档案管理比较繁琐，由于传统的档案大多数是依靠纸张记录，整理装订成档案的，虽说是分类规划，但如果要查找起来，所需翻阅的档案就较多，所用时间也较长，但是当前的档案信息化管理后，检索起来就会相对的简便，同时提升了档案管理工作者的工作效率。

四、企业单位档案管理中存在的问题

虽然如今企业单位的档案管理已经渐渐的从纸质的管理模式转化成了信息化的管理模式，但还是存在着不少的问题需要我们的关注和解决。

（一）档案管理信息化重视程度有待增强

现阶段，我国企业单位对于档案管理工作的重视度都较低，且也意识不到档案管理工作的重要性，不愿意為该类岗位投入资金、人力和时间，因此即使其他行政部门都能随着时代的进步不断发展，但是档案管理工作也依然是停滞不前，这些原因都是导致档案管理工作在推进信息化建设的道路存在一定阻碍的原因。此外，在企业单位的档案管理工作中，由于还未清晰当前信息化档案管理对于降低传统档案管理成本的意义，因此目前大部分企业单位仍然沿用传统的档案管理模式，对企业单位的信息化档案管理推进存在较大的阻碍作用。

（二）档案管理信息化建设规划不合理、不科学

在企业单位的档案管理工作中，由于对该工作没有做好统一的统筹规划，因此就目前情况来看，该工作仍然缺少一定的科学性、合理性，并且没有良好的规划还会影响整个档案管理信息化的推进，使得信息化的档案管理迟迟无法落地。其次，在企业单位中，对于档案管理的信息化建设，应该多重视多宣传，这样也能在一定程度上加深工作人员对档案管理重要性的认知。

五、提升企业单位档案管理信息化的有效策略

（一）提升企业单位领导干部重视程度，增加资金投入力度

在企业单位的档案管理的期间当中，最主要的是要提升领导队友档案管理工作的主要性的认知，增加资金上的投入，提升档案信息化建设的保密性的工作，为档案的信息的私密性创造条件，进而提升档案信息化的安全性，让公众更放心，发挥企业单位档案建设工作的重要价值。

（二）充分利用先进的信息技术

如今，随着信息化的不断进步，这也使得档案管理的信息化技术的也是不断优化，这更好的保障了档案管理工作。在档案管理信息化水平的推进期间当中，由于技术的不断优化，从最原始的文字化档案信息的录入到如今的影音、图案等的录入，使得档案的信息变得更加的真实和丰富。

（三）档案管理系统管理

如今，随着档案信息化管理的不断推进，档案管理系统必须做到电子文件的归档、和纸质化档案做到信息的对称性。另外对于信息的可靠性和真实性也要尽量的保证，任何环节都要依照客观事实记录，不得实行人为的干预，要做好信息的保密性。

（四）注重企业单位档案管理信息化人才的培养

在企业单位的档案管理中，能够多多招收具有相关专业的人才，这样能够有效的减少后期在人才培养中所消耗的人力物力财力，另外如果现阶段，没有人才扩招的打算，能够针对现有的人才实行培养，做好档案管理工作的重要性的宣传，要让每一位员工都能够意识到档案管理工作的重要性，并且能够做到自我约束，对于年纪较大的员工，应该予以更为耐心的培养，做好完整的档案管理人才培养计划，采取多种形式做好人才队伍建设工作。

（五）要高效开展工作

档案工作是一项基础性工作，平时大家重视程度不够、专业知识不足、认为可有可无，因此在日常档案收集、移交中积极性不高，往往一份文件需要多次追要才能做到及时归档，下一步，将增强全员档案知识培训，修订档案管理制度、优化改进档案管理流程，增强档案信息化工作的建设，充分利用信息化手段提升档案的收集、管理查询利用。

（六）要高水平服务

档案法律法规、管理规定及档案信息化手段一直在变化更新，就需要不断的学习才能熟悉国家档案局相关规定及目前大数据、人工智能、区块链等新技术在档案信息化领域的应用，为了给全员提供高水平的服务，就要不断的学习，努力提升自己的专业水平。

总结

综上所述，当前企业单位要做好檔案管理工作的信息化建设，首先要增强领导的重视，其次对于档案管理工作的的信息技术要加以优化，最后可对相关具有档案管理专业的人才加以扩张，做好以上几点，就能够更快的推进档案管理信息化建设的，提升企业单位档案管理工作人员的效率。

参考文献

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