医院档案精细化管理的应用分析

申峰

摘 要：随着我国医疗体制改革和医疗服务水平不断提高，医院间的竞争日趋激烈。医院应加强对档案管理工作的重视，积极更新传统的档案管理模式，将精细化管理模式融入医院档案管理中，改善档案管理的不足，提高医院整体发展能力，使其在激烈竞争中更具竞争力。本文论述了医院档案精细化管理的意义，对当前医院档案管理存在的不足进行了分析，并提出了有效加强医院档案管理的措施，希望能够为相关专业人员找到有针对性的解决办法。

关键词：精细化管理;医院档案管理;应用

在医院发展管理过程中，档案管理作为医院发展的重要组成部分有着重要作用。对于医院整体素质的提高，使医院能够立足根本实现长远发展具有重要作用。但实际上，医院档案管理形式并未随着时代的前进而创新，依然存在着管理效率低下等问题，导致宝贵的档案资源经常损耗，无法充分利用档案资源。将精细化管理运用到档案管理中既能提高医院档案管理的质量和效率，又能使医院管理更加规范和统一，这对于医院的长远发展具有积极影响。

一、医院档案管理中精细化管理的意义

1.提高医疗服务水平

精细化管理方式能够简化管理流程，提高管理效率，为医院的运转提供有条不紊的参考依据，能够在一定程度上优化医院的医疗服务水平。精细化管理在档案管理中尤其适用，通过精细化档案分析能够使医疗服务更加规范和完善，建立起一整套医患档案管理体系，更有效地让理论和实践相结合，促进档案管理的科学性。

2.消除医患矛盾

当前，医患纠纷几乎成为医院常态，而造成医患纠纷的主要问题究其原因是由于医院服务不到位、医疗能力不足、效率慢、档案管理错漏百出造成的，由此造成的误解加大了医院纠纷事件的产生，使医院名誉和医生声誉受到严重影响。以医院档案管理为例，在档案管理中存在的主要问题是患者信息更新慢、档案不规范、医疗数据管理出错等。如果使用精细化档案管理模式，就能够对上述问题进行一一解决，就能够大大降低医闹事件。

3.提升档案价值

新医改政策丰富了人事信息，大大增加了档案管理的压力。优秀理念的引入促进了各环节的有序发展，精细化管理使人事档案与医院员工有直接联系，如果档案出现造假或者信息录入错误等问题，将会对医院的人事管理造成影响，不利于医院员工的管理。但是，如果引入精细化管理理念，这一现状就能够得到有效改善，就能够深入档案“内部”细化档案管理细节，以确保个人信息的准确性和完整性，促进档案价值的开发，并与人才管理和医院选择紧密相连。

二、精细化管理的基本理念

1.概念界定

精细管理的概念最早由日本产业公司提出。它们致力于组织发展，通过有效而准确地组织各组织之间的相关活动，并支持各业务单元之间的联系，可确保不同单元之间的有效连接，提高行政效率。公司将组织管理体系视为一种融入企业各方面的管理文化，努力在现代管理中完善工作与服务质量的社会分离。另外，管理者也把精细化管理作为一种管理方法，使相关产品和服务的细节能适应顾客，以顾客满意为宗旨，开拓市场，实现更高的经济效益。

2.精细化管理的实施路径

（1）目标管理。要科学合理地计算目标、明确目标，从实际出发，层层分解，纵横结合，形成一套科学合理、目标明确的管理體系。

（2）过程规范。每个人执行的特定管理活动叫作过程。从组织运行的角度对各岗位工作步骤和标准提出要求，仔细梳理人员与部门之间的流程联系。

（3）促进职业培训。医院管理者应做到人员培训全覆盖，严格规定培训内容和要求，建立完善的培训机制，根据员工的工作习惯和技能，逐字逐句地修改操作规程。

（4）考核约束。考核约束是对档案管理人员的一种约束，是改善档案管理现状的主要手段。现如今，档案管理方法和管理理论层出不穷，有很多方法的适用性极强，能够有效应用于档案管理中，如EVA评估考核、平衡计分卡、360评估考核等。虽然考核方法很多，但是在具体实践中相关人员不能对其盲目使用，应该结合医院实际在原有考评机制的基础上，进一步完善和落实。除此之外，应该完善医院的薪酬管理体系，提高档案管理人员的幸福感和满足感，同时还要注重制度体系建设的公平公正性，只有这样才能提高医院管理水平，进而为提高医院的档案管理水平奠定基础。

（5）文化建设。无论是企业还是医院，都需要有良好的文化支撑，文化是企业和员工进行交流的桥梁，营造浓厚的文化氛围能够让档案管理人员提高归属感和责任感，员工能按照既定程序和流程高质量地完成各项工作，完善整个公司的组织生态，使组织运作更合理。

三、医院档案管理中常见的问题

1.档案保管封闭

医疗科技的进步使得医院各个方面都朝着智能化方向发展，而档案管理也应该走在时代前沿，做好智能化档案管理工作。大部分档案管理机构的招聘多是基于管理人员的经验，其思想认识如果不正确，认为只要做好医疗工作，档案管理就能高效完成，就忽视了档案管理在整个医疗队伍中的作用。甚至错误认为在本单位工作人员只能查看相关内容，相应的信息基本上只能由医院工作人员使用，档案管理员只对相关信息进行收集，并不会产生信息传递和利用意识，认为这是“分外”工作，在这样的管理背景下，档案管理的价值将无法得到有效发挥。

2.管理制度不健全

医疗产业的智能化、信息化发展扩大了医疗市场的竞争局面。为了使自家医院站稳市场，医院管理者就会紧抓效率，并不会多加关注档案管理，在实际工作中档案管理难度较大。此外，由于档案管理制度不完善、数据支持不足等原因，医院学术研究的开展严重影响着学术研究的真实性和有效性。唯有加强档案制度建设，才能切实保障医疗事业的发展。

3.档案服务被动

现有档案管理服务主要包括原始文件的借阅、认证关系以及档案复制。工作方式被动、单一，无法充分利用档案信息。很多医院仍然采用传统的管理模式，医院对档案管理重视不够，档案内容更新困难，管理过程中各部门之间协调和交流受阻，有的档案管理员目前还不能完全负责这项工作。

4.信息化水平较低

随着医疗改革的深入、医疗水平的提高、各种活动的快速发展，带来了医疗数据和信息的爆炸式增长，管理部门为了节约成本所面临的压力和困难较大，有些医院对信息化建设投入不足，造成档案管理理念和技术支持不足，覆盖范围有限，影响了档案价值的利用和管理质量的提高。

5.统一的档案管理模式，使用和服务资源有限

医疗机构的档案信息一般采用纸质方式传递，档案管理仍然依靠人工操作。有的医院还存在“重管理、轻利用”传统的档案管理观念，对档案使用缺乏积极的服务意识。发展档案资源的局限性、服务资源单一、“你来我去”的被动服务仍然占主导地位，医院档案利用和服务的积极性不高，导致原始档案损坏或丢失的同时，也影响档案的存取速度和使用率，不能满足个人档案需要。

四、医院档案管理中精细模式的应用措施

1.提高管理意识，明确档案建设目标

第一，明确档案建设方向;第二，要把管理责任落实到全体员工;第三，在实施目标管理系统的同时，调动所有员工的积极性。规范管理促进档案工作有序开展，促进医院持续发展。同时，档案的内在价值也只有通过良好的员工培养才能充分体现。

2.完善管理制度，促进制度精细健全

档案管理系统以“精细管理”为背景，落实档案管理任务，包括人事档案、文件、醫疗技术等，实现岗位与绩效的职责，使档案工作人员明确职责目标，充分把握工作条件，然后根据职位不同，管理任务不同进行分工。

3.创新管理方式，加强档案人才培养

第一，良好的文件整理和档案管理。按照不同的内容精心创建、分类、存档，经过主管部门的批准、标准化存档，再将部分档案信息上传到平台;二是将医患纠纷纳入档案管理。考虑到医患纠纷的普遍存在，医院可将其纳入档案管理，进行广义和狭义的分类。广义是指诊疗过程中的隐私权和医院责任;狭义是指在诊断和治疗过程中发生的医患之间的分歧事件。这些事件应纳入档案管理，以记录事件的时间、原因、过程和结果;三是提高整体管理质量。档案工作者应通过良好的培训提高其技能和素质，在选材上遵循人才优先原则，加强对基础知识和实践水平的评价，使各项指标达到人才要求。依据医院档案管理要求对员工法律知识和综合素质进行考核，做好档案管理的培训和进修工作，定期开展基本管理技能、信息技能等培训活动。

4.引入大数据技术，提高信息化水平

档案管理要引进信息技术，以用户为核心，通过认证登录用户的身份实现对文件信息的获取和使用，减少传统纸质档案的破坏，保证医院档案的高度保护，从而在一定程度上保护医院档案。比如，个人资料网上查询、医院制剂、中医名医、病人的电子病历、临床病例资料的收集和使用等。

5.推动档案管理信息化建设的全面发展

将信息技术应用于医院的档案管理工作中，运用信息技术对互联网环境下的人事资料进行管理，可以使事业单位的查询更加方便。通过不同技术手段，科学、高效地将不同数据输入系统，使个人信息传递具有及时、准确的特点，但在录入信息时要注意保密，这样既能方便管理人员查询员工信息，又能有效提高医院档案管理效率。

6.积极建设一支专业的管理人才队伍

专业技术水平直接影响整个档案管理工作的质量，是医院档案管理工作的领导者和实践者。为此，医院要不断提高档案管理人员的专业素质和管理能力，使其在工作中光彩夺目，为实现医院的全面发展做出贡献。医院要提高档案工作者的录用门槛，优先培养档案工作者，使其能够将科学的管理理念和经验应用于实际工作，促进档案管理专业化水平的显著提高。

一是强化档案管理队伍建设。医院档案中涉及个人隐私信息很多，这就要求档案管理人员要有良好的职业素养，不能随意透露患者、员工的个人信息，要注意分类，对管理人员要严格选拔，加强组织建设;二是通过广播录像、人才交流、专家讲授先进的管理理念及科学的管理方法等方式，提高医院档案管理人员的技术水平，使他们更好地参与竞争。

7.规范医院档案管理工作流程

人才档案的完整性是对资料进行科学管理的基本标准之一。以此为依据，规范医院档案管理工作流程，严格按照标准办事。

第一，认真收集有效的人事档案。年度考核、干部任用、干部认定等信息按规定及时收集、整理、归档，以确保个人资料完整。

第二，做好选人用人。归档人员要认真考虑档案资料的时间、真伪，确定档案材料是否属于员工所有，并办理相关手续。若存在缺失，应及时登记、收集、完善。

第三，做好人事档案的整理。档案存档的基本原则是资料分类、页数、编号、复印文件目录、装订、著录索引等。

第四，做好员工档案的移交。首先，填写身份证件;其次，记录送交时间和送交单位;最后，填写转移证件《通知单》，确认无误后在转交单上签字盖章，完成送交。

8.创新档案管理模式

重点在于提高服务质量和档案管理水平，更新档案工作观念和类型，扩大工作范围，充分重视档案工作，夯实基础。

（1）改变档案管理观念。档案工作要转变观念，加强与医疗、科教、质检部等档案部门的沟通，使生成的文件既能满足单位用户的需求，又能满足医院档案的要求，创造出真实、完整、安全可靠的优质档案。严格按照存档区域和标准进行存档，确保档案资料的完整和存档质量。

（2）智能管理系统提高档案精细化管理。根据医院自身条件引入文件安全监控系统，采用系统实时定位技术，将电子标签插入文件单元，实现了医院档案信息的实时定位;在检索文件时，可以快速查找文件，能够记住不在存储库内外的文件单元;管理员可以在系统中查看和授权。

（3）建立完善的档案管理系统。健全的档案管理体系是规范、有序的，医院档案管理制度把精细化理念融入每个环节，结合档案法律法规和实际情况建立系统、完整的档案管理体系，将精细管理延伸到医疗机构档案工作的各个领域，实现“处处行政，事事行政”的目标。在医院档案管理系统中运用精细化管理理念，使之规范化、制度化，有效提高了医院档案管理效率。

（4）完善档案管理标准。归档工作标准化管理是按照不同的标准进行的，传统的文件管理有不同的标准，标准是完整、准确的，对于档案人员要有明确、符合标准化管理的工作要求。

（5）提高人事档案的真实性和完整性。有效人才信息的收集与存储是有效管理个人数据的基础，是个人数据管理的重要内容。因此，我们必须不断提高个人资料的真实性与完整性才能有效提高个人资料管理的效用与价值，了解员工的培训及工作经验，不断改善对个人资料的实际管理，并解决欺诈及资料失真问题。另外，档案管理者要提高个人资料管理的有效性，通过不同渠道收集员工个人资料，在一定程度上保证档案的真实性。这样才能提高工作效率，为医院档案管理顺利实施提供可靠的依据。

五、结语

综上所述，在现代医疗改革的背景下，传统的档案管理已难以满足医院进一步发展的需要。医院迫切需要以良好的理念为指导，采取相应的改进措施，解决思想观念、管理体制、信息化建设等方面的问题，最大限度地实现医院的可持续发展。

参考文献：

[1]陈佳杨，牛 翔.试论医院档案管理中精细化管理的应用[J].养生保健指南，2021

[2]华明秀.医院档案管理中精细化管理措施探讨[J].科技创新导报，2020

[3]李国华.试论医院档案管理中精细化管理的应用[J].中国民商，2019

（作者单位：河北省皮肤病防治院）