大数据时代背景下对档案管理的几点思考

林小红

(浙江革命烈士纪念馆 浙江杭州 310000)

随着时代的发展，社会的进步，科学技术的飞速变革，大数据时代已经到来，大数据时代对我们的工作与生活有着很大的影响。越来越多的行业在借助大数据进行分析行业前景、行业现状，改变行业管理方式方法已成为重要的管理手段。档案管理工作也是如此，档案中有很多数据资源，但这些数据资源仅作为档案存放在档案室里，就发挥不了它的作用。在大数据时代，如何将堆放成山的数据为我们所用，如何利用大数据将档案管理工作“活”起来，让档案管理工作的效率更高、管理得更到位，成为值得我们思考的问题。

一、大数据时代对档案管理工作的影响

在过去十几年的时间里，国内掀起了一股建立数字档案馆、室的热潮，这股热潮仅侧重于对档案信息数字化的建设，但把档案信息数据资源的建设工作忽略了。这股建立数字档案馆、室的热潮，确实让档案管理实现了数字化，但其中档案管理工作的管理模式并没有发生变化，只是在原来工作的基础上，增加了一项工作内容，就是对数字化档案的管理工作，让档案管理员对档案的接收与利用更加方便，更加快捷，但在管理上，还是沿用了传统的管理方式，“数字档案室”实质上仅仅是给“档案”披上了一层“数字化”的外衣。

诚然，想让档案管理工作在实质上实现数字化，不可能一蹴而就。大数据技术在档案管理工作上的应用也需要循序渐进。在以数据为中心的大数据时代，“数据”所起到的作用比“档案”本身更大。要想让“数据”发挥最大的作用，就需要工作人员与管理人员转变传统的管理方法，利用大数据的管理理念对档案进行管理和利用，这样才能真正实现档案管理的数字化。

二、大数据时代档案管理工作中服务观念的转变

档案本身存放在档案室没有什么价值可言，档案只有在被人们利用的过程中才能体现出自身的价值。在档案管理工作中，传统的服务理念是有人说需要什么，我们就提供什么。这样做看似满足了人们的需求，但是在大数据时代，这样还远远不够，并不能将档案的价值发挥到最大化。

在大数据时代背景下，档案管理人员需要转变传统的服务理念，首先，档案管理人员要接纳大数据观念，转变传统的管理模式，变“等人上门”为“未雨绸缪”，变“被动”为“主动”，建立健全完善档案的大数据库；其次，要加强档案室的宣传，利用网站、微信公众号、抖音、快手等手段对档案室的价值进行宣传，通过春风化雨般的熏陶，让各科室的职工提高对档案室的认识程度，了解档案的价值，在他们做出决策的时候能想到可以借阅档案来参考，此举也能增强档案管理人员的责任感与成就感。例如，我们办公室在需要做出决策时，档案管理工作人员可以主动为其提供涉及纪念馆的规划、管理，纪念馆的烈士名录、事迹等资料，以及提供以往的方案进行综合分析，供决策人员参考[1]。

三、大数据时代档案管理工作中信息资源的交互与共享

共享能放大数据的价值，而大数据时代的到来对数据共享的要求更加严格。然后，开放才能更好地共享。信息安全又是档案管理工作的一大要点，“开放”与“信息安全”俨然成了一对矛盾体。如何在有效保证档案信息安全的前提下实现档案数据的共享，成了我们需要讨论的问题。

首先，档案室需要建立健全相关制度，制定出一套可量化、可实施的确定档案信息开放程度的准则，将符合开放标准的档案资源全部对各科室开放；第二，大数据背景下的档案数据资源建设工作艰巨而又繁杂，需要单位每个科室的全力配合，有些数据资源存在于档案室，可还有部分数据资源在某科室的档案数据库，档案室需要制定标准，确定哪些档案数据需要上交或交换，在单位内部形成机制，让“数据归档”工作在制度下运行；第三，我们要努力打破科室之间的信息桎梏，整合信息资源，建立档案室数据中心。各科室负责将该科室可公开的档案资料采集整理，档案室数据中心负责将可公开的档案信息整合并服务反馈于各科室，这样做可以有效提高档案信息利用效率。档案室档案信息整合与利用也能促进档案管理工作中档案的数字化、信息化建设。

四、大数据时代下档案管理人才的培养

大数据时代背景下，我们每个人都需要不断学习，不断接受新鲜事物，因为大数据带给我们的，除了生活上的便捷，还改变了我们对很多固有事物的看法，改变了社会上很多传统的工作模式。当然，档案管理也离不开这股热潮，档案管理的工作观念也在改变。传统的人才培养模式已经不能满足日新月异的档案管理工作发展需要，档案管理工作需要融入新鲜的血液、创新的思维、领先的观念，如此才能实现档案管理工作的发展，让档案在大数据时代下发挥应有的作用[2]。

人才是本世纪最稀缺的资源，也是档案管理工作中稀缺的资源，在档案管理工作的变革中，馆领导必须提高对人才培养的重视程度，培养具有创新性、发展性思维的档案人员。他们需要在精通传统的档案工作流程的基础上，掌握大数据运用技术，还具有新的理念，不能墨守成规，这样才能为大数据时代背景下档案管理工作的发展提出最有意义的方案，让档案管理工作走在时代发展的前沿。

大数据时代的到来，让我们对世界的观察、未来的洞察又打开了新的窗户，大数据对档案管理工作来说既是挑战，又是机遇。抓住大数据时代的浪潮，档案管理工作才能在工作中发挥更大的作用。但要想把握住机遇，档案工作人员必须转变固有观念，接受新的理念，加强学习，充实自己，勇于变革，勇于发展，这样才能与时俱进，加快档案管理工作前进的步伐，为纪念馆作出更大的贡献。