用信息治理理念推动档案资源共享发展

郭明霞

(内蒙古自治区气候中心，内蒙古 呼和浩特 010010)

1 档案信息治理的基本内涵

信息治理(Information Governance)是在各种新信息技术、信息网络和社会快速发展的背景下孕育而生的新概念，关注电子记录治理、自媒体组织、个人治理、授权许可等领域中信息存取的可持续性发展。档案信息治理是具有档案信息权利主体对档案进行存取，从而有效促进档案信息保管和利用的手段。部分学者观点认为档案工作正经历着“档案管理”向“档案治理”发展演变的过程，也有部分学者认为档案工作的变迁路径是从“档案行政管理”向“档案治理”发展。在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》一文中，就已经提到了“档案治理法治化”概念。在国家治理能力和治理体系现代化建设要求下，档案信息治理的内涵应与国家的整体框架相适应，以保证档案信息环境安全为前提，以促进档案事业的发展为主要目标，开展档案工作信息化建设。档案信息治理的发展路径从档案的信息化管理到档案安全基础上的开放共享利用，最大限度发挥档案的社会化作用。

2 信息治理对档案资源融合共享的要求

2.1 档案资源融合共享的范围

档案资源融合共享，是档案权利主体向社会化服务客体提供有效可利用档案资源，同时客体利用的效果反作用于档案资源，推动档案发展。我国档案资源是指档案数据的开放和信息平台的共享，优先推动与民生保障服务相关的档案数据开放，积极探索助力数字经济和社会治理创新的档案信息服务，开发档案网站和终端多源提供档案服务渠道。

2.2 档案资源共享的限制

随着大数据、人工智能和云技术的发展，档案被多渠道广泛利用，同时档案资源利用存在一定的风险。开展档案资源的风险治理，主要是从档案制度化规范化角度、档案资源的安全性角度、档案信息管理风险角度提出新的内涵。充分考虑档案开发所面临的新形势，将档案信息化管理过渡到档案信息治理，必须以档案管理规范化、制度化和信息化为前提。

2.2.1 档案的制度化规范化角度。 遵守《中华人民共和国档案法》及档案法规规章，严格遵守档案向社会开放期限，定期对档案开放目录进行检查核实，保证档案开放符合相关规定。完善档案管理各项规章制度，明确档案工作职责，用制度的框架约束档案工作。开展档案开放评价机制，通过档案开放评价标准进行分类，规范档案开放的条件、范围和期限。强化追责问责机制，落实档案开放责任制，减少档案资源共享过程中的安全隐患。

2.2.2 档案资源安全性角度。 档案完成“应收尽收”“应交尽交”，是完善档案资源的重要手段。档案资源对档案资源和档案实体进行评估，对于符合共享条件的应当及时进行资源共享。档案资源不足以向社会共享的，或者对档案实体本身会造成不可逆的影响的，应当暂缓共享。档案资源缺乏有效管理的、档案资源混乱未进行整理和评估的，应当暂缓共享。对不具备条件共享的档案资源，也应当进行分类，符合共享条件，应及时实现档案资源融合共享。

2.2.3 档案信息管理风险角度。档案信息管理形成的档案共享平台、档案一体化平台等，具有网络功能或对外查阅利用功能的，应当做好档案信息安全管理，进行信息等级评定，采取有效措施对公开档案和非公开档案进行物理隔离，同时确保实现与涉密信息档案的隔离，保证非共享档案资源的安全。

2.3 信息治理对档案共享的促进作用

档案信息治理的基础是档案信息数据的有效和完整。档案信息治理通过控制、监督与规范3个部分实现档案信息的治理。

2.3.1 控制。档案资源融合共享，共享过程对档案信息具有控制能力。对档案信息权利主体具有服从性质，但对客体具有限制功能。当档案信息权利主体对档案资源进行授权共享，客体能够便捷实现对档案信息数据的有效获取。当档案信息权利主体对档案资源实行限制性共享，客体不能实现对档案信息数据的有效获取。档案信息权利主体的控制，就是对客体的一种授权与约束。

2.3.2 监督。信息治理赋予档案资源的共享能力，对档案利用也具有监督作用，在档案资源共享过程中，客体利用的反馈对档案资源有影响时，档案信息权利主体对档案资源的共享进行调整，或对档案利用客体反馈利用中存在的问题，避免档案被不正当利用。档案利用客体对主体的反馈是对主体的反作用，通过反馈获取的信息形成的监督决策机制能够更有效地治理档案利用过程中存在的关键性问题。

2.3.3 规范。信息治理的最终目的是规范客体利用档案资源，档案信息主体在接受控制、监督的反馈机制后，收集档案资源利用信息和存在的问题，调整现有的法律法规和标准规范，完善档案资源利用载体，开展档案风险治理，实现档案利用的有效和安全。调整档案规范的过程，也是档案治理的一种自我修复、自我校正的过程，起到调节促进的作用。

2.4 档案信息资源共享途径

多渠道、多模式开发档案信息资源社会化共享途径。信息治理下的档案信息资源应当具有多元化，在档案资源完整、有效的前提下，开发多元的数据模式，提供更加贴近客体需求的档案资源，为客体节约档案资源利用成本，将单一的档案资源变为社会化档案多元数据集，通过档案资源的二次开发利用，实现便捷式共享。共享的目的是有效服务，寻找更加契合客体需求的共享途径，便捷、高效地提供服务才能是档案信息资源活起来，形成有效循环利用。

3 信息治理在档案资源利用中的缺陷

档案信息治理的基础仍旧是档案资源的完整性和有效性。档案信息管理的基础是档案的收集、归档整理和完善。档案信息治理对档案的基础数据提出了更高要求。因此，档案的收集、分类和归档需要准确并具有一定关联性，档案资源在错误的分类中将不能实现档案资源的查找与共享。档案信息治理对档案基础结构具有较高要求。

4 发挥信息治理在为经济社会发展提供档案资源利用的重要作用

4.1 保障档案资源可靠性

档案信息治理同样需要发挥档案管理职能，对档案资源实现源头管控，在做到“应收尽收”“应交尽交”的前提下，加强对档案资源的甄别，提升档案分类效能，将档案资源的利用与档案分类相结合，实现档案资源的多元化利用基础。制定档案分类方案，并进行有效论证，通过档案利用反馈信息及时调整档案分类，确保档案资源的可靠性。

4.2 开展档案资源利用统计

档案信息治理的目的是实现档案利用效能的最大化。信息治理应当具有针对性，不同行业、不同类别的档案治理方式各有不同，信息治理的要求不仅相同。制定不同的档案信息治理准则，利用统计分析结果提供针对性档案利用服务，形成档案的特色化服务业务，开展档案信息治理才能有章可循，档案服务效能才能凸显。

4.3 档案资源利用的安全模型研究

安全有效利用档案资源，对不同档案资源分类开展安全等级评估，实现评估结果动态化管理，档案资源融合共享要符合评估条件。安全模型的建立应当充分考虑调研成果、统计结果和档案管理要求等，厘清数据开放与维护的责任，安全风险治理达标的档案提供信息融合共享。

4.4 档案资源在信息治理中的评价反馈

信息治理的优劣，应当通过评价反馈体系来实现。要对信息治理过程中的数据优劣性、利用便捷性、实际利用率、为社会提供的社会效益和经济效益等方面记性综合评价，提出信息治理环境下档案资源发展存在的主要问题。评价反馈的优劣直接决定档案信息资源在调整规范、政策等方面的决策性，也是档案服务优劣的直接体现，可以实现有效促进信息治理过程中的良性循环。

5 结束语

信息治理的延伸是促使档案推动经济社会发展，因此在档案限制性共享构成中仍应充分考虑到社会和经济发展需求，符合国家治理体系和治理能力现代化建设要求，发挥对档案安全、有效使用的控制、监督与规范作用，积极探索助力数字经济和社会治理创新的档案信息服务，推动档案信息资源社会化共享服务，厘清数据开放与维护的责任，助力数字经济和社会治理创新档案信息服务。